DW Digital GmbH: Wie Kanzleien offene Stellen zuverlässig besetzen

Ein wachsendes Problem zieht sich durch die Branche: ein massiver Fachkräftemangel. Die Personalengpässe führen nicht nur zur Überbelastung der Kanzleien, sondern langfristig auch zu Wachstumshemmnissen und sogar Betriebsschließungen. Ob veraltete Recruitingprozesse, mangelnde Sichtbarkeit auf dem Bewerbermarkt oder die Angst vor digitalen Veränderungen – die Gründe für die großen Probleme der Branche sind vielfältig. Ihre schwerwiegenden Folgen werden aber alle Kanzleien treffen, die jetzt nicht aktiv werden und den Schritt in die Digitalisierung gehen, wissen Keven de Witte und Marcel de Witte von der DW Digital GmbH. Die Recruiting-Experten haben es sich zur Aufgabe gemacht, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte auf diesem Weg zu begleiten und ihnen dabei zu helfen, mit Social Recruiting qualifizierte Mitarbeiter für ihre Kanzleien zu gewinnen. 

Die Gründer und Geschäftsführer der DW Digital GmbH kennen die Herausforderungen ihrer Zielgruppe gut. „Kanzleien müssen sichtbar gemacht und als attraktiver Arbeitgeber in ihrer Region präsentiert werden“, erklären die Unternehmer, die ihren Kunden erfolgreich dabei helfen. Mit digitalen Strategien sprechen sie nicht nur qualifizierte Fachkräfte an, sondern sorgen mit effizienten Prozessen auch dafür, dass diese zum Bewerber werden. Zudem lernen ihre Kunden in der Beratung, wie sie ihre Bewerber erfolgreich zu neuen Mitarbeitern machen. Mit ihrer großen Expertise und einem tiefen Zielgruppenverständnis konnten Keven de Witte und Marcel de Witte so schon zahlreichen Kanzleien mit tollen Ergebnissen weiterhelfen. Im Interview verraten die Experten, welche Fehler ihre Zielgruppe macht, wie die Zusammenarbeit mit der DW Digital GmbH abläuft und welche großen Ziele sie mit ihrem Unternehmen noch haben.  

Keven de Witte und Marcel de Witte von der DW Digital GmbH bei uns im Interview! 

Herzlich willkommen im GEWINNERmagazin, Keven de Witte und Marcel de Witte! Wie sieht euer Angebot der DW Digital GmbH aus und was ist die Besonderheit eurer Zielgruppe? 

Keven de Witte: Mein Bruder Marcel und ich sind Geschäftsführer der DW Digital GmbH. Wir sind im Social Recruiting tätig und unterstützen Kanzleien dabei, über die sozialen Medien Fachkräfte zu gewinnen. Dafür bringen wir unsere Kunden in die Sichtbarkeit, verschlanken ihre Bewerbungsprozesse und sorgen dafür, dass sie in ihrer Region als attraktiver Arbeitgeber bekannt werden.  

Branchenexperte Marcel de Witte von der DW Digital GmbH wollte schon immer Steuerberater werden.

Marcel de Witte: Ich bin selbst Steuerfachangestellter und habe nach meiner Ausbildung ein BWL-Studium mit juristischem Schwerpunkt erfolgreich abgeschlossen. Mein Plan war es immer, Steuerberater zu werden und kenne die Branche daher gut. Durch die Gründung unserer Agentur kann ich nun den Kanzleien helfen. Durch diesen Hintergrund bin ich unserer Zielgruppe sehr nah und verstehe sie gut.  

Unsere Zielgruppe der DW Digital GmbH stellt eine gute Mischung aller Altersgruppen dar. Oft ist es so, dass der Junior gerade mit seinem Studium fertig ist, in den Familienbetrieb einsteigt und es zu Konflikten kommt.

