Katja Holzhey: Klare Prozesse für kleine und mittelständische Unternehmen 

Wer ein Unternehmen gründet, hat viele Träume und Ideen. Es geht um ein selbstbestimmtes Leben und die große Zukunftsvision. Leider sieht der Alltag meist anders aus. Der Unternehmer hetzt von Termin zu Termin und ist von früh bis spät ins Tagesgeschäft eingebunden. Kann eine Unternehmensberatung dieses Dilemma auflösen? „Bei der klassischen Unternehmensberatung ist man mit diesem Problem sicherlich an der falschen Stelle“, sagt Business-Mentorin Katja Holzhey. „Da kommen ein paar Männer im Anzug, machen eine tolle PowerPoint-Präsentation, schauen sich alles an und hinterlassen eine ganze Reihe von PowerPoint-Folien und Berechnungen in Excel-Tabellen. Alternativ gibt es einige Unternehmensberater, die sich als Motivations-Gurus verstehen. Das hilft natürlich auch nicht viel, denn die Motivation ist schnell wieder weg, wenn es bei den alten Strukturen bleibt.

Die Ursache für die Probleme liegt in den Prozessen. Schließlich stellen Prozesse das operative Geschäft dar. Während das Tagesgeschäft meist nur auf Zuruf und Abhängigkeiten anderer Kollegen beruht. In der Folge werden zwar viele Aufgaben begonnen, aber nicht abgeschlossen, weiß Katja Holzhey. Wenn wir für effiziente Abläufe sorgen, können wir diese Geldfresser® und auch die Zeitfresser® ausschalten. Glasklare und gute definierte Prozesse helfen der Firma zu mehr Profitabilität und Transparenz sowie zu mehr Lebensqualität des Unternehmers.“ 

Katja Holzhey ist keine klassische Unternehmensberaterin. Einen Großteil ihrer umfangreichen Expertise sammelte sie während ihrer Tätigkeit für AMG, Porsche und Daimler. Den traditionellen Ansatz sieht sie heute allerdings kritisch. Sie möchte etwas bewegen und nicht nur darüber reden, wie es bewegt werden könnte. Mit ihrem Mentoring-Programm sorgt sie bei kleinen und mittelständischen Unternehmen für optimale Prozessstrukturen und transformiert Geschäftsmodelle, um sie zukunftsfähig zu machen. Das konkrete Ziel liegt für Katja Holzhey in der Unternehmerfreiheit: Auch in ihrem Buch Unternehmerfreiheit powered by Katja Holzhey® greift die Expertin diese Thematik auf und verrät, wie Unternehmer ihre Zeitfresser® und Geldfresser® in Geld verwandeln. Was es damit im Detail auf sich hat, erklärt Katja Holzhey im Interview. 

Business-Mentorin Katja Holzhey mit ihrem Buch „Unternehmerfreiheit“.

Katja Holzhey bei uns im Interview! 

Herzlich willkommen im GEWINNERmagazin, Katja Holzhey! Dein Mentoring-Programm stellt die Unternehmerfreiheit in den Mittelpunkt. Das klingt zunächst nach einem Widerspruch in sich. Ist der Begriff Unternehmer nicht geradezu ein Synonym für einen freien Menschen?

Das sollte man denken. Tatsächlich sind aber zahlreiche Unternehmer in einem Hamsterrad gefangen. Sie haben sich viel vorgenommen, doch sie kommen nicht voran, obwohl sie sich für ihr Unternehmen aufreiben. Ihre Gewinne erzeugen sie nur mit einem ungeheuer großen persönlichen Zeiteinsatz. Im Unternehmen scheint ohne ihr Eingreifen nichts zu laufen und das Tagesgeschäft frisst sie beinahe auf. Sie kommen an einen Punkt, an dem sie ihre Ziele und Träume aus den Augen verlieren. 

Darunter leidet natürlich auch die Lebensqualität. Viele Unternehmer, die zu mir kommen, haben kaum noch Zeit für ihre Familie. Manche sehen nicht einmal die Möglichkeit, eine Familie zu gründen. Die Situation, in der sie sich befinden, führt zu Unzufriedenheit und Erschöpfung. Ich habe es zudem häufig mit Unternehmern zu tun, die gesundheitliche Probleme befürchten, wenn sie noch lange auf die gleiche Weise weitermachen.

„Alles in allem fehlt es an Leichtigkeit und einem roten Faden.“

Wie sieht die Lösung aus? Mit welchen Methoden bringst du den Unternehmern die Freiheit zurück? 

