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Christian Solmecke
© Christian Solmecke, Tim Hufnagl Fotografie

Interviews

„Wie führt man seine Großkanzlei vom Liegestuhl am Strand aus, Christian Solmecke?”

Christian Solmecke ist Rechtsanwalt, Buchautor und passionierter Marketer. Außerdem trägt er täglich zur Digitalisierung im Rechtsbereich bei. Im Interview hat er uns erklärt, wie digital seine Branche arbeitet, wie seine “Ad-hoc-Arbeitsweise” aussieht und warum er während des Lockdown ganz entspannt vom Liegestuhl aus arbeiten konnte.

Auch Anwälte können davon profitieren, durch gezielte Online-Marketingmaßnahmen Klienten zu gewinnen. Das weiß Christian Solmecke, der schon früh seine Leidenschaft für Marketing entdeckt hat. Allein auf YouTube hat der erfolgreiche Anwalt mittlerweile rund 600.000 Abonnenten. Und er stand selbst vor der Situation, dass seine Kanzlei aufgrund des cleveren Marketings mit Anfragen überflutet wurde. Zu diesem Zeitpunkt arbeitete er allerdings noch “traditionell” – das heißt, mit Massen an Papierakten. In seinem Keller stapelten sich die Akten und allein zwei Mitarbeiter waren damit beschäftigt, den ganzen Tag nur Akten zu suchen. Zu viel auch für den Bürokopierer: 200.000 Ausdrucke im Monat sprengten das Gerät regelmäßig. Nicht verwunderlich, dass die Techniker ständig kamen, um Reparaturen vorzunehmen und Solmecke dazu rieten, “eine Kopierstraße” einzurichten. 

Doch dann hatte Christian Solmecke die zündende Idee. Er gründete seine eigene Kanzleisoftware, Legalvisio. Diese ermöglichte es ihm, den Papierbergen den Rücken zu kehren, seine Kanzlei zu digitalisieren und Prozesse zu automatisieren. Seine Mitarbeiter haben seitdem den perfekten Überblick über Termine und Abgabefristen. Außerdem können sie mit nur einem Klick auf alle wichtigen Akten zugreifen – und das von überall. Das sorgt für eine signifikante Erhöhung der Geschwindigkeit und Effizienz der Arbeit – und damit auch für mehr Profit. Für Christian Solmecke hatte das zur Konsequenz, dass er sich weitgehend aus dem Arbeitsalltag zurückziehen und auch von seinem Ferienhaus in Holland aus entspannt und dennoch hoch effizient arbeiten konnte. Solmecke führt damit eine der erfolgreichsten und digitalsten Kanzleien in Deutschland – und hat eine wichtige Botschaft an die Branche. 

Christian Solmecke bei uns im Interview!

Christian Solmecke, herzlich willkommen im GEWINNERmagazin. Sie sind erfolgreicher Anwalt und haben mithilfe von YouTube über Jahre hinweg eine riesige Kanzlei aufgebaut. Außerdem verbringen Sie viel Zeit in Holland, in ihrem Ferienhaus. Wie haben Sie es geschafft, eine so große Mannschaft aus dem Homeoffice aus zu führen? 

Angefangen hat alles, wie so oft im Leben, ganz klein, in einer Feld-Wald- und Wiesenkanzlei in meinem Heimatdorf Gevelsberg mit 40.000 Einwohnern. Dort habe ich alles gemacht: Vom Miet- über das Familien-, Erb oder IT-Recht. Damals startete ich einen Blog, über den ich recht schnell bekannt wurde. Das zeigte mir, dass eine Präsenz im Netz wichtig ist und vor allem effektiver als ein tolles Klingelschild, das nur die Laufkundschaft vor Ort anzieht. Und so startete ich mit meinen Erfahrungen im Marketing. 

Ich zog dann irgendwann nach Köln und erweiterte sukzessive mein Know-how im Marketing. Meine ehemalige Ausbilderin, Rafaela Wilde, eröffnete zu diesem Zeitpunkt eine eigene Kanzlei und machte mir das Angebot, bei ihr zu arbeiten. Das nahm ich gerne an und wurde dort Partner. Nebenbei vergrößerte ich aber auch meine Marketingaktivitäten immer weiter. Damals war ich allerdings alleine tätig und baute mir alles mühsam auf. Das waren lange Nächte – aber, wer etwas mit Leidenschaft macht, nimmt das gerne auf sich. Tagsüber machte ich also Verträge oder war bei Gericht, nachts bastelte ich am Marketing. Das war über viele Jahre die gängige Marschroute bei mir. Dann stellte ich meine ersten Mitarbeiter ein und das gab mir die Möglichkeit, einen Unterbau aufzubauen. Meiner Meinung nach ist alles eine Frage des richtigen Zeitmanagements.