„Der Jüngere möchte gerne neue Wege einschlagen und der Senior will nichts verändern.“

Manchmal gibt es auch mehrere Partner in einer Kanzlei und den jüngeren unter ihnen ist klar, dass etwas geändert werden muss. In der Regel haben sie es dann schwer, sich gegen die älteren Gesellschafter durchzusetzen. Das heißt, die jüngere Generation hat Lust, etwas zu verändern und weiß auch, dass es notwendig ist. In den Beratungsgesprächen mit uns, an dem auch immer alle Partner teilnehmen, gelingt es uns dann auch den Senior oder generell die älteren Partner, davon zu überzeugen, dass eine Veränderung nötig ist. Das spart den Kanzleien lange Entscheidungswege und Diskussionen.

Keven de Witte von der DW Digital GmbH: Unseriöse Anbieter am Markt sorgen für Misstrauen  

Welche Probleme haben eure Kunden und wie könnt ihr ihnen mit der DW Digital GmbH helfen?  

Keven de Witte: Einige versuchen es noch über die Tageszeitung, andere gehen den Weg über Empfehlungen durch Mitarbeiter und Bekannte. Manche haben auch schon mit einer Agentur zusammengearbeitet und schlechte Erfahrungen gemacht. Von diesen Agenturen möchten wir uns klar abgrenzen. Bei uns wird kein Kunde im Stich gelassen. Außerdem machen wir keine unrealistischen Versprechungen. Andere Anbieter versprechen Ergebnisse, die unserer Meinung nach gar nicht möglich sind. Bei falschen Versprechungen und unseriösen Angeboten ist Vorsicht geboten. Wenn eine Agentur beispielsweise anbietet, Bewerber geschlechtsspezifisch anzusprechen, so verstößt sie gegen die Richtlinien. Wir lehnen bei der DW Digital GmbH Anfragen dieser Art daher konsequent ab. Generell fangen wir einen großen Teil der Kunden auf, die bereits bei anderen, weniger professionellen, Agenturen gewesen sind.  

Keven de Witte und sein Bruder sind mit der DW Digital GmbH vor allem auf Facebook und Instagram unterwegs.

Oft haben die Kunden so negative Erfahrungen mit Agenturen gemacht, dass sie eine generelle Abneigung entwickelt haben und uns gegenüber zunächst gar nicht aufgeschlossen sind. Weil bei uns das Zwischenmenschliche passt, gelingt es uns meist trotzdem, wieder Vertrauen aufzubauen. Wir verkaufen nicht nur, sondern sorgen bei unseren Kunden für ein gutes Bauchgefühl und liefern gute Ergebnisse.  

Das heißt, die Wahl des falschen Partners zur Mitarbeitergewinnung ist ein großes Problem. Welche Fehler macht eure Zielgruppe außerdem noch? 

Marcel de Witte: Oft stellen Kanzleien auch einfach zu spät ein. Sie glauben, die Masse an Arbeit einfach auf die bestehenden Mitarbeiter umverteilen zu können und wenn dann jemand ausfällt, geraten sie in Schwierigkeiten. Diese Einsparmaßnahmen führen zudem zur Überbelastung, die wiederum dafür sorgt, dass immer mehr Mitarbeiter die Kanzlei verlassen. Im Endeffekt ist es für Inhaber von Kanzleien also günstiger, ein wenig mehr Geld in ihre Mitarbeiter zu investieren, als in einen Personalengpass zu geraten und neue Mitarbeiter suchen und einarbeiten zu müssen. 

Ein weiterer Fehler besteht auch darin, dass zu wenig Fokus auf den Bereich Ausbildung gelegt wird.

„Kanzleien wünschen sich immer bereits ausgebildete Fachkräfte, die im besten Fall keine Einarbeitungszeit benötigen. Praktisch lässt sich das allerdings nicht umsetzen.“

Das Problem hierbei ist, dass viele Kanzleien zu kurzfristig denken. Denn aus einem Auszubildenden wird am Ende immer eine Fachkraft, die bleibt, die die Prozesse kennt und darum später nicht neu rekrutiert werden muss – was enorme Vorteile mit sich bringt.

Keven und Marcel de Witte: Social Recruiting mit Top-Service für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte

Wie läuft die Zusammenarbeit mit der DW Digital GmbH dann in der Praxis ab?  

