Buchhaltung Grundlagen – Diese Basics sollte jeder Unternehmer beherrschen

Das Rechnungswesen ist aufgrund seiner Komplexität meist nicht sehr beliebt, allerdings auch kein Hexenwerk. Mit den wichtigsten Buchhaltung Grundlagen bleiben die Zahlen im Blick und bieten somit die nötige Kontrolle für ein erfolgreiches und solventes Unternehmen.

Die Buchhaltung umfasst die Erfassung sämtlicher erfolgten Einnahmen sowie Ausgaben eines Betriebs. Diese Geschäftsvorgänge beziehen sich vor allem auf:

• die Einnahmen und Umsätze eines Unternehmens,
• alle Kosten für verwendete Materialien,
• die Beträge für die Miete,
• die Kosten für Abschreibungen,
• die Ausgaben für Kredite,
• die Kosten für Personal (Gehälter).

Buchhaltung Grundlagen: Warum Nachweise essentiell sind

Die eigentliche Buchhaltung ist hierbei das exakte Aufzeichnen aller entsprechenden Vorgänge in chronologischer Reihenfolge. Die Grundlagen der Buchhaltung für das Erfassen sind die Belege, die als Dokumente über Geschäftsvorfälle gelten und alle relevanten Angaben über das Ereignis enthalten.

Die Grundlagen der Buchhaltung lassen sich in einer einfachen Regel zusammenfassen: Eine Buchung darf ohne Ausnahme immer nur mit einem entsprechenden Beleg vorgenommen werden. Ohne Beleg existiert kein Nachweis, weder innerhalb des Unternehmens, noch gegenüber den Behörden. Erfasst werden müssen in diesem Kontext die genaue Vorgangsbezeichnung, der Betrag und das zugehörige Datum.

Verwechlsungsgefahr: Synonyme, Begriffe und Abgrenzungen

Der Begriff Buchhaltung wird nicht einheitlich verwendet. Synonym existieren auch die Bezeichnungen Buchführung sowie Rechnungswesen. Im umgangssprachlichen Kontext sowie im unternehmerischen Alltag werden sie meist gleichbedeutend verwendet. Streng genommen gibt es jedoch Unterschiede.

Buchhaltung

Die Buchhaltung gilt als die Abteilung innerhalb einer Firma, die für die Buchführung zuständig ist.

Buchführung

Die Buchführung ist die genaue Erfassung von geschäftlichen Vorgängen in Form von Belegen. Sie werden in der Buchhaltung beziehungsweise von Buchhaltern aufgezeichnet.

Rechnungswesen

Das Rechnungswesen beinhaltet sämtliche Ereignisse zu Einnahmen und Ausgaben einer Firma, sowohl intern als auch extern gegenüber Dritten, beispielsweise dem Finanzamt oder einem kreditgebenden Institut. Die Buchführung ist dabei ein Bestandteil des Rechnungswesens.

Die gesetzlichen Vorgaben

Es gibt zwei unterschiedliche Verfahren, die man bei der Umsetzung der Buchführung verwendet und wichtige Grundlagen der Buchhaltung sind. Beide dienen der Ermittlung des Gewinns am Jahresende. Entscheidend für die Auswahl sind die eingetragene Rechtsform eines Unternehmens sowie die Höhe des jährlichen Umsatzes.

Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)

Diese sogenannte einfache Buchführung wird von jenen Unternehmen verwendet, die nicht zur Buchführung verpflichtet sind. Dazu zählen primär Freiberufler beziehungsweise Einzelunternehmer. Gewinne oder Verluste werden hier lediglich im Kontext von betrieblichen Einnahmen und auch Ausgaben berechnet.

Doppelte Bilanzierung und Buchführung

Dieses Verfahren gilt für Unternehmen, die buchführungspflichtig sind. Sie müssen einen Betriebsvermögensvergleich ermitteln, demnach eine eröffnende und ebenso eine abschließende Bilanz eines Geschäftsjahres erstellen.

Jeder Geschäftsvorfall muss buchhalterisch festgehalten und zusätzlich einem genau definierten Konto zugewiesen werden. Auch dies gehört zu den Grundlagen der Buchhaltung. Die Zuweisung eines bestimmten Beleges zu einem damit verbundenen Konto wird als Kontierung bezeichnet. In der Regel kommt dabei eine Buchhaltungssoftware zum Einsatz, die eine passgenaue automatisierte Vorsortierung vornimmt.

Die Umsetzung in der Praxis

Zu den Grundlagen der Buchhaltung gehört auch ein Verständnis der Buchführungsorganisation im Alltag. Vor allem Start-ups unterschätzen den Aufwand, besonders im ersten Jahr. Es gilt, unmittelbar zu Beginn ein System zu etablieren, das den Aufwand nach und nach reduziert. Hier kommt es wesentlich auf eine klare und nachvollziehbare Struktur an. Wichtig ist ein konstantes Dranbleiben an der Erfassung der Belege. Wer alles in der Ablage sammelt und diese irgendwann abarbeitet, wird sich auf die Dauer verzetteln und ist am Ende überfordert. Eine Auseinandersetzung mit einer sinnvollen Buchhaltungssoftware ist dabei sehr entscheidend, denn sie ermöglicht es, die Komplexität der Geschäftsvorfälle automatisch zu dokumentieren.

Es kann ratsam sein, vor allem für Gründer und all jene, die neu ins Unternehmertum einsteigen, am Anfang die Buchhaltung selbst zu machen. Eine Unterstützung durch einen Steuerberater ist immer hilfreich, aber das vollständige Delegieren wird gerade in der ersten Phase nicht empfohlen. Es gibt keine bessere Möglichkeit, um einen umfassenden Einblick in die eigene betriebswirtschaftliche Entwicklung zu nehmen und Chancen wie auch Fallstricke zeitnah zu erkennen, weil man die Grundlagen der Buchhaltung beherrscht.

Fazit zu den Grundlagen der Buchhaltung

Die Buchhaltung ist für Unternehmen einer der wichtigsten Bereiche. Es ist sinnvoll, die damit verbundenen zahlreichen Aufgaben zu automatisieren und damit verbunden zu digitalisieren. Ein von Anfang an präzises und durchdachtes System, das zum Unternehmen passt, hilft somit sehr bei der Umsetzung im Verlauf des Geschäftsjahres. Einer der zentralen Aspekte sind beispielsweise feste Zeiten, die unumstößlich für die Tätigkeiten der Buchhaltung freigehalten werden, egal wie klein das Unternehmen ist. Grundsätzlich gilt: Wer sich schwertut mit Zahlen und deren Administration ist mit einer professionellen Unterstützung immer gut beraten.