Joshua Glück und Justin Gillert: Qualifizierte Mitarbeiter für Zahnarztpraxen

Der gegenwärtige Fachkräftemangel trifft die Branche der Zahnmedizin besonders hart, da man hier auf qualifizierte Fachkräfte angewiesen ist. Arbeitssuchende im zahnmedizinischen Bereich sind eine Seltenheit. Viele Zahnärzte sind verzweifelt – Sie haben schon alles versucht, aber finden keine Mitarbeiter mehr. Joshua Glück und Justin Gillert von der G&G Praxisberatung haben die aussichtslose Situation der Zahnarztpraxen immer wieder live miterlebt und beschlossen, zu helfen. Ihr Schlüssel zum Erfolg heißt digitales Personalmarketing.

„Die klassischen Methoden, mit denen nach Personal gesucht wird, funktionieren heute nicht mehr. Wer Erfolg in der Mitarbeitergewinnung haben möchte, muss andere Wege gehen“, erklärt das Experten-Duo Justin Gillert und Joshua Glück. Auf Basis ihrer Erfahrungen, ihrer Branchenkenntnisse und ihres ausgeprägten Zielgruppenverständnisses haben die Gründer der G&G Praxisberatung eine erfolgreiche Methode entwickelt, um den Zahnärzten genau die Bewerber zu beschaffen, die sie für ihre Praxis brauchen. Joshua Glück und Justin Gillert wissen, dass die Qualität der Praxis sowie die Mitarbeiter- und Patientenzufriedenheit unmittelbar von der gegenwärtigen Personalsituation abhängen. Sie können mittlerweile schon auf viele zufriedene Kunden der G&G Praxisberatung zurückblicken, deren Situation sich durch ihr ausgefeiltes Konzept maßgeblich verbessern konnte.

Joshua Glück und Justin Gillert von der G&G Praxisberatung bei uns im Interview!

Herzlich willkommen im GEWINNERmagazin, Joshua Glück und Justin Gillert. Ihr habt euch mit eurer Social-Media-Agentur auf Zahnarztpraxen spezialisiert. Wobei helft ihr euren Kunden der G&G Praxisberatung und wie geht ihr dabei vor?

Joshua Glück: Wir helfen Zahnmedizinern dabei, passendes Fachpersonal zu gewinnen und zur attraktiven Arbeitgebermarke zu werden. Unsere Aufgabe ist es, eine professionelle Außenwirkung für unsere Partnerpraxen zu erschaffen, die Bewerber anzieht. Dafür arbeiten wir mit Social Recruiting. Das heißt, wir nutzen die sozialen Medien, um ganz gezielt die potenziellen Bewerber anzusprechen, die für uns interessant sind. Aufgrund des Fachkräftemangels sind in der Branche kaum Menschen aktiv auf Jobsuche. Deswegen konzentrieren wir uns darauf, durch G&G Praxisberatung die passiven Kandidaten anzusprechen. Das heißt, unsere Kampagnen sprechen auch diejenigen an, die in ihrer aktuellen Stelle vielleicht unzufrieden und bereit für einen Jobwechsel sind. Sie sehen die Werbeanzeigen von regionalen Zahnarztpraxen und werden bei Interesse elegant durch einen einfachen Bewerbungsprozess geführt, der von der Praxis als Arbeitgeber überzeugt.

Joshua Glück von der G&G Praxisberatung nutzt neue Wege, um passende Mitarbeiter für seine Kunden zu finden.

Justin Gillert: Die Menschen müssen an der richtigen Stelle angesprochen werden 

Wie ist der Status quo eurer Kunden der G&G Praxisberatung, wenn sie zu euch kommen? Welche Probleme bringen sie mit und was haben sie zum Thema Personalgewinnung vielleicht schon selber versucht?