Keven de Witte: Wir sind vor allem auf Facebook und Instagram aktiv. Wenn aus unserem Beratungsgespräch ein Auftrag wird, bekommt der Kunde eine Checkliste von uns, die er ausfüllt. Im Dialog finden wir heraus, was noch ergänzt werden muss. Es ist alles systematisiert, aber dennoch auch auf jede Kanzlei individualisiert, denn wir wollen es dem Kunden so einfach wie möglich machen und dafür sorgen, dass er nur wenig Zeit in die Zusammenarbeit mit uns investieren muss. Wenn wir alle Informationen haben, erstellen wir die Bewerbungsprozesse für die Landingpage. Diese gestalten wir bei der DW Digital GmbH ein wenig aufwendiger als andere, sodass ein interessierter Fachangestellter nicht nur Fragen beantwortet, sondern auch schon direkt die für ihn relevanten Informationen erhält. Auf Wunsch bauen wir auch Fotos und Videos ein. Anschließend gehen wir in die technische Einrichtung der Social-Media-Kanäle und leiten unseren Kunden entsprechend an.  

Marcel de Witte von der DW Digital GmbH rät dazu, den Bewerbungsprozess möglichst schlank zu halten.

Erst, wenn der Kunde das Gesamtkonzept abgenommen hat, wird das Ganze gestartet. Nachdem die Kampagne online gegangen ist, filtern wir die eingehenden Bewerbungen vor und leiten die interessanten Kandidaten an den Kunden weiter. Im monatlichen Dialog besprechen wir die aktuelle Lage und mögliche Optimierungsmaßnahmen. In der Regel stellen unsere Partnerkanzleien dann auch zu 80 Prozent ein. Das hängt auch immer davon ab, wie gut die Kanzleiinhaber unsere Bewerber in Mitarbeiter verwandeln können. Einige haben Probleme damit, den Bewerbern im Gespräch ihre Unsicherheiten zu nehmen und sie als Mitarbeiter an sich zu binden. Wie Bewerbungsgespräche erfolgreich geführt werden, lernen unsere Kunden der DW Digital GmbH ebenfalls bei uns.  

Darum können wir auch keine Erfolgsgarantie geben, wie zum Beispiel innerhalb von dreißig Tagen jemanden einzustellen. Wir liefern die Bewerbungen und im tatsächlichen Einstellungsprozess müssen unsere Kunden selbst überzeugen. Wir tun alles, um unseren Kunden als attraktiven Arbeitgeber bei seiner Zielgruppe und in seiner Region zu präsentieren, letztendlich entscheidet aber der Bewerber, ob er diesen Weg gehen möchte. Daher ist es gar nicht möglich, etwas zu garantieren. Dennoch ist Social Recruiting der zeitgemäße Weg zur Mitarbeitergewinnung. Zeitungsanzeigen haben auch Geld gekostet und nicht immer funktioniert und trotzdem sind viele noch davon überzeugt. 

DW Digital GmbH: Effiziente und hürdenfreie Prozesse  

Was ist das Besondere an eurem speziellen Bewerbungsprozess? 

Marcel de Witte: Unser Bewerbungsprozess bei der DW Digital GmbH ist deutlich schlanker als der klassische und außerdem bei Facebook, Instagram, TikTok und Co. verlinkt. Zudem wird er auf der Homepage eingebunden. 98 Prozent der Menschen nutzen für alles ihr Smartphone und die wenigsten haben ihre Zeugnisse oder den Lebenslauf auf dem Handy. In unserem Prozess werden die Unterlagen nicht benötigt, sodass er insgesamt schneller und die Hemmschwelle niedriger ist. Trotzdem wird durch Vorselektion sichergestellt, dass nur für die Stelle qualifizierte Fachkräfte durchkommen. Wenn es am Ende für beide Seiten passt, kann der Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Rechtsanwalt immer noch die Unterlagen einfordern, die er benötigt.  

