Das Parkinsonsche Gesetz – das kannst du gegen Zeitkiller tun

Im Jahre 1955 veröffentlichte der Historiker Cyril Northcote Parkinson in einem britischen Magazin einen Beitrag mit dem Titel „Parkinson´s Law“. Obwohl dieser vor britischem Humor strotzt und gewiss absichtlich mit Übertreibungen arbeitet, stimmt der Kern: „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“

Der Ursprung von Parkinsons Ideen

Die Kernaussage Parkinsons rührt daher, dass die britische Verwaltung in der Marine zwischen 1914 und 1928 einen Anstieg an Admirälen verzeichnete. Das sind ganze 78 Prozent. Gleichzeitig sank die Anzahl der Schiffe jedoch um 67 und die der Offiziere um 31 Prozent. Das Resultat: Mehr Chefs, aber weniger Arbeit. Wie wirkt sich das nun konkret auf die Arbeitsweise aus?

Immer die volle Zeit bis zur letzten Sekunde ausschöpfen

Es ist eigentlich egal, wie viel Zeit für Konferenzen oder anderweitige Termine angesetzt wird. In der Regel bleiben die Teilnehmer bis zum Schluss – und das, obwohl manchmal bereits nach zehn Minuten alles gesagt ist und ein Beschluss längst fallen könnte. Gleiches gilt für Projekte. Wir lieben es, lange zu organisieren und zu reden. Die Umsetzung erfolgt aber meist erst kurz vor der Deadline. Das führt natürlich zu ordentlich Überstunden und Stress.

Zuletzt hat Parkinson konstatiert, dass manche Mitarbeiter immer die gleiche Arbeitszeit haben, obwohl die Menge an Arbeit oft schwankt. Zu Recht sagt er: Anwesenheit ist noch lange kein Beweis für Produktivität. Wir dehnen die Arbeit einfach gerne aus. Wer für die Erledigung einer Aufgabe zum Beispiel fünfzehn Minuten hat, plötzlich aber 30 erhält, wird mit großer Wahrscheinlichkeit die vollen 30 Minuten dafür aufwenden.

Was tun gegen das Parkinsonsche Gesetz?

Die Lösung ist vermeintlich leicht. Der Zeitumfang für bestimmte Aufgaben muss geringer sein. Das muss nicht gleich radikal geschehen. Aber selbst wenige Minuten können schon helfen. Anstatt ein Meeting für eine Stunde anzusetzen, könnten 45 oder 50 Minuten ausreichen. Da der Mensch ein Gewohnheitstier ist, wird er sich nach einigen Malen dem neuen Rahmen anpassen.

Weniger ist mehr

Das Beispiel der Arbeitszeit, die von vielen nicht wirklich produktiv genutzt wird, zeigt: Lieber wenige Mitarbeiter voll auslasten, anstatt zu viele an einem Projekt mitarbeiten zu lassen. Das führt sonst dazu, dass sich die Angestellten gegenseitig behindern und die Zeit unnötig ausdehnen. Außerdem ist die Kommunikation in kleineren Teams effizienter und Absprachen erfolgen schneller.

Was die eigene Arbeitsweise betrifft, müssen Angestellte lernen, zwischen Produktivität und Aktivität zu unterscheiden. Oft ist es sinnvoller, etwas weniger zu arbeiten, dafür aber produktiv. Selbst wenn das bedeutet, dass sie an manchen Tagen 30 Minuten früher fertig sind. Das gleicht sich im Regelfall an anderen Tagen wieder aus. Zeit unnötig auf die acht Arbeitsstunden auszudehnen, führt dazu, dass die Produktivität leidet.

Gegen Abgabefristen hilft nur Selbstdisziplin und ein gut strukturierter Zeitplan mit Etappenzielen. Dabei sollten die Teilziele gut zu erreichen sein, damit nicht gleich beim ersten Schritt ein zeitlicher Verzug entsteht.