Justin Gillert: In der Regel ist es so, dass die Praxen kaum oder gar keine Bewerbungen erhalten. Viele Praxen erzählen auch, dass sie häufig unqualifizierte Bewerbungen erhalten, beispielsweise von Quereinsteigern. Im zahnmedizinischen Bereich ist eine Ausbildung aber für fast alle Bereiche die Voraussetzung dafür, dass die Mitarbeiter voll einsatzfähig sind. Häufig sind die Zahnärzte auf Jobportalen wie Indeed und StepStone, aber auch in brancheneigenen Portalen, wie zum Beispiel der Landeszahnärztekammer unterwegs, um Mitarbeiter zu finden. Tatsächlich gibt es auch immer noch einige, die es mit der klassischen Zeitungsannonce oder Aushängen in den Schulen versuchen. Was alle diese Kanäle gemeinsam haben, ist, dass sie wenig bis keine qualifizierten Bewerbungen bringen. Oft wird auch über die eigene Website gesucht, die aber ja eigentlich nur von Patienten besucht wird.

„An Stellen zu suchen, wo es nicht genügend Menschen sehen, ist also einer der größten Fehler, den die Leute machen.“ 

Dem Bewerbungsprozess mit der G&G Praxisberatung gekonnt die Hürden nehmen

Verstehe, gibt es weitere Probleme?

Dazu kommt, dass der Bewerbungsprozess voller Hürden ist. Es werden Anschreiben und Lebensläufe von den Bewerbern verlangt, was einfach nicht mehr zeitgemäß ist. Gerade die Menschen, die nicht aktiv suchen, haben oft keine Lust auf diesen Aufwand. Mit diesen Methoden wird der Fokus insgesamt auf die ganz falsche Zielgruppe gelegt. In der Zahnmedizin haben wir die Situation, dass wirklich 95 Prozent aller Praxen noch die gleichen, altmodischen Wege gehen. Es gibt nur sehr wenige, die auf digitale Methoden zurückgreifen. 

Mit den klassischen Methoden werden im Durchschnitt etwa fünf Prozent der Bewerber erreicht, nämlich nur die, die aktiv suchen. Das heißt, dass 95 Prozent aller Praxen sich auf fünf Prozent aller Bewerber konzentrieren. Das ist natürlich ein enormes Missverhältnis. Eine extrem kleine Zielgruppe und eine sehr große Konkurrenz sind einfach keine guten Voraussetzungen. Zudem stimmt die Qualität der Kandidaten meist nicht, denn in der Zahnmedizin gibt es kaum Arbeitslosigkeit. Nach offiziellen Umfragen können sich aber 60 Prozent der zahnmedizinischen Fachangestellten einen Jobwechsel grundsätzlich vorstellen. Um genau diese Zielgruppe zu erreichen und zu überzeugen, muss man eben andere Wege gehen.

Je weniger Hürden für den Bewerber, desto besser. Justin Gillert und sein Team der G&G Praxisberatung hält den Bewerbungsprozess daher so kurz wie möglich.

Joshua Glück von der G&G Praxisberatung weiß: Sichtbarkeit ist von großer Bedeutung

Wie kann man sich die Zusammenarbeit mit der G&G Praxisberatung in der Praxis vorstellen? Wie sieht eure Vorgehensweise aus und wobei unterstützt ihr eure Kunden?

Joshua Glück: Wir gehen so vor, dass wir hauptsächlich die sozialen Medien nutzen. Facebook und Instagram sind für uns die wichtigsten Plattformen. Der Grund dafür ist, dass sie so reichweitenstark sind und weil etwa 85 Prozent der Deutschen dort vertreten sind. So bekommen wir von der G&G Praxisberatung die Chance, auch wirklich alle zu erreichen, die wir erreichen wollen und können das Ganze gut regional aussteuern. Das heißt, wir können die Zahnarztpraxis über gezielte Werbeanzeigen mit potenziellen Kandidaten aus der Region in Kontakt bringen. Man grenzt den Umkreis realistisch ein und kann in dieser lokalen Umgebung quasi omnipräsent für potenzielle Bewerber werden. So können wir auch qualifizierte Menschen mit fundierter Erfahrung erreichen, die schon im Job sind. Im zweiten Schritt ist es wichtig, dass der Bewerbungsprozess dahinter richtig funktioniert.