Das Heilmittel heißt Prozessoptimierung. Es ist praktisch die Antwort auf die Frage nach der eierlegenden Wollmilchsau. Mit Prozessen bringen wir Struktur in das Unternehmen. In der Folge können Kennzahlen erhoben werden, die das Ganze messbar machen. Das führt wiederum dazu, dass sich leicht bestimmen lässt, welche Geschäftsbereiche automatisiert ablaufen können. Die IT-Abteilung wird damit zur ersten Anlaufstelle für die Prozessoptimierung. Mit der Digitalisierung haben wir eben einen enorm großen Hebel für Veränderungen. Zugleich lassen sich aus transparenten Prozessen exakte Stellenprofile ableiten. Der Unternehmer weiß damit, wen genau er auf welcher Position benötigt. Es dreht sich also darum, fehlende Strukturen einzuführen oder ineffiziente Strukturen zu ersetzen. Wir eliminieren Zeitfresser®, die dem Unternehmer die Lebensqualität nehmen. Wir eliminieren aber auch Geldfresser®, damit das Unternehmen profitabel wirtschaftet und langfristig wachsen kann. 

Katja Holzhey verrät uns, dass der Schlüssel zum Unternehmenserfolg die Prozesse sind.

Katja Holzhey beschreibt die Unternehmer, die ihre Beratung suchen 

Du wendest dich mit deiner Beratung an kleine und mittelständische Unternehmen. Kannst du deine Zielgruppe noch ein wenig konkreter beschreiben? 

Zum einen haben wir es mit Unternehmern zu tun, die aus der zweiten oder dritten Generation einer Unternehmerfamilie stammen. Sie übernehmen die Leitung und das bringt sie in eine schwierige Lage, weil sie eigene Ideen haben, sich aber gleichzeitig dem Erbe verpflichtet fühlen. Es ist ein wenig so, als ob sie sich im Spagat befinden und nicht wissen, wie sie aus eigener Kraft aufstehen sollen. Wie gelingt es, zukunftsträchtige Geschäftsmodelle umzusetzen und dabei die Tradition fortzuführen? 

Zum anderen kommen sehr viele junge Unternehmer zu uns, die direkt nach ihrer Ausbildung in die Selbstständigkeit gegangen sind. Der Antrieb für die Gründung ihres Unternehmens lag in dem Wunsch nach einem selbstbestimmten Leben. Nach drei bis fünf Jahren merken sie allerdings, dass sie in einer Tretmühle gelandet sind. Alles scheint festgefahren zu sein, obwohl sie doch so viel an Zeit und Kraft investieren. Die Freude am unternehmerischen Schaffen beginnt allmählich zu verschwinden. Zu uns nehmen sie Kontakt auf, weil sie das nicht hinnehmen wollen. 

„Prinzipiell sind die Unternehmer, die unsere Beratung in Anspruch nehmen, an langfristigen Lösungen interessiert.“

Sie wollen ihre Kraft für die Zukunft ihres Unternehmens einsetzen und suchen nach strategischer Klarheit, mehr Transparenz und Einfachheit im Geschäftsführungsalltag. In der Regel wissen sie, dass die Prozesse der Schlüssel zum Erfolg sind. Sie brauchen unsere Unterstützung, um diese Prozesse klar zu definieren und im Team einzuführen. 

Wie die Zusammenarbeit mit Katja Holzhey abläuft 

Du pflegst eine sehr enge Zusammenarbeit mit den Unternehmern. Wie können wir uns die Beratung vorstellen? 

Es geht zunächst darum, den eigenen Blick auf das gesamte Unternehmen zu schärfen. Dazu sind die betriebsinternen Zusammenhänge, verbunden mit Fachwissen, aufzubauen. Das vollzieht sich Schritt für Schritt und wir sind dabei äußerst konsequent. Der Einstiegspunkt ist das Business Bootcamp Prozesse. Dabei handelt es sich um ein dreitägiges Seminar, in dem der Grundstein für die Zusammenarbeit gelegt wird. Ich vergleiche das gern mit einem begehbaren Kleiderschrank: Der Unternehmer betritt ihn und orientiert sich, damit er weiß, wo die Hosen hängen und in welcher Schublade sich die Manschettenknöpfe befinden. 

Katja Holzhey führt ihre Kunden dazu, dass sie durch strategische Prozesse weniger Arbeit und dennoch mehr Ertrag haben.

