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Feedbackgespräch
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Ratgeber

Feedbackgespräch mit deinen Mitarbeitern – ein Leitfaden

Gegen Ende des Jahres stehen in den meisten Betrieben Feedbackgespräche an. Die Themen: Wie lief es, wo gab es Probleme? Wie soll es weitergehen, welche Punkte könnten besser werden? Diese Fragen sollten zwischen dir und deinen Angestellten geklärt werden. Aber wie läuft so ein Gespräch ab?

Feedbackgespräche sind keine Prüfungen oder Bewertungen. Stattdessen sollen sie dir und deinen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen die Möglichkeit geben, offen und ehrlich über die aktuelle Situation zu sprechen. Die Arbeitsaufgaben werden neu oder wiederholt definiert. Fragen, Probleme und Konflikte werden in ungestörter Atmosphäre angesprochen. Deine Angestellten geben dir Rückmeldung über die tatsächlichen Arbeitsbedingungen. Ihr tauscht euch über die fachliche wie auch menschliche Zusammenarbeit aus und über die Atmosphäre im Arbeitsteam. Im Feedbackgespräch werden neue Ziele festgelegt, und auch über Weiterbildungen und interessante Qualifikationen kann gesprochen werden.

Feedbackgespräche vorbereiten

Aus der Liste der Punkte, die du im Feedbackgespräch behandelst, geht hervor: Ohne gute Vorbereitung funktioniert das nicht. Sowohl du als auch deine Angestellten müssen sich auf das Feedbackgespräch vorbereiten. Damit keine wichtigen Punkte vergessen werden, solltest du dir Notizen machen. Gehe ruhig in das Gespräch. Gute Vorbereitung hilft, auf einer sachlichen Ebene zu kommunizieren und nachvollziehbar zu argumentieren. Selbstverständlich darfst du auch dein persönliches Empfinden ausdrücken – aber auch das sollte auf einer ruhigen, sachlichen Ebene stattfinden.

Gefühle und Bedürfnisse werden spätestens dann kommuniziert, wenn es um die Arbeitsatmosphäre auf menschlicher Ebene geht. Denke im Vorfeld auch darüber nach, was du dir von deinen Angestellten in der Zukunft wünschst und wie du selbst dazu beitragen kannst. Das hilft dir, konkrete Handlungswünsche zu formulieren. Der Sinn des Feedbackgesprächs ist, dass du und deine Angestellten eine klare Aussicht auf das künftige Arbeitsverhältnis haben. Und genau aus diesem Grund schätzen viele Angestellten die regelmäßigen Feedbackgespräche.

Vorsicht, Falle: Feedbackgespräch dient nicht dem Frustabbau!

Manchmal nutzen Angestellte Feedbackgespräche, um endlich mal so richtig Dampf abzulassen. Das können Themen wie Frust über die Kollegen und Kolleginnen sowie die allgemeine Unzufriedenheit am Arbeitsplatz sein. Das ist verständlich, aber wenig zielführend. Als Vorgesetzter oder Vorgesetzte hat man in so einem Fall zwei Möglichkeiten: Man kann die Angestellten schimpfen lassen. Dieses Verhalten bringt weder die Angestellten in ihrer Karriere, noch das Unternehmen in irgendeiner Art und Weise voran.

Die zweite Möglichkeit ist, die Angestellten im Gespräch auf eine sachliche, konstruktive Ebene zu leiten und ihnen zu helfen, Lösungen zu finden. Dann kann das Feedbackgespräch immer noch genutzt werden, um die Karriere der Angestellten auf fruchtbare Wege umzuleiten. 

Du darfst das Feedbackgespräch moderieren und kannst es deshalb in die gewünschte Richtung lenken. Und für die Zukunft weist du: Du hast den Sinn des Feedbackgesprächs im Vorfeld nicht ausreichend kommuniziert, sodass deine Angestellten mit falschen Erwartungen in das Gespräch gegangen sind. Gib deinen Angestellten doch einfach einen konkret formulierten Fragekatalog an die Hand, der sie durch die Vorbereitung auf das Gespräch leitet. Je konkreter du die Fragen formulierst, über die sie nachdenken sollen, desto weniger musst du im Gespräch selbst an Moderation leisten.

Verhalten im Feedbackgespräch

Selbstverständlich muss der Wunsch nach einem Feedbackgespräch nicht von dir ausgehen, sondern kann auch von deinen Angestellten geäußert werden. Frage, welche Punkte deinen Angestellten besonders am Herzen liegen. So bist du besser auf das Gespräch vorbereitet. Geht der Gesprächswunsch von dir aus, solltest du auch vorher kommunizieren, was genau du ansprechen willst.

Konkret sind Ziele für die künftige Zusammenarbeit häufig Thema in diesen Feedbackgesprächen. Wünschen sich deine Angestellten Weiterbildungen, ist das Feedbackgespräch eine gute Gelegenheit. Bereite dich darauf vor, dass du auch Kritik annehmen musst. Frage nach, wenn etwas nicht verstehst. Ist die Kritik unbegründet, darfst du das darlegen. Wichtig ist, dass du immer auf einer sachlichen, nachvollziehbaren Ebene argumentierst. Beachte, dass du diese Punkte auch von deinen Angestellten erwartest! Du moderierst das Gespräch entsprechend. Feedbackgespräche sind dann besonders fruchtbar, wenn sie in vertrauensvoller Atmosphäre stattfinden. Selbstverständlich bleiben die besprochenen Punkte im Raum. Und auch darauf solltest du zu Beginn des Gesprächs hinweisen.

Bitte immer sachlich bleiben!

Lästereien und private Informationen gehören nicht in Feedbackgespräche. Das ist auch dann der Fall, wenn private Probleme beispielsweise der Grund für schlechte Leistungen oder dergleichen sind. Es reicht aus, wenn deine Angestellten durchblicken lassen, dass es Gründe gibt. Gemeinsam sucht ihr nach Lösungen, die ihr schriftlich festhaltet. Das funktioniert noch besser, wenn du positive, zukunftsweisende Formulierungen wählst und (auch indirekte) Schuldzuweisungen meidest.

Voraussetzung für eine angenehme Gesprächsatmosphäre ist übrigens, dass das Feedbackgespräch in einem neutralen Raum wie einem Konferenzzimmer stattfindet.

Ana Karen Jimenez ist Trainee-Redakteurin beim Deutschen Coaching Fachverlag und hat ihren Bachelor in Literaturwissenschaften und Spanisch an der Eberhard Karls Universität Tübingen abgeschlossen. Sie ist in den Magazinen für lesenswerte Ratgeber und vielfältige Kundentexte verantwortlich.

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