Hansel & Vogt Steuerberatungsgesellschaft mbH: Steuerberatung im digitalen Zeitalter

Wer im E-Commerce wächst, wächst schnell – und mit dem Umsatz steigt auch die steuerliche Komplexität. Shopsysteme, Marktplätze und Zahlungsanbieter liefern große Mengen an Transaktionsdaten: zeitversetzt ausgezahlt, mit Gebühren und Rückerstattungen. Jede dieser Bewegungen ist steuerlich relevant – etwa für Umsatzsteuer und Erlöszuordnung. Die Herausforderung liegt daher nicht in der Erfassung, sondern in der steuerlich korrekten Verarbeitung. Was für klassische Handelsunternehmen überschaubar ist, wird für Online-Händler schnell zur strukturellen und steuerlichen Herausforderung.

Werden Umsätze, Gebühren und Rückerstattungen nicht sauber verarbeitet, entstehen verzerrte Zahlen – mit direkten Folgen für Liquidität und Entscheidungen. Genau hier stoßen viele Steuerkanzleien an ihre Grenzen: E-Commerce-Unternehmen werden häufig wie traditionelle Betriebe verbucht – ohne die spezifischen Anforderungen digitaler Geschäftsmodelle zu berücksichtigen. Hinzu kommt, dass digitale Buchhaltungstools und KI-Lösungen heute zwar den Eindruck erwecken, Steuerberatung sei kaum noch nötig – bei großen Datenmengen und komplexen Zahlungsstrukturen liefern sie jedoch oft fehlerhafte oder unvollständige Ergebnisse. „Fehlerhafte oder unvollständige Buchhaltungen werden häufig erst dann sichtbar, wenn wichtige Entscheidungen anstehen oder Prüfungen erfolgen – dann kann es bereits zu spät sein“, erklärt Jan Philipp Hansel, Steuerberater und Geschäftsführer der Hansel & Vogt Steuerberatungsgesellschaft mbH.

„Genau hier zeigt sich, dass E-Commerce-Unternehmen eine spezialisierte und digitale Herangehensweise benötigen, die ihre tatsächlichen Prozesse abbildet“, erläutert Tobias Vogt.

Gemeinsam haben er und Jan Philipp Hansel sich früh auf die Anforderungen digitaler Geschäftsmodelle spezialisiert. Nach einem trialen Studium, Masterabschluss und Steuerberaterexamen sammelten beide umfassende Praxiserfahrung mit E-Commerce-Unternehmen. 2023 entschieden sie sich bewusst gegen die Übernahme einer klassischen Kanzlei und gründeten mit der Hansel & Vogt Steuerberatungsgesellschaft mbH eine moderne, digital ausgerichtete Kanzleistruktur. Heute betreuen sie rund 200 Mandate – von wachsenden Brands bis hin zu Unternehmen mit achtstelligen Umsätzen – und begleiten diese als strategischer Finanzpartner.

Warum klassische Buchhaltung im E-Commerce an ihre Grenzen stößt

E-Commerce-Buchhaltung ist kein Sonderfall – sie ist strukturell anders und geprägt von großen Datenmengen aus unterschiedlichsten Quellen. Shopsysteme, Marktplätze und Payment-Provider liefern kontinuierlich Transaktionsdaten, die häufig zeitversetzt ausgezahlt werden und Gebühren, Rückerstattungen oder weitere Bestandteile enthalten. Diese komplexen Zahlungsstrukturen lassen sich mit klassischen Buchhaltungslogiken nur schwer abbilden. Werden E-Commerce-Unternehmen dennoch nach traditionellen Standards verbucht, entstehen oft fehlerhafte oder unvollständige Finanzdaten. Besonders bei Unternehmen mit Umsätzen im Millionenbereich erreichen die Datenvolumen eine Größenordnung, die rein manuell kaum wirtschaftlich zu verarbeiten ist. In der Praxis führt das nicht selten dazu, dass bestehende Buchhaltungen bei einem Kanzleiwechsel vollständig neu aufgebaut werden müssen.

Jan Philipp Hansel ist Steuerberater und Geschäftsführer der Hansel & Vogt Steuerberatungsgesellschaft mbH.

