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Ratgeber

Wie du deine Mitarbeiter optimal einarbeitest

Du hast einen neuen Mitarbeiter eingestellt, aber er stellt häufig Fragen, arbeitet langsam, macht Fehler oder sucht lange nach Dokumenten? Dann könnte es sein, dass du ihn nicht richtig eingearbeitet hast.

Die Arbeitsqualität neuer Mitarbeiter ist nicht zwingend schlecht, wenn sie in den ersten Monaten vermehrt Fragen stellen oder sich nicht optimal einfinden. Jedes Unternehmen hat besondere Abläufe, Programme und Regeln. Außerdem gilt es, die Werte des Unternehmens zu verstehen. Umso wichtiger ist deine Rolle als Chef.

Denn du solltest dir unbedingt die Zeit nehmen, deine Neuankömmlinge ordentlich einzuarbeiten. Viele unterschätzen, wie wichtig das Onboarding ist. Das macht sich im Regelfall später bemerkbar und führt zu unsauberen oder langsamen Abläufen, unnötigen Fragen und Fehlern.

So sieht eine gute Einarbeitung aus 

Wer glaubt, das Onboarding beginne in dem Moment, in dem der Mitarbeiter auf der Türschwelle steht, täuscht sich. Die Strukturen müssen bereits zuvor festgelegt werden.

Liste mit Anforderungen erstellen

Dazu bietet sich eine Liste mit allen Aufgaben an, die der neue Mitarbeiter täglich erledigen muss. Die meisten erstellen solch ein Dokument bereits für die Stellenanzeige. Das kannst du als Basis nehmen und mit detaillierten Informationen ergänzen.

Besonders wichtig ist es, vermeintliche Selbstverständlichkeiten zu hinterfragen. Was für dich vollkommen logisch ist, kommt neuen Mitarbeitern vielleicht gar nicht in den Sinn. Gehe doch einfach mal den Arbeitsalltag durch und überlege, wozu er Fragen haben könnte oder worüber er stolpern könnte. 

Einarbeitungsplan festlegen

Das Onboarding ist nicht in einem Tag erledigt. Ebenso wenig in zwei oder drei Tagen. Zwar können die Neuankömmlinge in den ersten Tagen bereits wichtige Fragen klären und einen Überblick über den groben Ablauf erhalten. Die eigentlichen Fragen ergeben sich aber in der Regel im Laufe der ersten Wochen. Lass deinen Mitarbeiter sukzessive selbständiger arbeiten.

Schau aber gleichzeitig immer wieder, ob er die Prozesse auch wirklich verstanden hat und lege Zeitfenster fest, in denen ihr gemeinsam Fragen klärt. Gib ihm auch immer Feedback, was er bereits gut erledigt hat und worauf er stärker achten sollte.

Unterlagen zur Verfügung stellen

Mittlerweile arbeiten viele Unternehmen mit digitalen Skripten, Texten oder Erklärvideos. Auch physische Dokumente sind gut. Hauptsache, dein Mitarbeiter kann bei Bedarf noch mal kurz Informationen nachlesen. Du kannst wiederum von den Ergänzungen deines Neuankömmlings profitieren.

Auch hier wieder der Tipp: Eine Einarbeitung rein über Dokumente kann funktionieren, birgt allerdings die Gefahr, dass es länger dauert und sich Fehler einschleichen. Achte darauf, die Prozesse in der Praxis zu begleiten und gegebenenfalls zu korrigieren.

Mentor bestimmen

Wenn du noch einen Mitarbeiter hast, kannst du ihn zum Mentor ernennen. Das erspart dir als Chef ein wenig Arbeit. Schließlich hast du ebenfalls deine täglichen Aufgaben zu erfüllen. Ein Mentor kann bereits viele Fragen abfangen. Außerdem stellt er eine Vertrauensperson dar. 

Vier Stufen zum Erfolg

Besonders hilfreich ist die Einarbeitung nach dem Vier-Stufen-Modell. Die vier Schritte sind die Vorbereitung, das Vorführen, das Nachmachen und das Üben. Das mag im ersten Moment an den Chemie- oder Sportunterricht in der Schule erinnern und übertrieben klingen – schließlich arbeitest du mit erwachsenen Menschen zusammen.

Vielen hilft es aber ungemein, wenn sie sehen, wie eine andere Person einen bestimmten Prozess durchführt und ihn unter Aufsicht selbst üben können. Das beruhigt nicht nur, sondern führt dazu, dass sich Arbeitsschritte in das Gedächtnis einprägen.

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Anne Kläs

Anne Kläs hat einen Master of Education in Französisch und Religion, ist Expertin für hochwertigen Content und beim Gewinnermagazin für das Führen von Unternehmer-Interviews verantwortlich.

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