Christian Solmecke

Christian Solmecke ist erfahrener Rechtsanwalt und Gesellschafter bei WILDE BEUGER SOLMECKE. Aber er ist ebenso Buchautor und passionierter Marketer mit immensem Erfahrungsschatz.

Zu einem optimalen Zeitmanagement gehört die richtige Arbeitsweise

Wie sieht effizientes Zeitmanagement Ihrer Meinung nach aus und wie beeinflusst es Ihr berufliches Leben?

Ich lese unglaublich gerne und optimiere mich ständig selbst. Um einmal zwei Bücher zu nennen, die mich inspiriert haben: “Simplify your Life” von Werner Tiki Küstenmacher mit Lothar Seiwert oder “Wenn du es eilig hast, gehe langsam” von Lothar Seiwert. Letzteres ist ein Klassiker des Zeitmanagements. Beim Lesen fiel mir auf, dass es eines der zentralen Konzepte des Zeitmanagements ist, dass ich Verantwortung abgeben und delegieren können muss. Und das Erste, das ich tatsächlich zu großen Teilen delegiert habe, auch durch das Einstellen neuer Anwälte, war die Sachbearbeitung. Zwar bin ich bei jedem Mandat und dem Erstgespräch präsent, aber nicht mehr bei der Erstellung und Entwicklung der Verträge. Ich bin nur noch bei der Endabnahme dabei. Gleiches gilt für Gerichtstermine. Dort habe ich vor der Perfektionierung meines Zeitmanagements Stunden verbracht. Auch das konnte ich gut lösen und mir so mehr Zeit für das Marketing nehmen. 

Zu einem optimalen Zeitmanagement gehört aber auch die richtige Arbeitsweise. Ich arbeite, so bezeichne ich es gerne selbst, ad hoc. Das heißt, ich erledige fast jede Arbeit, die reinkommt, noch an dem Tag selbst. Wenn ich abends ins Bett gehe, ist mein E-Mail-Fach leer. Außerdem möchte ich meinen Kopf immer frei haben. Das gelingt mir, indem ich die neuen Techniken nutze, zum Beispiel meine Apple Watch. Ich muss Siri nur den Befehl geben, mich in drei Stunden an meine To-dos zu erinnern, habe in der Zwischenzeit aber den Kopf frei. 

Ein weiterer Tipp, der mir persönlich geholfen hat, mich vom Stress des Arbeitsalltags weitestgehend zu befreien, ist es, Routinen zu entdecken. Daraus lassen sich Systeme bauen, die auch ein Mitarbeiter erledigen kann.

Christian Solmecke

Christian Solmeckes YouTube-Kanal hat stolze 622.000 Abonnenten. Und dort gibt er wertvolle Ratschläge.

Der Arbeitsalltag von Christian Solmecke

Sie sind Chef von knapp unter 100 Angestellten. Klingt erstmal stressig. Wie sieht Ihr Arbeitsalltag aus und wie haben Sie die Zeit während des Corona-Lockdown erlebt?

Ich habe mich mittlerweile im Arbeitsalltag weitestgehend überflüssig gemacht und bin nur noch der Ideengeber. Deshalb konnte ich während des Lockdown auch ganz entspannt aus Holland arbeiten. Teilweise habe ich meine Videokonferenzen aus dem Liegestuhl am Strand geführt. Da hatte ich meinen Kopf total frei und die Erfahrung zeigte mir, dass es sehr wohl auch ginge, immer von Holland aus zu arbeiten.

„Ich habe mich im Arbeitsalltag mittlerweile weitestgehend überflüssig gemacht und bin nur noch der Ideengeber.“

Ich habe sogar die Idee, in Holland ein Haus zu mieten, von wo aus jeder meiner Mitarbeiter, wenn er mal Lust hat oder den Kopf frei bekommen will, arbeiten kann. Es macht ja eigentlich keinen Unterschied, ob wir hier die Büroräume angemietet haben oder woanders, nur mit dem Unterschied für den Mitarbeiter, dass er mal raus kommt. Das steigert die Motivation ungemein. Was für mich gut klappt, gilt auch für meine Beschäftigten.

Vom Papier zum digitalen System

Ein wichtiger Baustein für solche Überlegungen ist ja eine entsprechend fortgeschrittene Digitalisierung in der Kanzlei. Sie setzen auch eine eigene Software ein – wie kam es dazu?

