Wie sollte eine Vorlage für ein Angebot heute aussehen?

Eine Ursache dafür, dass man keine Antwort erhält, kann in der Gestaltung des Anschreibens liegen, aber auch allen rechtlichen Anforderungen sollte das Angebot beziehungsweise schon dessen Vorlage unbedingt erfüllen. Es gibt in der Tat etliche Angebotsvorlagen für Word oder Excel, die bereits viele wichtige Elemente enthalten. Wir geben in diesem Ratgeber Aufschluss darüber, was eine Angebot-Vorlage am besten beinhalten sollte.

Was genau ist eine Angebot-Vorlage?

Die Anfrage eines Kunden in Bezug auf ein Produkt oder eine Dienstleistung wird in aller Regel mit einem Angebot, das auch den konkreten Preis für die Leistung bezeichnet, beantwortet. Das ist mündlich, telefonisch oder per E-Mail möglich. Als guter Stil gilt aber noch immer der verbindliche Brief mit persönlicher Unterschrift. In diesem Fall sollte man eine Kopie für die eigenen Unterlagen nicht vergessen. Unbedingt zu bedenken ist hier, dass das Angebot grundsätzlich einen rechtsverbindlichen Vertrag darstellt, der genau so zu erfüllen ist.

Bei einer Vielzahl von Anfragen kann sich genau dies zum Problem auswachsen. In diesem Fall bedarf es einer stichhaltigen Angebot-Vorlage, die so optimal gestaltet ist, dass sie keinen Hebel für rechtliche Auseinandersetzungen bietet.

Angebot-Vorlage: Was gehört da rein?

Zunächst einmal muss ein solches Schreiben seriös, vollständig und inhaltlich korrekt sein. Jede gute Angebot-Vorlage muss daher die folgenden Bestandteile enthalten:

• Vollständige Firmenanschrift
• Kontaktinformationen des Empfängers des Angebots
• Datum
• Produktbezeichnung (gegebenenfalls mit Artikelnummer), Menge oder Maße, Preis mit Währungsangabe
• Rabatt oder Skonto bei Sofortzahlung (falls vorgesehen)
• Zahlungsbedingungen
• Kosten für Verpackung und Lieferung einschließlich Lieferbedingungen
• Zeitlicher Rahmen für die Auslieferung der Ware oder Erbringung der Dienstleistung
• Hinweis auf AGB und Gerichtsstand

In einigen Branchen wird auf der Angebot-Vorlage zusätzlich eine Annahmefrist angegeben, also das Ende der Gültigkeit des vorliegenden Angebots. Selbstverständlich müssen dem Kunden Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme in der Sache gegeben werden. Dabei kann es sich um die Telefonnummer und/oder E-Mail-Adresse eines zuständigen Sachbearbeiters handeln.

Kostenfreie Angebot-Vorlagen richtig nutzen

Passende Angebot-Vorlagen stehen im Internet häufig zum kostenlosen Download bereit.

Wie im konkreten Fall mit einer Angebot-Vorlage umzugehen ist, zeigt im Folgenden das Beispiel von LibreOffice:

Nach dem Download öffnet man die Angebot-Vorlage durch Doppelklick. Oben links wird die Firmenadresse eingetragen. Unmittelbar darunter werden die Adressdaten des Angebotsempfängers eingegeben.

Der Bereich rechts oben ist für weitere eigene Kontaktmöglichkeiten wie Telefonnummer oder E-Mail-Adresse vorgesehen.

Als Nächstes kommt eine Betreffzeile. Da es sich um ein Angebot handelt, sollte dieses Wort hier auch erscheinen, gegebenenfalls erweitert um eine Angebotsnummer, die Ware/Dienstleistung oder das Datum.

Unter der Betreffzeile folgen Platzhalter für:

• Nummer des Angebots
• Kundennummer
• Datum der Erstellung des Angebots

Mit dem darunter folgenden Kopftext des Angebots wendet man sich bereits direkt an den Empfänger. Es bietet sich hier an, dem Kunden für sein Interesse an dem jeweiligen Produkt zu danken, gefolgt von dem Hinweis, dass die Angebotsdetails sogleich aufgeführt sind.

Nun kann eine Tabelle ausgefüllt werden, aus der alle Einzelheiten des Angebots zu entnehmen sind. Die Spalten sind meistens so überschrieben:

• Bezeichnung
• Menge
• Einzelpreis
• Gesamtpreis

Es besteht aber bei Bedarf immer die Möglichkeit, die Tabelle um weitere Zeilen oder Spalten zu ergänzen.

Gesamtsumme genauso wichtig wie eine professionelle Fußzeile

Unterhalb der Auflistung muss die Gesamtsumme für alle angebotenen Leistungen zunächst ohne Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Daneben oder darunter folgen dann die Umsatzsteuer und der endgültige Rechnungsbetrag. Betriebe, die der Kleinunternehmerregelung unterliegen, müssen keine Umsatzsteuer ausweisen. Dabei handelt es sich um kleine Firmen, Selbstständige oder Freiberufler, die im letzten Geschäftsjahr weniger als 22.000 € Umsatz erzielt haben und deren Umsatz voraussichtlich im laufenden Geschäftsjahr unterhalb von 50.000 € bleiben wird.

Unter der Tabelle befindet sich eine Textzeile für weitere Angebotsinformationen wie Annahmefrist, Skonto, Rabatt oder den Eigentumsvorbehalt.

Ganz unten sieht jede gute Vorlage eines Angebots einen Fußtext vor, in dem zum Beispiel noch einmal die vollständigen Firmendaten mit Telefon, Fax, Homepage und E-Mail-Adresse erscheinen können. Was auf der Angebot-Vorlage auf keinen Fall fehlen darf, sind die eigenen Kontodaten, also das Geldinstitut mit IBAN und BIC sowie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Spätestens wenn sämtliche Eintragungen vorgenommen wurden, sollten die Angaben dringend unter einem aussagekräftigen Dateinamen gespeichert werden, um das Angebotsschreiben schließlich auszudrucken und abzusenden. Per E-Mail-Versand sollte das Angebot im PDF-Format herausgehen.