Setze dich mit uns in Verbindung
Prozesse digitalisieren: Wo fängt man am besten an?
© Unsplash

Ratgeber

Prozesse digitalisieren: Wo fängt man am besten an?

Das Thema rund um die Digitalisierung ist auch für etablierte Unternehmen ein wichtiges Anliegen. Die Verantwortlichen der Firmen müssen verschiedene Fragen klären: Welche Auswirkungen auf die Geschäftspraxis hat die Digitalisierung einfacher Prozesse? Oder: Welche Auswirkungen auf den Geschäftsalltag haben das Freisetzen alter Ressourcen und das Kreieren neuer?

Die Prozessoptimierung im unternehmerischen Umfeld ist die zentrale Aufgabe des Digitalisierungsprozesses. Denn digitalisierte Abläufe ermöglichen kostengünstigere und effizientere sowie transparentere Prozesse. Zudem können die Mitarbeitenden dank dieser digitalen Hilfsmittel zahlreiche Aktionen durchführen. Der folgende Ratgeber beinhaltet wichtige Informationen, welche Prozesse man digitalisieren kann und welche Lösung es dafür gibt.

Prozesse digitalisieren: Welche Geschäftsprozesse sollten Unternehmen zuerst digitalisieren?

Für die Unternehmen ist es vorteilhaft, zuerst alle Abläufe des Kundenkontaktes zu digitalisieren. Denn ein verbesserter Kundendienst hat auf die Geschäftsabläufe sofort positive Auswirkungen. In einem weiteren Schritt können die Unternehmen sämtliche interne Prozesse digitalisieren. 

Dank der Digitalisierung wissen die Mitarbeitenden besser Bescheid und sie bearbeiten beispielsweise Bestellungen schneller. Die ganze Firma profitiert von den verbesserten internen Abläufen und von einer vorteilhafteren Außenwirkung, dadurch das man Prozesse digitalisieren kann.

Gestalten die Unternehmen ihre Kundenbeziehungsprozesse systematisch, haben alle zuständigen Teammitglieder umgehend Zugriff auf relevante Daten. Dies ist ebenso der Fall, wenn sie beispielsweise Chatbots oder automatisierte Antworten für die Handhabung des Kundenkontaktes verwenden. Dadurch, dass man diese Prozesse digitalisieren konnte, beantworten die Mitarbeitenden Fragen von Klienten rasch und effizient und sie müssen nicht mehr bestehende Datensätze durchsuchen und die Kunden zurückrufen.

Verschiedene Software-Lösungen für die Digitalisierung der Geschäftsprozesse

Dank der Digitalisierung der Bereiche Buchhaltung, Projektmanagement und Personalwesen kann das Unternehmen bedeutende Ressourcen einsparen. Die Mitarbeitenden müssen weniger Arbeitsstunden leisten und sie arbeiten produktiver.

Beispielsweise stellen die Mitarbeitenden mithilfe einer Buchhaltungssoftware einfacher Rechnungen an ihre Kunden aus. Die Handhabung einer solchen Software ist zudem für kleine sowie mittelständische Betriebe genauso lohnend wie für Selbstständige.

Bei der Projekt- sowie Arbeitsorganisation können sich die Mitarbeitenden vollständig auf die Tools für die teambasierte Zusammenarbeit verlassen. Diese weisen den einzelnen Teammitgliedern Aufgaben zu und vereinfachen die Kommunikation innerhalb des Betriebs. Diese digitalen Hilfsmittel erleichtern den Mitarbeitern die Arbeit und eine langwierige Kommunikation per E-Mail gehört der Vergangenheit an.

Diese Applikationen eignen sich auch für die Optimierung der Selbstorganisation. Die Programme für den Bereich Selbstmanagement sind digitale Erinnerungshilfen und diese Notizen lassen sich zudem teilen. Dadurch verbessert sich die Kommunikation innerhalb der Belegschaft zusätzlich, wenn man diese Prozesse digitalisieren konnte.

Insbesondere für das Führen eines Onlineshops ist eine skalierbare Lösung wichtig, weil diese eine übersichtliche Darstellung der wichtigsten Funktionen ermöglicht. Außerdem steuern die Betreiber das Onlineangebot mit einem geringeren Aufwand und sie müssen oftmals keine gehostete Webseite betreiben.