Auf das Bootcamp folgt optional unser Jahresprogramm. Das ist ein Mentoring, bei dem die Prozesse des Unternehmens aufgenommen und korrigiert werden. Wir arbeiten wöchentlich daran, bis wir eine optimale und messbare Prozessstruktur erreicht haben. Im nächsten Schritt geht es um die Digitalisierung dieser Prozesse. Der ideale Prozess wird also über eine Software abgebildet. Am Ende des Mentorings steht die Erkenntnis, dass mit einem geringeren Zeitaufwand ein höherer Umsatz erzeugt werden kann. Die Unternehmer haben viel Freude daran, ihre Strukturen zu durchleuchten und auf den Punkt zu bringen. In der Regel bleiben sie nach dem ersten Jahr bei uns, weil sie merken, dass ein permanentes Hinterfragen der Abläufe für ihr Unternehmen nur gut sein kann. Die ersten Ergebnisse unserer Arbeit sind bereits nach drei bis sechs Monaten auf dem Geschäftskonto und in der privaten Zeit positiv spürbar. 

So gelingt die Entkopplung vom Tagesgeschäft 

Katja Holzhey, wie sehen diese Ergebnisse aus? Auf welches Ziel arbeitest du mit den Unternehmern hin? 

Das große Ziel ist die Unternehmerfreiheit. Der Chef möchte sich nicht mehr von seiner Firma gängeln lassen. Wer im Tagesgeschäft feststeckt, hangelt sich von einem Termin zum nächsten. Er sieht sich mit banalen Fragen konfrontiert, die sich eigentlich von selbst regeln sollten. Und das alles geht von morgens früh bis spät nachts. Wir entkoppeln das persönliche Leben des Unternehmers von seiner Firma. Die Prozessoptimierung ist kein Selbstzweck. Wir schaffen mit ihrer Hilfe messbare Kennzahlen für das operative Tagesgeschäft. Diese Kennzahlen erlauben es dem Unternehmer, über sämtliche Vorgänge informiert zu sein, ohne selbst in ihnen zu stecken. Er kann Führungskräfte einsetzen, die ihm einen großen Teil der Arbeit abnehmen und behält dennoch die volle Kontrolle. Er kann in den Urlaub fahren, ohne dass jemand aus dem Unternehmen anruft und kann sich die Zeit nehmen, um täglich mit seinen Kindern zu spielen. 

„Es ist erstaunlich, aber kein Wunder, sondern das konsequente Umsetzen konkreter Strukturen.“

Dazu kommt, dass exzellente Prozesse zu Umsatzsteigerungen führen, die nicht auf Mehrarbeit beruhen. Es stehen finanzielle Mittel für Innovation, Expansion oder auch höhere Gehälter zur Verfügung. Am Ende haben wir ein gesundes Unternehmen und einen Unternehmer, der sein Leben genießt. In den Worten einer Kundin: „Es ist kaum zu glauben, ich arbeite weniger, ich arbeite strategischer, aber habe einen viel höheren Ertrag in der Firma.“ 

Die Ziele werden bei uns zudem am Beginn der Zusammenarbeit klar benannt. Wir nageln die Unternehmer auf ihre Wünsche fest. Wenn es heißt: „Ich möchte den Freitag freihaben, um mit meiner Tochter zum Baden an einen See zu fahren“, dann bestimmen wir sofort das Datum für den ersten Ausflug. Unternehmerfreiheit wird bei uns also ins Individuelle übersetzt. Der nächste Freiheitsschritt muss möglichst genau definiert werden, damit die Entkopplung gelingt. 

Katja Holzhey verbindet in ihrer Beratung, wie sie selbst sagt, „Unternehmerfreiheit als Lebensstil mit einer fundierten Expertise“.

Gibt es seitens der Unternehmer Vorbehalte gegenüber dieser Art der Unternehmensberatung? 

Mit Vorbehalten haben wir es im Grunde nicht zu tun. Einige Hemmnisse müssen wir allerdings beseitigen. Denn das größte Hindernis auf dem Weg zur Unternehmerfreiheit ist der Unternehmer selbst. Ich höre oft: „Ich weiß nicht, ob das jetzt der richtige Zeitpunkt ist.“ Letztlich ist es aber so, dass jeder, der in meinem Bootcamp war, feststellt, dass er viel früher hätte anfangen sollen. Es kostet durchaus Überwindung, den richtigen Schritt zu gehen und die Umsetzung ist mit Anstrengungen verbunden. Dabei handelt es sich aber um eine einmalige Anstrengung. Hat der Unternehmer erst verstanden, wie der begehbare Kleiderschrank aufgebaut ist, wird alles sehr einfach. Wir bringen Leichtigkeit in die Unternehmen.

Katja Holzhey: Was sie von anderen Unternehmensberatern unterscheidet 

Wie sieht es mit der Konkurrenz aus? Was unterscheidet dich von anderen Unternehmensberatern? 