„Wir arbeiten bei der G&G Praxisberatung mit einem digitalen Bewerbungsprozess, der es möglich macht, sich in unter zwei Minuten über das Smartphone zu bewerben.“

Gleichzeitig stellt er sicher, dass alle wichtigen Voraussetzungen, die für die Praxis des Kunden relevant sind, gegeben sind. Das können zum Beispiel eine abgeschlossene Ausbildung, bestimmte Berufserfahrungen oder spezielle Zusatzqualifikationen sein. 

Mit dem optimalen Bewerbungsprozess zu optimalen Bewerbern

Justin Gillert: Der Bewerbungsprozess verfolgt zum einen das Ziel, von der Praxis zu überzeugen, indem die Vorteile des Arbeitgebers kommuniziert werden. Zum anderen soll er eben auch diese Vorqualifizierung gewährleisten – somit wird keine Zeit mit ungeeigneten Kandidaten verschwendet, die nicht zur Praxis passen. Wenn diese beiden Wege zusammenlaufen, führt das in der Regel zu einer massiv gesteigerten Bewerberanzahl von zehn bis teilweise über dreißig Bewerbungen im Monat auf die offenen Stellen, was vorher oft unvorstellbar war. Zudem steigt die Qualität der Bewerbungen durch die Vorqualifikation deutlich an.

Im dritten Schritt unterstützen wir unsere Kunden der G&G Praxisberatung auch nach dem Bewerbungseingang. Wir haben einen Auswahlprozess entwickelt, der sicherstellt, dass Zahnärzte gezielt die richtigen Personen einstellen, ohne zu viel Zeit am Behandlungsstuhl zu verlieren. Ein Problem, das wir häufig sehen, ist, dass zu schnell eingestellt und infolgedessen fehl besetzt wird, weil nur zwei oder drei Bewerbungen eingegangen sind. Auch, damit so etwas nicht passiert, unterstützen wir die Kunden im Nachgang dabei, ein zielgerichtetes, erfolgreiches Ergebnis zu erlangen.

Joshua Glück von der G&G Praxisberatung: „Viele denken, wenn sich die Leute einfach mal schnell bewerben können, sind die Bewerbungen unqualifiziert.“

G&G Praxisberatung: Neue Wege mit Social Recruiting

Ihr habt schon erzählt, dass die meisten Zahnärzte eure Methode für sehr modern halten. Haben sie auch Vorurteile gegenüber euch und eurer Arbeit der G&G Praxisberatung?

Joshua Glück: Die meisten Zahnärzte sind selbst in den sozialen Medien nicht besonders aktiv und können sich deshalb am Anfang oft nicht vorstellen, dass unsere Methoden wirklich funktionieren. Viele denken, wenn sich die Leute einfach mal schnell bewerben können, sind die Bewerbungen unqualifiziert. Ein weiteres Vorurteil, das uns und unserem Team der G&G Praxisberatung begegnet, ist, dass die Ärzte glauben, der Markt sei leergefegt. Sie denken, es gäbe einfach niemanden mehr. Die Kollegen haben alle dieselben Probleme und es könne nicht sein, dass wir nun den Heiligen Gral gefunden haben.

Häufig versichern uns die Kunden auch, dass sie eine große Zahnarztpraxis haben, die jeder in der Region kennt. Das heißt, sie sind ganz fest davon überzeugt, dass sie keine Mitarbeiter finden, weil es zu wenige Kandidaten gibt. Sie glauben das, weil sie früher mit den gleichen Methoden Erfolg hatten und durch den zunehmenden Fachkräftemangel kein Personal mehr gewinnen. Das ist der logische Fehlschluss in den Köpfen.

„Wenn die offenen Stellen deutlich mehr Menschen aktiv angezeigt werden, werden Bewerbungen generiert.“

Außerdem gibt es emotionale Barrieren. Entweder wollen die Zahnärzte gar nicht auf Social Media vertreten sein, weil sie glauben, es sei unsicher oder sie es prinzipiell ablehnen. Auch, wenn sie selbst aktiv etwas für ihren Social-Media-Auftritt und die Werbeanzeigen machen müssen, ist das für die meisten bereits zu viel. Sie verstehen nicht, dass es einen Unterschied dabei gibt, seine Reichweite für relevante Personengruppen gezielt zu erhöhen oder einfach etwas auf der Facebook-Seite zu posten. 