Prozesse digitalisieren: Die passende Applikation sorgt für eine effizientere Arbeitsweise 

Die verwendeten Werkzeuge bestimmen die Qualität und den Umfang des Digitalisierungsprozesses. Demnach ist es wichtig, genau zu prüfen, welche Tools sich für die Erreichung der Unternehmensziele und um Prozesse zu digitalisieren, am besten eignen.

Die Zielsetzungen der Unternehmen können sehr unterschiedlich sein. Umso wichtiger ist es also für die Betriebe, eine maßgeschneiderte Lösung zu finden. Eine Software, die vollständig oder teilweise cloudbasiert ist, eignet sich in Regel gut für die Vereinfachung der Geschäftsprozesse.

Vornehmlich kleinere Unternehmen oder Start-ups bevorzugen cloudbasierte Lösungen, weil die Mitarbeitenden die Skalierung bestimmen können. Zudem bezahlen die Firmen nur für jene Kapazitäten, die sie tatsächlich brauchen.

Nutzen die Unternehmen cloudbasierte Lösungen, ist das Vorhandensein einer eigenen IT-Abteilung oftmals nicht mehr erforderlich. Diese Lösungen sind für die Unternehmen besonders attraktiv, weil sie kostengünstiger sind. Verfügen die Firmen noch über keine eigene IT-Infrastruktur, lohnt sich eine solche Anschaffung besonders.

Bearbeiten die Mitarbeitenden jedoch sehr sensible Kundendaten, sind cloudbasierte Lösungen nicht die idealen Hilfsmittel, um Prozesse zu digitalisieren. Das Gleiche gilt, wenn Firmen bereits eine eigene und erfahrene IT-Abteilung haben.

Seit 2020 arbeiten viel mehr Menschen im Homeoffice. Fortschrittliche Unternehmen bieten ihren Mitarbeitenden immer häufiger flexiblere Arbeitsbedingungen an. Die Teammitglieder haben dank der mobilen Lösungen stets einen uneingeschränkten Zugriff auf alle erforderlichen Funktionen und sie können ortsunabhängig arbeiten.

Die Digitalisierung ermöglicht den Mitarbeitenden, effizient zu arbeiten und die Unternehmen sparen dadurch Geld ein. Die Computerprogramme sind aufgrund der Skalierbarkeit oftmals erschwinglich verfügbar. Viele kleinere Betriebe haben dadurch die Möglichkeit, professionelle Softwares preiswert zu nutzen.

Dank der Digitalisierung sind die Unternehmen weiterhin konkurrenzfähig

Die Unternehmen können die Möglichkeiten, welche die Digitalisierung bietet, auf vielfältige Weise nutzen: Die Digitalisierung des Kundenmanagements, jene der Buchhaltung und jene der Organisation bringen den Betrieben rasche Vorteile. Sie arbeiten produktiver und die Außenwahrnehmung verbessert sich rasant.

Dank der Digitalisierung wirtschaften ebenso kleinere Betriebe effizient und sie sind marktfähig. Die Digitalisierung bietet also auch kleineren Unternehmen die Möglichkeit, schnell zu wachsen. Mithilfe der digitalisierten Prozesse bearbeiten die Mitarbeitenden anstehende Arbeitsabläufe schneller. Außerdem bieten sie dadurch kundenorientiertere Dienstleistungen an. Auch die Kommunikation innerhalb des Teams gestaltet sich rascher, weil die zuständigen Mitarbeitenden relevante Inhalte zu jeder Zeit und ortsunabhängig abrufen können.

Ana Karen Jimenez ist Redakteurin beim Deutschen Coaching Fachverlag und hat ihren Bachelor in Literaturwissenschaften und Spanisch an der Eberhard Karls Universität Tübingen abgeschlossen. Sie ist in den Magazinen für lesenswerte Ratgeber und vielfältige Kundentexte verantwortlich.

Klicke, um zu kommentieren

Hinterlasse einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.

Mehr in Ratgeber

Nach oben