„Es gibt im Prinzip keine Alternativen mehr zum Social Recruiting, sodass Bedenken wenig Sinn machen,“ so Keven de Witte von der DW Digital GmbH.

Ihr habt von großer Skepsis und mangelndem Vertrauen bei euren Kunden gesprochen. Gibt es weitere Bedenken gegenüber euch und eurem Angebot? 

Keven de Witte: Kunden berichteten uns beispielsweise, dass die Beratungsgespräche bei den Mitbewerbern häufig auf Druckaufbau und Verständnislosigkeit basieren, davon nehmen viele Kunden Abstand. Daher setzt die DW Digital GmbH auf Sympathie statt auf Druck. Einige zweifeln auch daran, ob unsere Maßnahmen wirklich funktionieren und ob wir zum Beispiel das richtige Medium gewählt haben. Mit diesen Kunden dreht man sich dann immer wieder im Kreis. Den meisten ist jedoch bewusst, dass das digitale Recruiting ihr Schlüssel zum Erfolg ist. Wir haben auch Referenzen von Kanzleien, die in einem kleinen Dorf ansässig sind und auch da konnten wir helfen. Es gibt im Prinzip keine Alternativen mehr zum Social Recruiting, sodass Bedenken wenig Sinn machen.  

DW Digital GmbH bietet erfolgreiche Kampagnen mit Fokus auf die passiven Bewerber  

Der Fachkräftemangel in der Kanzleibranche ist allgegenwärtig. Wie findet ihr trotzdem neue Mitarbeiter für eure Kunden?  

Marcel de Witte: Die Hauptzielgruppe, die wir mit dem Social Recruiting ansprechen, sind die Fachkräfte, die bereits angestellt sind. Die Suche über die sozialen Medien hat aber den großen Vorteil, dass eine breite Masse potenzieller Kandidaten erreicht wird, darunter sowohl aktiv als auch passiv Suchende. Das macht alle zusätzlichen Maßnahmen, wie zum Beispiel Anzeigen in Zeitungen oder Stellenportalen, überflüssig. Aktiv suchen allerdings die wenigsten. Deswegen ist es für Kanzleien so wichtig, sichtbar zu werden und präsent zu sein.

„Selbst wenn irgendwann alle Kanzleien Social Recruiting machen, hat man schlechte Karten, wenn man nicht mitmacht.“

Anzeigen auf Indeed und Co. macht ja auch jeder und trotzdem war es lange Zeit wichtig, diesen Weg ebenfalls zu gehen. Irgendwann wird es so sein, dass die großen Kanzleien die kleinen einfach aufkaufen. Dabei interessieren sie sich nicht für die Mandate, sondern kaufen sie wegen ihrer Mitarbeiter auf. Die meisten Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Anwälte kennen das Problem und wissen, dass sie ohne Sichtbarkeit nicht wachsen können, handeln aber trotzdem nicht vorausschauend und kümmern sich nicht aktiv um ihre langfristige Wettbewerbsfähigkeit. 

Marcel de Witte befindet sich mit seinem Bruder und der DW Digital GmbH auf Wachstumskurs.

Welche Ergebnisse können die Kunden durch die Zusammenarbeit mit der DW Digital GmbH erwarten? Könnt ihr Beispiele nennen?  

Keven de Witte: Ein Steuerberater aus Aurich hat mit unserem Prozess zahlreiche Bewerbungen von Steuerfachangestellten und Lohnbuchhaltern generiert und mittlerweile auch fünf Mitarbeiter eingestellt. Das Beispiel einer anderen Kanzlei aus Gütersloh zeigt zum Beispiel, dass die Annahme, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Anwälte wären nicht auf Social Media unterwegs, falsch ist und dass auch dort hochqualifizierte Personen rekrutiert werden können. So konnte die Kanzlei mit unseren Methoden einen Steuerberater mit zehnjähriger Berufserfahrung einstellen, der zuvor bereits Diplom Finanzwirt war.