Traditionelle Anbieter von Seminaren zu Führung und Prozess wirken heute meist ein wenig angestaubt. Sie kommen aus dem Qualitätsmanagement, was ein wirklich trockenes Thema ist. Das Wissen wird dabei wie beim Frontalunterricht vermittelt – und das möchte niemand mehr. Wir unterscheiden uns von ihnen, indem wir Unternehmerfreiheit als Lebensstil mit einer fundierten Expertise verbinden. Wir verstehen uns daher nicht als klassisches Beratungsunternehmen, sondern eher als Consulting Boutique, mit der wir ausgewählten Unternehmern beste Leistungen auf höchstem Expertenniveau liefern. Im Grunde genommen sind die Probleme unserer Kunden immer gleich oder ähnlich – auch wenn sie aus ganz unterschiedlichen Branchen stammen. Durch diese strenge Auswahl der Unternehmen zu Beginn der Zusammenarbeit können die Unternehmer in unserem Business Bootcamp und auch dem Mentoring Programm daher sehr gut voneinander lernen und profitieren jeweils vom Wissen der anderen. 

Zudem haben wir zahlreiche Produktionshallen, Betriebsstätten, Arztpraxen und Kanzleien von innen gesehen, umfangreich betreut und verstehen etwas von operativen Geschäftsprozessen: Wie baue ich ein Haus? Wie mache ich aus einer Idee einen vom ganzen Team getragenen Plan? Dabei pflegen wir eine enge Beziehung zu unseren Kunden und können deshalb individuelle Konzepte für sie entwickeln. Beim Thema Prozessoptimierung kann uns letztlich niemand das Wasser reichen. 

„Die Möglichkeiten der Prozessoptimierung sind grundsätzlich in jedem Geschäftsmodell anwendbar,“ erklärt Katja Holzhey.

Ergebnisse, die überzeugen: Katja Holzhey über ein Kundenbeispiel

Kannst du uns die Möglichkeiten der Prozessoptimierung an einem konkreten Fall verdeutlichen? 

Die Möglichkeiten der Prozessoptimierung sind grundsätzlich in jedem Geschäftsmodell anwendbar. Wir beraten beispielsweise ein Architekturbüro. Dabei waren die Prozesse des besagten Kunden sehr aufwendig und wenig effizient. Deren Kunden stellten eine Anfrage und im Anschluss folgten zahlreiche Abstimmungsschleifen, Zeichnungen und damit bezahlter Arbeitsaufwand, bevor es überhaupt zu einem Ergebnis kam. Hinzu kommt, dass es gerade im Architekturbereich oft grafische Aufbereitungen in Form von Faltplänen auf Papier gibt. Das wiederum bedeutet, dass auch mögliche Änderungsstände einen enormen Zeitfresser® in den operativen Abläufen mit sich bringen. 

Durch die Zusammenarbeit mit uns ist es dem Kunden gelungen, den dreifachen Umsatz bei gleichbleibendem Personalstand zu generieren. Ermöglicht haben wir dies, indem wir mithilfe von entsprechenden Checklisten die einzelnen Prozesse optimierten. Hierzu haben wir sowohl die genannten Abläufe als auch die Rollenverteilung mit den zugehörigen Arbeitsschritten klar definiert und auch die Kommunikation mit den Kunden optimiert. Diese Transparenz der Abläufe schaffte die dringend benötigte Effizienz im Unternehmen. Schließlich beruht der größte Zeitfresser® darauf, dass alle Mitarbeiter jeden Arbeitsschritt selbst übernehmen und die Umsetzung – beispielsweise von Änderungsständen – damit verzögert wird.

Um auch die Kommunikation mit den Kunden zu optimieren, haben wir im besagten Architekturbüro einen klaren Customer-Journey-Prozess aus Kundenperspektive aufgenommen, viele Schnittstellen digitalisiert und für den Kunden wichtige Informationen automatisiert sowie digitalisiert, um das Arbeitsvolumen der Mitarbeiter im operativen Tagesgeschäft massiv zu reduzieren. Das Ergebnis kann sich sehen lassen. Schließlich erhöht der verdreifachte Umsatz bei gleichbleibenden Kosten auch die Marge. Das sind die Möglichkeiten der Prozessoptimierung. Die neuen Prozesse räumen im Unternehmen auf, während die Digitalisierung den Aufwand senkt und für Entspannung sorgt. Das Ganze funktioniert unter allen Bedingungen und es kann sich um Produktion, Dienstleistung oder andere Bereiche handeln. Dabei erreichen wir für unsere Kunden eine Margensteigerung von bis zu 38 Prozent – auch wenn sich unsere Kunden zuvor noch nie mit der Prozessoptimierung beschäftigt haben.