Justin Gillert: „Wir wollen das größte Problem der Branche lösen.“

Wie habt ihr beide zusammengefunden und wie kam es schließlich zur Gründung eures eigenen Unternehmens?

Justin Gillert: Wir haben seit 2019 gemeinsam für ein schnell wachsendes Softwareunternehmen aus dem medizinischen Bereich gearbeitet und waren dadurch in sehr vielen Praxen vor Ort. Dort haben wir Praxen dabei geholfen, durch den Einsatz einer Online-Terminbuchungslösung ihren Umsatz zu steigern und gleichzeitig das Praxisteam zu entlasten. So haben wir immer wieder mitbekommen, dass ihr größtes Problem die Personalgewinnung ist. Einmal sagte ein Zahnarzt ganz konkret zu uns: „Wenn Sie wirklich helfen wollen, müssen Sie uns zeigen, wie wir an das richtige Personal kommen.“ 

Justin Gillert und Joshua Glück von der G&G Praxisberatung haben durch ihre langjährige Erfahrung ein umfassendes Verständnis der Dentalbranche aufgebaut.

Wir haben überlegt, wie man das machen könnte. Wir haben geschaut, was in anderen Branchen gut funktioniert und das auf den zahnmedizinischen Fachbereich übertragen. Dadurch, dass ich mich als Teamleiter später auch auf Zahnärzte spezialisiert habe und täglich drei verschiedene Praxen besuchte, konnten wir ein sehr gutes Zielgruppenverständnis aufbauen. Nachdem wir mit unseren ersten Kunden so erfolgreich waren, wollten wir unsere Dienstleistung noch mehr Praxen anbieten und haben dann unsere Firma gegründet.

Die G&G Praxisberatung schafft Erfolgsgeschichten

Mit welchen Erfolgen können eure Kunden der G&G Praxisberatung rechnen? Habt ihr ein Beispiel aus der Praxis, wo ihr einem Kunden erfolgreich helfen konntet?

Joshua Glück: Mir fällt die Geschichte eines Kunden ein, der am Anfang sehr skeptisch war und extrem viele Vorurteile gegenüber unserer Methode hatte, weil er selbst seit mehreren Monaten auf der Suche nach einer Stuhlassistenz war. Obwohl er eine moderne Praxis hatte, bekam er keine einzige Bewerbung.

„Da fällt mir auch gleich ein weiteres Vorurteil ein: Der Zahnarzt dachte, dass unsere Methoden vielleicht in der Stadt funktionieren, aber nicht bei ihm auf dem Dorf, wo es kaum Kandidaten gibt.“

Er hatte einfach alles ausprobiert und war davon überzeugt, dass wir ihm nicht helfen können. Wir haben wirklich viele Gespräche mit ihm geführt, es gab ein paar mehr Calls als geplant. Am Ende hatten wir ihn davon überzeugt, es mit uns auszuprobieren. 

Die Skepsis des Kunden war weiter groß und er hat sich keinen Erfolg versprochen. Aber er wollte für sich wissen, dass er alles probiert hat. Nach der ersten Woche hatte dieser Zahnarzt bereits so viele Bewerbungen, dass er große Probleme hatte, alle anzurufen und da hinterherzukommen. Er hatte irgendwann gar keine Termine für das Probearbeiten mehr frei. Nach einer weiteren Woche waren alle freien Stellen besetzt und der Kunde rief uns begeistert an. Er hat uns auch aktiv an seine ganzen Kollegen weiterempfohlen, die ähnliche Probleme haben und ist bis heute ein treuer Fan und Kunde von der G&G Praxisberatung. 

