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Erfahrungen mit ProVision Infra: Wie Unternehmen mit einer digitalen Schließanlage fünfstellige Kosten vermeiden
Die meisten mittelständischen Unternehmen arbeiten noch immer mit Schließanlagen, die zehn, fünfzehn oder sogar zwanzig Jahre alt sind. Das heißt, sie verlassen sich nach wie vor auf mechanische Schlüssel, die irgendwann mal verteilt wurden.
Das Problem dabei: Es gibt keine saubere Dokumentation darüber, wer welchen Schlüssel hat. Keine Möglichkeit nachzuvollziehen, wer wann welchen Bereich betreten hat. Und wenn ein Schlüssel verloren geht, steht im schlimmsten Fall der Austausch der gesamten Anlage an. Das allein kostet schnell einen fünfstelligen Betrag. Ganz zu schweigen von den Strafzahlungen, die drohen, wenn Unternehmen nicht nachweisen können, wer Zugang zu sensiblen Bereichen hatte – DSGVO und die EU-Richtlinie NIS2 kennen hier keine Ausnahmen.
Dass mechanische Schlüssel nicht mehr zeitgemäß sind, ist den meisten Geschäftsführern klar. Schwieriger ist allerdings die Entscheidung: Welcher Anbieter ist der richtige? Und wer liefert am Ende ein System, das nicht nur technisch funktioniert, sondern auch zum eigenen Betrieb passt?
ProVision Infra aus Norddeutschland wirbt damit, Schließanlagen nicht einfach nur einzubauen, sondern Unternehmen langfristig zu begleiten – von der Analyse bis zur laufenden Verwaltung. Mehr als 100 Kunden arbeiten bereits mit dem Unternehmen. Aber was genau macht ProVision Infra anders als andere Anbieter?
ProVision Infra: Warum neue Zylinder allein noch keine gute Schließanlage machen
Wer sich auf dem Markt umschaut, findet schnell einen Anbieter, der neue Zylinder und Lesegeräte einbaut. Das Angebot kommt, die Installation läuft, die Rechnung wird geschrieben. Technisch funktioniert danach alles. Aber im Alltag zeigt sich oft ein anderes Bild: Die Reinigungsfirma kommt abends nicht ins Gebäude, weil ihre Berechtigung falsch hinterlegt wurde. Der neue Mitarbeiter hat Zugang zu Räumen, die er nie betreten sollte. Und wenn sich etwas ändert – eine Kündigung, ein neues Stockwerk, ein weiterer Standort – steht das Unternehmen wieder allein da. Denn der Anbieter ist längst beim nächsten Kunden. Das führt zu endlosen Nachbesserungen, zusätzlichen Technikereinsätzen und Kosten, die im ursprünglichen Angebot nirgendwo standen. Was als günstiges Projekt begonnen hat, wird am Ende deutlich teurer als geplant.
ProVision Infra macht es anders. Statt mit einem Angebot für neue Hardware zu kommen, stellt das Team erstmal Fragen. Nicht zur Technik, sondern zum Unternehmen: Wie ist der Betrieb organisiert, wer braucht wann Zugang zu welchen Bereichen, welche externen Dienstleister kommen regelmäßig ins Gebäude – und wie soll das Ganze in drei oder fünf Jahren aussehen, wenn das Unternehmen gewachsen ist?
„Wir fangen nie bei der Tür an“, sagt Jannes Heino Baumann, Gründer und Geschäftsführer von ProVision Infra. „Wir fangen beim Unternehmen an. Erst wenn wir verstehen, wie der Betrieb läuft, können wir eine Schließanlage planen, die auch wirklich dazu passt.“
Erst aus diesen Antworten entsteht ein Konzept – mit klaren Berechtigungen, abgestimmten Zeitfenstern und einem Schließsystem, das sich anpassen lässt, ohne dass gleich alles neu aufgesetzt werden muss. Und bevor irgendetwas eingebaut wird, liegt dieses Konzept schwarz auf weiß vor. Inklusive verbindlichem Festpreis.
„Erst wenn wir verstehen, wie der Betrieb läuft, können wir eine Schließanlage planen, die auch wirklich dazu passt“, sagt Jannes Heino Baumann.
