Gesprächsführung: So gelingt dir zukünftig jedes Gespräch

Eine gute Gesprächsführung ist das A und O – und zwar in allen Bereichen. Primär natürlich im beruflichen Alltag, besonders bei Gesprächen mit deinen Mitarbeitern. Das sorgt langfristig dafür, dass dich deine Gesprächspartner ernst nehmen. Außerdem wirst du merken, dass die Fähigkeit, gute Gespräche zu führen, auch allgemein im Beruf für mehr Effizienz sorgt, beispielsweise im Kontakt mit Kunden oder anderen Experten der Branche.

Außerdem: Wer lernt, die Gesprächsführung im Beruf zu optimieren, kann von den Skills auch im alltäglichen Leben profitieren, zum Beispiel bei Diskussionen, in denen du deinen Standpunkt deutlich machen möchtest oder spannenden Unterhaltungen mit neuen Personen.

Gesprächsführung: Der Aufbau eines Gesprächs

Ein geplantes Gespräch mit deinem Mitarbeiter ist nach dem folgenden Muster aufgebaut:

1. Einstieg

Eine Unterhaltung beginnt natürlich mit einer Begrüßung, woraufhin im besten Fall eine kurze Smalltalk-Phase folgt. Das dient dem Zweck, eine angenehme und unbelastete Atmosphäre zu schaffen. Darüber hinaus suggerierst du deinem Gegenüber, dass du an ihm interessiert bist. Wenn du möchtest, kannst du auch einige persönliche Fragen stellen.

2. Informationsphase

Nach dem Einstieg gehst du langsam in die sogenannte Informationsphase über. Das erreichst du entweder durch eine direkte Ankündigung. Oder aber du gelangst über gezielte Fragen sukzessive zum eigentlichen Thema. Dazu bedarf es allerdings schon einige Erfahrung in der Gesprächsführung. In der Informationsphase geht es dann um den Standpunkt, den dein Redepartner zu dem Thema einnimmt. Danach kannst du deine eigene Einstellung darlegen.

3. Verhandlungsphase

Haben beide Partner ihre Ideen, Wünsche und Perspektiven ausgetauscht, findet ein Abwägen der Argumente statt, um gemeinsam eine Lösung herauszuarbeiten.

4. Abschluss

Zum Schluss bleibt die kurze Zusammenfassung des Gesagten. Im besten Fall lässt du das Gespräch positiv ausklingen.

Die Vorbereitung eines Gesprächs

Damit ein Gespräch nun wirklich gelingt, solltest du es im Voraus planen. Das klingt vielleicht seltsam. Schließlich sprechen wir tagtäglich mit Menschen. So leicht ist es letztlich aber nicht und zu einer guten Gesprächsführung gehören wichtige Informationen: Mit wem sprichst du, um welchen Sachverhalt geht es und wie ist dein Standpunkt?

Dazu kannst du dir auch Stichpunkte machen. Ebenso gehört zu deiner Vorplanung die Festlegung deiner Ziele: Was erwartest du von dem Gespräch und was möchtest du erreichen? Geht es zum Beispiel darum, deinem Mitarbeiter ein gutes Feedback zu geben, ein neues Projekt zu starten, eine neue Abteilung innerhalb deines Unternehmens einzurichten oder konstruktive Kritik zu üben? Nur wer sein Ziel genauestens kennt, kann immer darauf hinarbeiten und kommt nicht vom Hauptthema ab. Eine Konversation, die auf „Zufall“ oder „sich überraschen lassen, was passiert“ basiert, wird höchstwahrscheinlich weniger qualitativ sein als ein im Voraus geplantes Gespräch.

Die Kunst der Gesprächsführung

Zuletzt möchten wir dir Dos und Don’ts für Unterhaltungen mitgeben. Anhand der Checkliste kannst du überprüfen, wie der Stand deiner aktuellen Gesprächsführung ist.

Gesrächsführung – Dos

Ich-Botschaften statt Du-Botschaften

Diese funktionieren nach dem Muster: Ich + Sachaussage + meine Bedürfnisse und Gefühle + mein Appell. Anstelle einer Du-Aussage wie „Du zeigst nicht genug Eigeninitiative”, könntest du eine Ich-Botschaft einsetzen: „Ich sehe, dass du in Gesprächen etwas zurückhaltend bist. Ich würde mir deshalb wünschen, dass du etwas mehr aus dir raus kommst”.

Den anderen sprechen lassen

Ein Gespräch kommt zwischen zwei Personen zustande und ist folglich kein Monolog, sondern ein Dialog. Wenn du aber überwiegend alleine sprichst, wird dein Gesprächspartner sich nicht ernst genommen fühlen und wahrscheinlich so enttäuscht sein, dass er zukünftig kein großes Interesse mehr hat, mit dir zu sprechen. „Du hörst ihm ja sowieso nicht zu”, wird er sich denken.