Hansel & Vogt Steuerberatungsgesellschaft mbH: Automatisierung als Grundlage moderner E-Commerce-Steuerberatung

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, setzen die Experten der Hansel & Vogt Steuerberatungsgesellschaft mbH auf automatisierte Datenprozesse und eine konsequente Schnittstellenintegration. Über entsprechende Schnittstellenlösungen werden relevante Finanzdaten direkt aus Shopsystemen und Marktplätzen abgerufen und strukturiert erfasst. Middleware-Lösungen bereiten die großen Datenmengen für die weitere Verarbeitung auf, während KI-basierte Systeme zusätzlich unterstützen. Die steuerliche Einordnung und fachliche Bewertung bleibt dabei bewusst Aufgabe des Steuerberaters.

Für die Kommunikation mit Mandanten kommt eine eigene Mandantenplattform zum Einsatz, über die Daten und Informationen effizient ausgetauscht werden. „Automatisierte Prozesse reduzieren manuelle Dateneingaben und Abstimmungsaufwand erheblich. Dadurch stehen Finanzzahlen schneller zur Verfügung – und aktuelle Zahlen sind die Grundlage für jede belastbare Entscheidung, sei es bei Investitionen, Warenfinanzierungen oder Wachstumsschritten“, erklärt Jan Philipp Hansel.

Onboarding ohne großen Aufwand – und ein fester Ansprechpartner

Die Zusammenarbeit mit dem Team der Hansel & Vogt Steuerberatungsgesellschaft mbH beginnt mit einem Erstgespräch, in dem bestehende Systeme und Prozesse analysiert werden – einschließlich der eingesetzten Shops, Marktplätze und Schnittstellen. Darauf folgt ein strukturiertes Onboarding, das durch einen Customer-Success-Manager begleitet wird. In dieser Phase werden die notwendigen Zugänge eingerichtet. Mandanten stellen dafür in der Regel die Zugangsdaten zu ihren Plattformen bereit. Nach Einrichtung der Schnittstellen werden die Daten automatisiert abgerufen.

Die Hansel & Vogt Steuerberatungsgesellschaft mbH versteht sich nicht als klassische Steuerkanzlei, sondern als umfassender Finanzpartner für E-Commerce-Unternehmen.

Der organisatorische Aufwand bleibt dabei gering: Für das Onboarding ist typischerweise etwa eine Stunde erforderlich und auch der laufende monatliche Aufwand für die Zuarbeit zur Buchhaltung liegt häufig unter einer halben Stunde. Zusätzlich wird jedem Mandanten ein fester Ansprechpartner im Team zugeordnet, der die Kommunikation koordiniert. „Unser Ziel ist, dass sich E-Commerce-Unternehmer auf ihre operativen Geschäftsentscheidungen konzentrieren können und nicht auf Buchhaltungsaufwand. Dafür braucht es verlässliche Strukturen, einen klaren Prozess und jemanden, der die Besonderheiten des E-Commerce wirklich versteht“, betont Tobias Vogt.

Mehr als Steuerberatung: Die Hansel & Vogt Steuerberatungsgesellschaft mbH als umfassender Finanzpartner für E-Commerce-Unternehmen

Die Hansel & Vogt Steuerberatungsgesellschaft mbH versteht sich dabei nicht als klassische Steuerkanzlei, sondern als umfassender Finanzpartner für E-Commerce-Unternehmen. Neben Buchhaltung und Jahresabschluss umfasst das Leistungsspektrum auch Controlling-Unterstützung sowie die Begleitung bei Warenfinanzierungen. Damit richtet sich die moderne Steuerkanzlei gezielt an Unternehmen, die ihre Finanzbasis nicht nur korrekt abbilden, sondern aktiv als Steuerungsinstrument nutzen möchten. Die Spezialisierung soll künftig insbesondere im Bereich größerer E-Commerce-Brands weiter ausgebaut werden.

„Wer im E-Commerce skaliert, braucht keine Kanzlei, die Buchhaltung als Pflichtübung versteht. Er braucht einen Partner, der die Strukturen kennt, die Daten beherrscht und mitdenkt – damit Wachstum nicht an fehlenden Zahlen scheitert“, so Jan Philipp Hansel abschließend.