AutomationFlow: KI-Agentur oder Tool-Bastler? So erkennen Geschäftsführer den Unterschied

Der Markt für KI-Automation ist in kurzer Zeit deutlich größer geworden. Mit ihm ist auch die Zahl der Dienstleister gestiegen, die Unternehmen schnelle Entlastung oder sogar weitgehend selbstlaufende Abläufe versprechen. Ob eine Lösung später zuverlässig zwischen CRM, Angebot, Rechnung, Kundenkommunikation und internen Zuständigkeiten funktioniert, lässt sich daran allerdings kaum erkennen. Genau hier liegt das Risiko für Geschäftsführer: Wird ein einzelnes Tool eingerichtet, ohne die bestehenden Prozesse und Systeme mitzudenken, kommt zum bisherigen Aufwand womöglich nur eine weitere Anwendung mit neuen Schnittstellen und Abhängigkeiten hinzu. „Geschäftsführer, die bei KI-Automation auf den falschen Partner setzen, riskieren nicht nur eine Fehlinvestition. Sie holen sich im schlimmsten Fall zusätzliche Komplexität ins Unternehmen, die sie anschließend selbst auffangen müssen“, warnt Melik Su, Gründer und Geschäftsführer von AutomationFlow.

„Gute Automation beginnt mit dem Prozess. Erst wenn klar ist, wo im Unternehmen Zeit verloren geht und warum ein Ablauf nicht funktioniert, lässt sich entscheiden, welche technische Lösung wirklich sinnvoll ist“, erklärt Melik Su. Genau diesen Ansatz verfolgt er mit AutomationFlow. Seit mehr als 16 Jahren beschäftigt sich Melik Su mit dem Bereich Softwareentwicklung und hat mit seinem Team unter anderem Software- und App-Projekte für Obi, Otto, Panasonic und Media Markt umgesetzt. Gleichzeitig führt er selbst ein Unternehmen und kennt operative Themen wie Kundengewinnung, Recruiting und digitale Abläufe aus eigener Praxis. Mit AutomationFlow, einem Angebot der Peakconcepts GmbH, verbindet sein Team diese technische Erfahrung mit dem Verständnis für betriebliche Abläufe. 

Warum gute Automation den gesamten Prozess berücksichtigen muss

Wie viel Erfahrung ein Anbieter tatsächlich mitbringt, zeigt sich nicht allein daran, ob er einzelne Aufgaben automatisieren kann. Denn im Unternehmensalltag steht kaum eine Aufgabe für sich. Wird beispielsweise die Angebotserstellung automatisiert, hängt sie unmittelbar mit Kundendaten, Konditionen und Zuständigkeiten zusammen. Nach einem Auftrag folgen möglicherweise Rechnungsstellung, Zahlungskontrolle, Freischaltung und Onboarding. Eine Lösung funktioniert deshalb erst dann zuverlässig, wenn auch diese Zusammenhänge berücksichtigt werden. Konzentriert sich ein Anbieter dagegen nur auf einen einzelnen Arbeitsschritt, kann er diesen zwar beschleunigen, gleichzeitig aber neue Probleme an den angrenzenden Stellen schaffen.

Bevor eine technische Lösung ausgewählt wird, muss deshalb zunächst der bestehende Ablauf verstanden werden. Dabei zeigt sich mitunter, dass nicht die fehlende Automation das eigentliche Problem ist, sondern ungeklärte Zuständigkeiten, historisch gewachsene Prozesse oder Systeme, die nicht sinnvoll zusammenspielen. Wer solche Schwächen einfach automatisiert, trägt sie lediglich schneller durch den Prozess. „Ein guter Partner sagt einem Unternehmen deshalb auch, wenn die gewünschte KI-Lösung nicht der richtige erste Schritt ist und zunächst grundlegende Abläufe geklärt werden müssen“, betont Melik Su. Schlägt ein Dienstleister dagegen bereits im ersten Gespräch eine konkrete Anwendung vor, ohne diese Zusammenhänge zu kennen, sollte das für Geschäftsführer ein Warnsignal sein.

Erst wenn die Abläufe geklärt sind, lässt sich entscheiden, welche Aufgaben tatsächlich automatisiert werden sollten. Wiederkehrende Tätigkeiten mit klaren Regeln eignen sich dafür besonders gut, während bei Freigaben, ungewöhnlichen Fällen oder Entscheidungen mit größeren Auswirkungen weiterhin die Einschätzung eines Mitarbeiters gefragt ist. Genau dafür steht das Prinzip „Human in the Loop“: Die Technik übernimmt die wiederkehrende Arbeit, während der Mensch dort aktiv bleibt, wo er prüft, abwägt oder Verantwortung übernimmt.