„Allgemein streben viele unserer Kunden eine langfristige Zusammenarbeit mit uns an und verlängern den Vertrag immer wieder, weil sie mit uns als Partner zuverlässig und regelmäßig neue Mitarbeiter einstellen können.“

Keven de Witte und Marcel de Witte: Ein Business aus Expertise und Leidenschaft

Woher stammt eure große Expertise und wie kam es zur Gründung eures eigenen Unternehmens?  

Keven de Witte: Ich bin gelernter Bankkaufmann und habe bereits während meiner Ausbildung mit meiner selbstständigen Tätigkeit angefangen. Mit zwanzig Jahren habe ich das erste Mal Ads auf Facebook und Instagram für Onlineshops und regionale Unternehmen geschaltet und war später auch im E-Commerce tätig. Als Marcel sein Studium beendet hat und wir den großen Bedarf in der Branche der Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte erkannt haben, kamen wir auf die Idee, Social Media auch für die Personalgewinnung zu nutzen. Während ich noch mit dem Abschluss meines wirtschaftswissenschaftlichen Studiums beschäftigt war, haben wir nebenbei angefangen, Kanzleien bei der Mitarbeitergewinnung zu unterstützen und Ads für sie zu schalten. Das läuft jetzt seit zweieinhalb Jahren sehr gut und wir wachsen immer weiter.  

Wir ziehen jetzt in ein knapp 200 Quadratmeter großes Büro über den Dächern von Oldenburg. In den nächsten Monaten wollen wir noch zwei Mitarbeiter einstellen, um unser Team weiter zu vergrößern. Unsere große Expertise, die wir im E-Commerce gesammelt haben, wollten wir nutzen, um das Problem der Überlastung der Steuerberater zu lösen. Wir kennen die Zielgruppe gut und wissen, wie Kanzleiinhaber ticken. So kam es zur Gründung der DW Digital GmbH.  

Keven de Witte möchte mit der DW Digital GmbH den Fachkräftemangel besiegen.

Marcel de Witte: Die DW Digital GmbH verhilft Kanzleien jeder Größe zu langfristigem Wachstum 

Welche Ziele wollt ihr mit der DW Digital GmbH noch erreichen und was ist eure Mission? 

Marcel de Witte: Wir wollen Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und Rechtsanwälten nicht nur dabei helfen, Bewerbungsanfragen zu generieren, sondern auch, erfolgreiche Gespräche zu führen. Deswegen bereiten wir sie auch auf die Einwandbehandlung vor und helfen ihnen beim Mitarbeiter-Onboarding. Dafür gibt es ein Onlineportal, auf dem sie Videos hochladen können. Die Abläufe sind im Prinzip immer gleich und wir wollen helfen, sie zu digitalisieren. Auch für Mitarbeiter kann dieses Portal effizient genutzt werden, beispielsweise zum Thema Grundsteuer. So kann sich jeder Mitarbeiter in kurzer Zeit Wissen aneignen und gegebenenfalls einspringen, wenn mal jemand ausfällt. Das ist ein wichtiger Bereich, welchen wir in Zukunft auch anbieten werden. 

Die Vorqualifizierung von Mandanten ist ein weiteres Thema, in das wir stärker einsteigen wollen. Wir möchten den Kanzleien dabei helfen, weniger, aber dafür bessere Mandanten zu betreuen und so zu ihrer Entlastung beitragen. Der Bedarf wird sich ja auch irgendwann wieder ändern – dann gibt es genug Mitarbeiter, aber weniger Mandate. Langfristig ist es unser Ziel, in diese Richtung zu gehen, weil es da einen sehr großen Markt gibt.  

Unsere Mission mit der DW Digital GmbH ist es, den Fachkräftemangel zu besiegen. Zudem wollen wir Kanzleien mit unserer Beratung generell bei der Digitalisierung helfen. Unser Team möchten wir weiter vergrößern und dazu beitragen, die Branche der steuerberatenden, wirtschaftsprüfenden und rechtsberatenden Berufe insgesamt wieder attraktiver zu machen. Nirgendwo bekommt man so tiefe Einblicke in die Wirtschaft wie in diesen Berufen und deshalb liegt uns diese Branche ganz besonders am Herzen.