Was sich nach der Umrüstung im Alltag verändert, merken die meisten Unternehmen erst, wenn es so weit ist. Plötzlich muss niemand mehr Schlüssel organisieren, Übergaben koordinieren oder in Schubladen nach dem richtigen Ersatzschlüssel suchen. Neue Mitarbeiter bekommen ihren Zugang in Sekunden. Externe Dienstleister wie Reinigungsfirmen oder Handwerker kommen genau zu den Zeiten rein, zu denen sie gebucht sind – ohne dass jemand extra hinfahren und einen Schlüssel übergeben muss. Und wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, wird sein Zugang per Klick gesperrt, statt wochenlang einem Schlüssel hinterherzulaufen.
„Die meisten Kunden sagen uns im Nachhinein, dass sie nicht gedacht hätten, wie viel Zeit und Nerven das Thema Schlüssel jeden Tag gekostet hat – bis es plötzlich nicht mehr da war“, sagt Baumann.
Das zeigt sich auch in der Breite der Kunden, die mit ProVision Infra arbeiten. Facility-Management-Firmen, die dutzende Objekte betreuen und für jedes einzelne unterschiedliche Zugangsrechte benötigen. Immobilieneigentümer, die nicht mehr für jede neue Mietpartei einen ganzen Satz Schlüssel anfertigen lassen wollen. Industrieunternehmen, bei denen Schichtarbeiter, Fremdfirmen und Wartungsteams zu unterschiedlichen Zeiten in unterschiedliche Bereiche müssen. Für jeden dieser Fälle sieht die Schließanlage am Ende anders aus – aber der Ausgangspunkt ist immer derselbe: ein Konzept, das auf den Betrieb zugeschnitten ist.
Warum die meisten Kunden auch nach der Installation bleiben
Bei vielen Anbietern endet die Zusammenarbeit mit der Übergabe. Bei ProVision Infra fängt sie dort erst richtig an.
Das Unternehmen bietet ein Modell an, das sich Access Management as a Service nennt. Für einen festen monatlichen Betrag übernimmt ProVision Infra die komplette Verwaltung der Schließanlage: Berechtigungen vergeben und entziehen, Wartung, Softwareupdates, Sicherheitsaudits, Mitarbeiterschulungen, Batteriewechsel, Ersatzteile. Der Kunde muss sich um nichts mehr kümmern. Ein Anruf reicht, und alles wird angepasst – garantiert innerhalb von 60 Minuten.
„Wir wollen, dass unsere Kunden nach der Umrüstung nie wieder über das Thema Schließanlage nachdenken müssen“, sagt Baumann. „Genau dafür sind wir da.“
Unterm Strich sparen Unternehmen damit im laufenden Betrieb deutlich an Kosten im Vergleich zu ihrer alten mechanischen Schließanlage. Denn es gibt keinen teuren Anlagentausch mehr, wenn ein Schlüssel verloren geht. Keine Kosten für die Nachfertigung mechanischer Schlüssel. Und weniger Personalaufwand, weil die Verwaltung von Berechtigungen nicht mehr manuell passieren muss.
Mehr als 100 Kunden arbeiten bereits mit ProVision Infra.
Für welche Unternehmen lohnt sich ProVision Infra
ProVision Infra arbeitet mit Unternehmen ab fünf Mitarbeitern – vom kleinen Handwerksbetrieb bis zum großen Mittelständler mit mehreren Standorten. Besonders häufig sind es Unternehmen aus der Industrie, dem Gesundheitswesen, der Immobilienverwaltung oder dem Baugewerbe. Also überall dort, wo unterschiedliche Menschen zu unterschiedlichen Zeiten Zugang zu unterschiedlichen Bereichen benötigen.
Ob sich eine digitale Schließanlage für ein Unternehmen lohnt, lässt sich pauschal nicht beantworten – das hängt von zu vielen Faktoren ab. Genau deshalb wird im Erstgespräch erst einmal geschaut, wie die aktuelle Situation aussieht und wo die größten Hebel liegen. Aber eins ist Baumann dabei wichtig: Nicht jede Anfrage wird automatisch zum Projekt. Wenn ProVision Infra feststellt, dass eine Umrüstung keinen Mehrwert bringt, sagen sie das auch.
„Wir wollen langfristige Partnerschaften aufbauen“, sagt Baumann. „Das funktioniert nur, wenn die Zusammenarbeit für den Kunden wirklich Sinn ergibt.“
Am Ende entscheidet also nicht die Technik darüber, ob eine Schließanlage funktioniert – sondern ob sie zum Unternehmen passt. Wer das für sich herausfinden will, vereinbart bei ProVision Infra ein unverbindliches Erstgespräch.