AutomationFlow: Vom einzelnen Arbeitsschritt zum funktionierenden Prozess

Wie das in der Praxis funktioniert, zeigt sich beispielsweise an einem neuen Kundenauftrag. Statt nur die Angebotserstellung zu automatisieren, bezieht AutomationFlow den gesamten Ablauf ein. Geht eine Anfrage ein, erfasst das System die relevanten Kundendaten und stellt sie für die Angebotserstellung bereit. Nach der Zusage schließen sich je nach Unternehmen die Rechnungsstellung und Zahlungskontrolle an. Sobald die Zahlung eingeht, startet der Prozess die nächsten Schritte: Zugänge werden freigeschaltet, Unterlagen versendet und das Onboarding vorbereitet. Gleichzeitig erhalten die zuständigen Mitarbeiter alle Informationen und Aufgaben, die sie für ihre Arbeit benötigen. So greifen die einzelnen Schritte ineinander, ohne dass Informationen immer wieder manuell übertragen oder Folgeaufgaben einzeln angestoßen werden müssen.

Wie AutomationFlow einen solchen Prozess technisch umsetzt, richtet sich nach den vorhandenen Strukturen. Das Team prüft zunächst, welche Systeme das Unternehmen bereits nutzt und welche davon sinnvoll zusammenspielen können. Häufig reicht es aus, bestehende Anwendungen miteinander zu verbinden. Stoßen diese jedoch an ihre Grenzen, verursachen zahlreiche Einzelsysteme hohe laufende Kosten oder bilden wichtige Abläufe nicht ausreichend ab, kann individuelle Software die bessere Lösung sein. Dafür entwickelt AutomationFlow auch eigene SaaS-Lösungen, die bisher getrennte Anwendungen bündeln und zentrale Abläufe in einem System abbilden.

Wie aus dem Konzept eine belastbare Automation wird

Sobald mehrere Systeme zusammenspielen, steigen auch die Anforderungen an die technische Umsetzung. Kundendaten müssen vollständig zwischen Anwendungen übertragen werden, Schnittstellen auch bei größeren Datenmengen zuverlässig arbeiten und Sonderfälle dürfen den gesamten Ablauf nicht zum Stillstand bringen. Für die Mitarbeiter sollte davon im Alltag möglichst wenig zu spüren sein. Sie arbeiten weiterhin mit den benötigten Informationen und Systemen, während die einzelnen Anwendungen im Hintergrund zuverlässig zusammenspielen.

An diesem Punkt zeigt sich, wie tief die technische Erfahrung eines Automationspartners tatsächlich reicht. Bei AutomationFlow greift das Team auf die langjährige Erfahrung in der Softwareentwicklung zurück. Dadurch kann es bestehende Anwendungen nicht nur miteinander verbinden, sondern bei komplexeren Anforderungen auch eigene Lösungen entwickeln. Welche Variante zum Einsatz kommt, entscheidet sich danach, was der jeweilige Prozess benötigt und wie gut sich die vorhandene Infrastruktur dafür nutzen lässt.

Auch bei der Umsetzung geht AutomationFlow schrittweise vor. Statt zahlreiche Abläufe gleichzeitig umzustellen, beginnt das Team dort, wo wiederkehrende Arbeit besonders viel Zeit bindet und eine Automation konkrete Entlastung verspricht. Im „Done-for-you“-Modell übernimmt AutomationFlow die technische Umsetzung weitgehend im Hintergrund, damit Geschäftsführung und Mitarbeiter ihren laufenden Betrieb möglichst wenig unterbrechen müssen. Kleinere Automationen können je nach Ausgangslage bereits innerhalb weniger Tage einsatzbereit sein. Bei umfangreicheren Systemen kann die Umsetzung, abhängig von Prozess und technischer Komplexität, mehrere Wochen oder Monate dauern.

Wenn Automation wieder Raum für Führung schafft

Am Ende zeigt sich der Nutzen einer Automation im Arbeitsalltag. Wenn Informationen zuverlässig bei den richtigen Mitarbeitern ankommen, wiederkehrende Aufgaben automatisch erledigt werden und weniger manuelle Zwischenschritte notwendig sind, muss die Geschäftsführung seltener in operative Abläufe eingreifen. Damit werden nicht nur einzelne Prozesse schneller, auch die Zeit für Kontrolle, Abstimmung und wiederkehrende Kleintätigkeiten sinkt.

Das wird besonders relevant, wenn ein Unternehmen wächst. Mehr Kunden, Aufträge oder Mitarbeiter bringen häufig auch mehr Abstimmung und operative Arbeit mit sich. Gut aufgebaute Automationen können einen Teil dieses zusätzlichen Aufwands auffangen, ohne dass die Geschäftsführung immer stärker in das Tagesgeschäft gezogen wird. „Unser Ziel ist nicht, ein weiteres Tool zu liefern, das irgendwo im Hintergrund läuft und niemanden wirklich entlastet. Wir wollen, dass Geschäftsführer weniger operative Kleintätigkeiten schultern müssen und Mitarbeiter produktiver arbeiten können“, erklärt Melik Su abschließend.