Katja Holzhey kam selbst an einen Punkt in ihrem Leben, an dem sie alles verändern wollte.

„Ich hatte schon immer große Ziele – in meiner Selbstständigkeit haben sich diese erfüllt.“

Wie bist du dorthin gekommen, wo du heute stehst? Wir würden gern etwas über deinen Lebensweg erfahren. 

Ich bin auf einem Bauernhof in Thüringen aufgewachsen und hatte somit eine sehr bodenständige Kindheit. Natürlich war da auch immer der Traum von der großen weiten Welt. Also habe ich International Management studiert und kam im Anschluss als Inhouse Consultant zu AMG, Porsche und Daimler. Dort leitete ich bald die wirklich wichtigen und interessanten Projekte. Es ging beispielsweise um die Entwicklung eines Gasmotors mit einem Budget von 42 Millionen Euro. Ich habe zudem Prozessoptimierung im ganz großen Stil betrieben: Es waren 20.000 Mitarbeiter weltweit involviert. Meine Arbeit machte mir immer viel Freude, doch die mehrheitlich taktischen Fallstricke in Großkonzernen haben mir den Spaß an der Arbeit genommen. Ich kam letztlich an einen Punkt, an dem ich einen Schlussstrich ziehen musste. 

Also habe ich mein Leben radikal verändert und bin dann von null als selbstständige Unternehmensberaterin gestartet. Meine Kunden waren vornehmlich kleine und mittelständische Unternehmen. Den meisten von ihnen war gar nicht bewusst, welche entscheidende Rolle Strukturen für ihren langfristigen Erfolg spielen. Ich kam in eine Welt, die sich von einem Großkonzern erheblich unterschied. Der Kontakt war sehr direkt und meine Unterstützung hatte eine unmittelbare Wirkung. Es war eine rundum sinnstiftende Arbeit. Ich hatte also meine Zielgruppe gefunden. 

Inzwischen bin ich seit 18 Jahren in der Unternehmensberatung tätig. Und es prägt mich durchaus, dass ich als Frau in einer Männerdomäne arbeite. Bei AMG und Porsche saß ich grundsätzlich als einzige Frau am Vorstandstisch. Auch heute bin ich in beruflichen Runden oft die einzige Frau. Die Unternehmensberatung ist für Frauen sicherlich eine besondere Herausforderung. Ein anderer Blickwinkel bringt aber auch neue Ansätze mit sich. Ich arbeite beispielsweise auf einer viel persönlicheren Ebene mit meinen Kunden als meine männlichen Kollegen. Es sollte allerdings niemand annehmen, dass ich mich davor scheue, Klartext zu reden. 

Für Katja Holzhey steht die Qualität der Prozesse an erster Stelle.

Katja Holzhey spricht über ihre Mission 

Das klingt, als ob du deiner Zielgruppe noch lange erhalten bleibst. Welche Mission verfolgst du mit deiner Tätigkeit für die kleinen und mittelständischen Unternehmen? 

Ich möchte es den Unternehmern in Deutschland leichter machen. Dabei geht es zum einen um ihre Lebensqualität. Ich möchte dafür sorgen, dass sie ihre Unternehmerfreiheit leben können. Zum anderen beschäftigen wir uns damit, Geschäftsmodelle zu transformieren, um sie zukunftsfähig zu machen. Das ist eine wichtige Aufgabe, denn Deutschland hinkt bei der Digitalisierung vielen anderen Ländern hinterher. Das betrifft im Besonderen die mittelständischen Unternehmen, aber auch Rechtsanwälte und Ärzte. Die Differenzierungsmerkmale sind Geschwindigkeit und ein höheres Niveau in der Kundenansprache. Die Digitalisierung ermöglicht in dieser Hinsicht drastische Verbesserungen – schließlich sind digitale Geschäftsmodelle Wachstumsgaranten und die Grundlage dafür sind die Prozesse. 

Für mich ist es wichtig, dass meine Beratung meine eigenen Werte spiegelt. Ich würde niemals sagen: Wir können den Prozess in dieser Phase beschleunigen, weil es nur geringe Qualitätseinbußen gibt. Die Qualität der Prozesse kommt für mich an erster Stelle. Der Erfolg der Unternehmer steht für mich immer im Vordergrund. Um die persönliche Betreuung und Beziehung zu unseren Kunden zu gewährleisten, skalieren wir bewusst nur begrenzt in kleinen Gruppen. Ich verzichte bewusst auf Umsatz, um Qualität zu liefern.