Das begann bereits vor neun Jahren. Wir hatten im Marketing unwahrscheinliche Erfolge. Allerdings hatten wir einen wichtigen Prozess nicht bedacht: Die Abarbeitung. Es ist eine Sache, Aufträge zu gewinnen, eine andere, sie zu bearbeiten. In der Anfangszeit habe ich zunächst sehr viele Mitarbeiter eingestellt, in der Hoffnung, das sei die Lösung. War es aber nicht, bis ich irgendwann das Kernproblem erkannt habe: Wir hatten kein digitales System, sondern alles auf Papier. Außerdem waren unsere Prozesse kompliziert und nicht automatisiert. Ich gebe mal ein kleines Beispiel, an dem das Problem noch deutlicher wird. 

Ich habe 70.000 Mandanten, von denen ungefähr 70 Prozent in Raten zahlen, also ungefähr 49.000 Ratenzahler, die im Schnitt zwölf Raten begleichen, was ungefähr 600.000 Buchungen macht. Es wird aber nicht immer jede Rate perfekt gezahlt. Wir haben uns also gesagt: Wir brauchen ein Computersystem, das automatisch versteht, ob eine Rate gezahlt wurde und automatisch daran erinnert, dass eine Rate noch bezahlt werden muss. Damit hat eigentlich alles begonnen. Wir haben verstanden, dass große Teile des anwaltlichen Arbeitens sich vereinfachen und automatisieren lassen. Deshalb haben wir vor neun Jahren einen eigenen Entwickler eingestellt, der die bestehende Anwaltssoftware immer weiter entwickelt hat. Das Einzige, was uns dann noch fehlte, war ein gutes Buchhaltungssystem. 

„Ich habe im Lockdown ganz entspannt aus Holland gearbeitet und habe sogar die Idee, dort ein Haus zu mieten, von wo aus jeder meiner Mitarbeiter arbeiten könnte, wenn er mal Lust hat und den Kopf frei bekommen will.“

Legalvisio – eine Software, die Digitalisierung vorantreibt

Und das System kam dann?

Ich sah dann einen Vortrag von Jörg Haas, ein sehr erfolgreicher Cloudsoftware-Unternehmer aus Bonn und dachte mir, wenn wir uns mit ihm zusammentun, wäre es die perfekte Kombination. Wir hatten sieben Jahre lang eine Software für die eigene Kanzlei entwickelt und er hatte an Branchenlösungen für die Märkte gearbeitet. Ich habe ihm einfach eine Facebook-Nachricht geschrieben, um nach einer Kooperation zu fragen.

Schließlich hatten wir die erste deutschlandweite cloudbasierte Kanzleisoftware für Anwälte entwickelt. Und bereits zwei Stunden später hatte ich die Zusage und drei Monate danach, das war vor ungefähr einem Jahr, haben wir unsere gemeinsame Firma, die Legalvisio GmbH, gegründet. Zusammen perfektionieren wir die Software, Legalvisio, immer weiter.

„Mit Legalvisio haben Anwälte ihre ganze Kanzlei auf dem Smartphone!“

Worin unterstützt Ihre Software Anwälte?

Wer mit unserem System arbeitet – und das machen mittlerweile schon über 40 Kanzleien in so kurzer Zeit – kann viele Teile seines Geschäftes automatisieren, vereinfachen und die Geschwindigkeit signifikant erhöhen. Vor allem aber können unsere Kunden ortsunabhängig arbeiten. Die gesamte Anwaltskanzlei ist auf ihrem Smartphone. Und dazu benötigen sie nichts, nicht mal eine App. Sie müssen einzig auf unsere Webseite gehen und können von dort aus starten. Das kann keine zweite Software am Markt. 

Das kann die Software von Christian Solmecke

Klingt komfortabel. Bringt die Software denn auch einen direkten monetären Gewinn?

Unsere Software beinhaltet ein Feature mit dem Namen “Unlukrative Akten”. Das zeigt mir an, was mein Stundenlohn pro Akte ist. Anwälte haben drei Abrechnungssysteme: Pauschal, nach Rechtsanwaltsvergütungsgesetz und nach Stundensatz. Immer, wenn ich nach den ersten beiden Methoden abrechne, können Fehler in der Kostenschätzung entstehen. Unser Feature zeigt sofort an, wie hoch die Stundensätze sind. Gegebenenfalls kann ich dann noch mal mit dem Kunden sprechen und die Kosten anders kalkulieren.