Zuhören

Das klingt ganz selbstverständlich, ist es aber nicht. Zuhören meint nicht nur, wie im Punkt zuvor, den anderen sprechen zu lassen und währenddessen vielleicht mit den Gedanken abzuschweifen. Es geht vielmehr um das aktive Zuhören, wozu beispielsweise auch die Gestik und Mimik gehört. Beobachte genau und gehe auf das, was dein Gegenüber dir sagt, ein.

Flexibel bleiben

Dazu benötigst du natürlich auch ein gewisses Maß an Flexibilität. Selbst wenn du dir vorab Stichpunkte gemacht hast. Wer aktiv zuhört, muss so flexibel bleiben, auch mal von dem „Skript“ abzuweichen.

Fragen stellen und darüber das Gespräch lenken

Um danach aber wieder auf den richtigen Pfad zu gelangen und nicht komplett abzuschweifen, kannst du mit Fragen arbeiten. „Was schlägst du denn als Kompromiss vor?”, „Hast du eine Idee, wie wir das Problem lösen können?”. Sinnvoll sind hierbei offene Fragen. Dann kann dein Konversationspartner freier antworten. Darüber hinaus signalisieren Fragen Interesse.

Offen sein

Wer voreingenommen in ein Gespräch geht, braucht dieses eigentlich gar nicht erst führen. Wie willst du dich von anderen Meinungen und Alternativen inspirieren lassen, wenn du deinen eigenen Standpunkt schon kennst und davon nicht abweichen willst? Versuche, offen für die Aussagen deines Gegenübers zu sein und von anderen zu lernen.

Notizen machen

Um deine Gesprächsführung später besser reflektieren zu können, bietet es sich an, während der Unterhaltung Notizen zu machen. Auch das signalisiert deinem Gegenüber Interesse und unterstreicht, dass du seine Aussagen für wichtig empfindest.

Eine Zusammenfassung mit positivem Ausklang

Am Ende des Gesprächs kannst du das Gesagte noch mal kurz zusammenfassen. Damit zeigst du, dass du wirklich zugehört hast. Außerdem kannst du das Gespräch mit einem positiven Ausblick beenden. Dann geht ihr beide optimistisch gestimmt aus der Unterhaltung.

Gesprächsführung – Don’ts

Selbst überwiegend reden

Wenn du den größten Redeanteil hast, läuft etwas schief. Achte darauf, dass euer Gespräch ausgewogen ist.

Immer Recht haben

Wer immer Recht hat, ist nicht offen für neue Anregungen. Reflektiere doch mal, ob du von Beginn an denkst, dein Gegenüber habe sowieso Unrecht oder ob du ohne feste Vorstellungen in das Gespräch startest.

Schweigen

Wenn dir in deiner Gesprächsführung der Redestoff ausgeht, ist das ein Zeichen dafür, dass du dich nicht genügend vorbereitet hast. Hast du dir ein Ziel festgelegt, einige Argumente und Ideen aufgeschrieben oder vielleicht sogar Fragen, sollte es kein Problem darstellen, dorthin zu gelangen.

Abschweifen vom Thema

Du tust deinem Gegenüber keinen Gefallen, wenn du zu lange vom Hauptthema abschweifst. Schließlich ist Zeit kostbar und dein Gesprächspartner wünscht sich, zu einem Resultat zu gelangen. Es ist dabei deine Aufgabe, die Konversation geschickt zu lenken und nicht, dich deiner Redelust für andere Themen hinzugeben.

Ausweichen

Ein Gespräch verläuft nicht immer reibungslos. Schließlich wollt ihr vorankommen und dazu gehört oft auch (konstruktive) Kritik. Wenn du dieser jedoch ausweichst, verliert dein Konversationspartner auf Dauer das Vertrauen in dich und glaubt dir nicht mehr, dass du etwas wirklich umsetzt.

Keine Zeit haben

Andere Menschen merken in der Regel, wenn ihr Gegenüber eigentlich unter Zeitdruck steht. Das hemmt sie jedoch, ihre Ideen richtig zu entfalten. Denn wer möchte schon gerne alles herunterrasseln, während der Chef ständig auf die Uhr schaut oder vielleicht sogar äußert, dass er nur wenig Zeit hat. Dann doch lieber gar nicht erst anfangen, zu sprechen. Nimm Gesprächstermine nur wahr, wenn du garantieren kannst, dass jeder Beteiligte in Ruhe reden kann.

Besonders in Zeiten der Corona-Krise ist das Thema Kommunikation besonders wichtig. Wie du diese neuen Herausforderungen als Führungskraft perfekt meistern kannst, erfährst du hier.