Justin Gillert rät: Augen auf bei der Agenturwahl – (zahn)medizinische Kompetenz ist das A und O

Würdet ihr sagen, in eurer Branche gibt es auch schwarze Schafe? Was können Kunden tun, um nicht an unseriöse Anbieter zu geraten?

Justin Gillert: Leider hören wir von vielen Kunden, dass sie zuvor mit einem Mitbewerber von uns tun hatten, der ihnen genau die gleichen Versprechungen gemacht hat, sie aber keine einzige Bewerbung erhalten haben. Umso schöner ist es, wenn wir diese Menschen trotzdem von uns überzeugen können. Gerade vor ein paar Wochen hatten wir einen Fall, bei dem jemand viel Geld für eine Agentur ausgegeben hat und gar keine Bewerbung bekam. Jetzt läuft es für ihn auch super und er steht immer für Anrufe von potenziellen Neukunden zur Verfügung. 

Für Justin Gillert und Joshua Glück von G&G Praxisberatung steht fest: „Unser Ziel ist es, langfristig DIE Agentur für Zahnärzte zu werden, wenn es um das Thema Mitarbeitergewinnung geht.“

Insgesamt gibt es in unserem Bereich viele schwarze Schafe. Es sind oft junge Leute, die auf diesen Onlinemarketing-Zug aufspringen, aber gar kein Gefühl für die Branche haben. Ob man schon mal Onlinemarketing für eine Friseurkette oder Mamas Restaurant gemacht hat oder für den zahnmedizinischen Fachbereich, ist ein Unterschied. Und der macht sich am Ende in den Ergebnissen bemerkbar. Deshalb empfehlen wir den Kunden, möglichen Anbietern wirklich auf den Zahn zu fühlen. Um so zu prüfen, ob die Kompetenz im zahnmedizinischen Bereich überhaupt gegeben ist. 

G&G Praxisberatung: Die Qualität von Zahnarztpraxen auf allen Ebenen erhalten und optimieren 

Was ist eure Mission? Wo wollt ihr mit eurem Unternehmen G&G Praxisberatung langfristig hin?

Joshua Glück: Unser Ziel ist es, langfristig mit der G&G Praxisberatung DIE Agentur für Zahnärzte zu werden, wenn es um das Thema Mitarbeitergewinnung geht. Ein zweites Thema, das wir gerade aufbauen, ist die Wunschpatientengewinnung. Da geht es darum, gezielt Patienten für zum Beispiel bestimmte Behandlungsschwerpunkte zu gewinnen. Auch das ist ein sehr relevantes Angebot für unsere Zielgruppe. Ein wichtiger Aspekt ist zudem, dass die medizinische Leistung automatisch schlechter wird, wenn das passende Personal fehlt.

„Der Arzt kann noch so gut sein, aber wenn alles andere nicht stimmt, leidet die Qualität auf allen Ebenen.“

Wenn wir sicherstellen können, dass das nicht passiert, ist das schon ein großer Gewinn. Im Grunde wollen wir das Gesundheitswesen ein Stück weit verbessern, indem wir dafür sorgen, dass die richtigen Mitarbeiter auf die richtige Art und Weise in den richtigen Praxen eingesetzt werden können. 

Das Thema Fachkräftemangel ist einfach mit einem großen Leidensdruck verbunden, der alle Parteien betrifft. Das Praxisteam ist gestresst, die Patienten müssen länger warten und der Arzt ist überarbeitet. So können viele Praxen, die fachlich top sind und in denen die Ärzte ihr Handwerk verstehen, nicht wachsen. Ganz einfach, weil sie kein passendes Personal finden. Wir haben es uns bei der G&G Praxisberatung zur Aufgabe gemacht, die Ärzte in diesem Punkt, den sie nicht im Studium lernen und der insgesamt viel Zeitaufwand erfordert, zu unterstützen, sodass sie sich wieder auf ihre eigentliche Aufgabe konzentrieren können. Weiterhin viele Zahnarztpraxen deutschlandweit mit den richtigen Mitarbeitern und Patienten zusammenzubringen und so die Gesundheitsversorgung ein Stück besser zu machen – das ist unsere Vision.