Ein weiteres Feature ist ein roter Warnknopf, wenn ein Kunde noch nicht gezahlt hat. In solchen Fällen können die Anwälte erstmal nach ihrem Geld fragen, bevor sie mit dem Kunden schon über den Fall sprechen und Geld verlieren. 

Außerdem bieten wir ein umfangreiches Time-Sheet-Modul. Das heißt, auch wenn wir pauschal abrechnen, müssen meine Anwälte Time Sheets eintragen und so sehe ich, wie viel Geld gerade jeder für sich abrechnet und wie viel Geld reinkommt. Zudem führen wir monatliche Feedback-Gespräche, in denen wir gemeinsam besprechen, wie viel der Einzelne abgerechnet hat. So kann ich den Erfolg der Anwälte tracken. Natürlich weiß ich, dass es nicht nur um Geld geht. Ich notiere sehr wohl auch, wer sich wie und wo einbringt. Manche leisten vielleicht hervorragende Akquisetätigkeiten, andere organisieren das Sommerfest oder engagieren sich in Arbeitsgruppen. 

Anwaltskanzleien müssen in Zukunft digitaler werden. Situationen wie die Corona-Krise können sie nur meistern, wenn sie digital optimal aufgestellt sind.

Legalvisio unterstützt alle Anwälte

An welche Anwälte richtet sich Ihr System? 

Die Software richtet sich an alle Anwälte. Da wir in der Cloud liegen, können wir komplett hoch skalieren. Das beste Beispiel bin ich. Ich arbeite aktuell mit 80 Mitarbeitern. Die durchschnittliche Kanzlei, die unsere Software bucht, arbeitet mit zwischen einem und zehn Anwälten. Oft handelt es sich auch um junge Anwälte, die noch kein System besitzen. Dabei liegt der große Vorteil bei uns in der monatlichen Kündigungsfrist. Das interessiert vor allem jüngere Leute, die einfach mal starten und testen wollen, ob wir ihre Bedürfnisse erfüllen. Weil uns die jungen Kanzleien am Herzen liegen, unterstützen wir sie auch gerne mit Rabatten. 

Ansonsten nutzen gerne Wirtschaftskanzleien unser System. Sie arbeiten oft noch mit Word, Excel und Outlook. Sie sind geradezu von unserer Software geflasht, besonders, wenn sie sehen, dass sie bei uns Poststücke, E-Mails oder Faxe aus einer Webseite erzeugen und auch versenden können – mit Briefpost und eingescannter Unterschrift. Das ist ehrlich gesagt eine Funktion, die keiner unserer Mitbewerber anbietet. Bei der Konkurrenz müssen Interessenten, wenn sie eine E-Mail in das Archiv überführen möchten, diese zunächst als PDF konvertieren. Bei uns schicken sie einfach eine E-Mail ans System und das erledigt alles. All das sind innovative Features, die das Leben unserer Kunden sehr viel leichter machen.

Mangelhafte Digitalisierung in vielen Anwaltskanzleien

Sie greifen auf zahlreiche Erfahrungen zurück und kennen natürlich eine Menge anderer Anwaltskanzleien. Wie sieht es mit dem Thema Digitalisierung in der Branche generell aus? 

Leider ist die breite Masse der Anwälte noch erstaunlich undigital, was das Bearbeiten der Akten betrifft. Aber langsam findet ein Umdenken statt und das muss es auch. Marketing wird für Anwälte immer wichtiger. Sie sind auf allen Google-Adwords-Plattformen, bei Facebook und Co. vertreten. Allerdings gibt es noch keine ordentliche Digitalisierung bei der Bearbeitung der Akten. Da sind die Anwälte noch auf einem extrem alten Stand. Ich sehe riesiges Potenzial bei der smarten Dokumentengenerierung. Zwar gibt es schon einige Tools am Markt, aber die Durchsetzung ist gering. Das liegt wohl auch daran, dass die Tools nur fragmenthaft entstanden sind. Da gibt es ein Tool, mit dem ich Arbeitsverträge zusammenklicken kann, ein anderes, das mir für Verkehrsrecht hilft. 

„Die breite Masse der Anwälte ist noch erstaunlich undigital, was das Bearbeiten der Akten betrifft. Aber langsam findet ein Umdenken statt.“

Die großen Player müssten einfach Plattformen schaffen, bei denen ich mich bei allen Tools bedienen kann. Diese Vision verfolgen wir. Wir wollen so etwas wie der Apple-App-Store für Anwälte werden. Dazu möchten wir eine Kernsoftware bieten, an die alles andocken kann. Tools, die nicht wir programmiert haben, sondern andere, die aber mit den Stammdaten zusammenarbeiten, die bei uns erfasst werden.

Christian Solmecke ist immer up to date

Sie gehen bei vielen Themen als Pionier nach vorne. Ob digitales Marketing oder YouTube, Sie sind immer up to date und engagiert. Gibt es mittlerweile Kollegen oder andere Kanzleien, die Sie als Anwalts-Unternehmensberater engagieren wollen? Haben Sie auch Pläne in diese Richtung?

Was ich bereits mache, sind Vorträge, die ich zu bestimmten Themen halte, unter anderem auf dem Deutschen Anwaltstag oder beim Anwaltszukunftskongress. Als Speaker bin ich dabei vorwiegend auf dem Themengebiet Onlinemarketing unterwegs. Interessanterweise war die Nachfrage bezüglich digitaler Abarbeitung noch gar nicht so groß. Vielleicht sehen mich zu viele als Mitbewerber an. 

Ansonsten habe ich gemeinsam mit Petra Arends-Paltzer und Robin Schmitt das Buch Legal Tech – Die digitale Transformation in der Anwaltskanzlei geschrieben. Das ist auch sehr gut angekommen und wurde von über 1.000 Personen gekauft. An Interesse mangelt es nicht. Aber der Druck im Land ist einfach noch nicht hoch genug, zu digitalisieren. Der muss aber kommen, weil wir durch Corona sehen, dass viele Dinge nur funktionieren, wenn man digital optimal aufgestellt ist. Und ich persönlich merke, dass der Druck auch aus der Belegschaft kommt. Sie wollen nicht mehr jeden Tag in die Kanzlei kommen. Bei uns ist es so, dass sie vor Corona ein bis zwei Tage Homeoffice hatten. Nach Corona sagen wir: “Kommt doch bitte ein bis zwei Tage pro Woche ins Büro”. Die Situation hat sich also komplett umgekehrt.

In seiner Anwaltskanzlei werden wir Solmecke wohl noch lange finden. Legalvisio und WBS bilden eine Symbiose. Womit er uns sonst noch überrascht, das bleibt aber offen.

Diese Pläne hat Christian Solmecke für die Zukunft

Wenn jemand zu Ihnen käme, der Sie als Berater engagieren möchte, würden Sie das tun? 

Absolut. Es interessiert mich natürlich auch, im Rahmen der Digitalisierung mit anderen zusammenzuarbeiten. Mein Jurastudium habe ich mir als Journalist verdient, jetzt bin ich erfolgreicher Anwalt, vielleicht werde ich irgendwann Digitalberater für Anwälte. Why not? Man kann immer mehrere Jobs im Leben gehabt haben. 

Christian Solmecke, wenn Sie an die Zukunft denken: Sie haben sich bei WBS ja sowieso fast überflüssig gemacht. Möchten Sie sich ganz aus der Kanzlei ziehen und nur mit Legalvisio durchstarten? Was sind Ihre Pläne?

Tatsächlich betrachte ich meine Tätigkeiten immer ganzheitlich. Die Impulse für Legalvisio kommen nur aus der Kanzlei heraus. Ich glaube deshalb, dass die Symbiose aus Legalvisio und meiner Kanzlei noch lange Jahre besteht. Zumal ich zunächst immer alle Releases in meiner Kanzlei auf Herz und Nieren teste, bevor ich sie fest integriere und anderen präsentiere. Außerdem ist meine Kanzlei sozusagen mein Baby. Das möchte ich natürlich nicht loslassen. 

„Auch in Zukunft werde ich nie locker lassen, neue Marketingmöglichkeiten zu entdecken!“

Ich könnte mir vorstellen, dass sich die Arbeitswelten ändern und habe dazu ein Zukunftsbild mit meinen Mitarbeitern entworfen. Sie sollen ihr eigenes Wohlbefinden in die Hand nehmen. Dazu haben wir verschiedene Arbeitsgruppen entworfen, darunter eine für Weiterbildungen. Zukünftig wird diese Gruppe die Entscheidung selbst treffen, ob ein Mitarbeiter eine Weiterbildung machen darf oder nicht. Das Ziel ist es also, die Verantwortung stückweise an meine Beschäftigten abzugeben. Ich selbst werde nie locker lassen, neue Marketingmöglichkeiten zu finden. Und Legalvisio entwickle ich natürlich auch stetig weiter.

Anne Kläs

Anne Kläs hat einen Master of Education in Französisch und Religion, ist Expertin für hochwertigen Content und beim Gewinnermagazin für das Führen von Unternehmer-Interviews verantwortlich.

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