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Virtuelle Assistenz
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Ratgeber

Wie Unternehmer und Selbstständige von einer virtuellen Assistenz profitieren

Wer einen Teil seiner Aufgaben delegiert, gewinnt wertvolle Zeit. Ob Unternehmer oder Selbstständige – im alltäglichen Geschäftsleben gibt es eine Fülle an Aufgaben, die auch eine fachkundige Assistenz erledigen kann. Mit der richtigen Unterstützung bleibt der Fokus auf dem Kerngeschäft, während der Arbeitskomfort und die Lebensqualität steigen.

Warum Zeit im privaten und beruflichen Kontext die wertvollste Ressource ist und wie eine virtuelle Assistenz diese Ressource optimieren und so zu mehr Erfolg führen kann, klärt dieser Beitrag.

Eine virtuellen Assistenz verschafft dem Unternehmer mehr Zeit

Laut dem erfolgreichen Investor und Unternehmer Warren Buffett besteht der Unterschied zwischen erfolgreichen und sehr erfolgreichen Menschen darin, dass sehr erfolgreiche Menschen zu fast allem Nein sagen. Zeit ist nämlich die wertvollste Ressource, die ein Mensch besitzt. Für Unternehmer und Selbstständige bedeutet das, die richtigen Entscheidungen zu treffen und die Ressource Zeit klug einzusetzen. Dauerhaft alles alleine erledigen, ist nicht der Schlüssel zum Erfolg, sondern zum Scheitern. Zeitaufwendige Aufgaben outsourcen, dafür ist eine virtuelle Assistenz da. Personen, die diesen Beruf ausüben, arbeiten meistens auf freiberuflicher Basis und sind Experten auf ihrem Gebiet.

Auftraggeber profitieren auf mehrfache Weise von der Dienstleistung einer virtuellen Assistenz. Zum einen bleiben sie flexibel, indem sie nur einzelne Tätigkeitsfelder ausgliedern und diese bei Bedarf von Monat zu Monat anpassen. Ein weiterer Vorteil sind die Kosten. Für eine virtuelle Assistenz auf freiberuflicher Basis fallen keine Lohnnebenkosten sowie Krankheits- und Urlaubsansprüche an. Dasselbe gilt für die Kosten für den Arbeitsplatz. Darüber hinaus haben Unternehmer oder Selbstständige mit dem Einsatz einer virtuellen Assistenz die Möglichkeit, stressreiche und ungeliebte Aufgaben abzugeben. Stattdessen bleibt der Fokus bei den Kernkompetenzen, was dem Wachstum des Geschäfts zugutekommt.

Welche Aufgaben übernimmt eine virtuelle Assistenz?

Wie viele andere Trends kommt der Begriff virtual assistant (kurz: VA) aus den Vereinigten Staaten von Amerika. Dort gehört das Delegieren von Aufgaben an externe Freelancer zum alltäglichen Business. Die Zusammenarbeit erfolgt online. Virtuelle Assistenten arbeiten weltweit in unterschiedlichen Zeitzonen. Auf diese Weise erledigen diese Aufgaben bei Bedarf „über Nacht“, während das Unternehmen geschlossen ist.

Je nach Spezialisierung übernimmt eine virtuelle Assistenz Tätigkeiten wie:

  • Allgemeine Büro- und Sekretariatstätigkeiten
  • Recherchen
  • Anrufdienste
  • Datenpflege
  • Erstellung von Präsentationen
  • E-Mail-Marketing
  • Planung von Terminen, Events und Reisen
  • Buchhaltung
  • Steueraufgaben
  • Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
  • Übersetzungsarbeiten
  • Erstellung und Pflege von Webseiten
  • Grafikdesign
  • Social Media usw.

Mit einer virtuellen Assistenz zusammenarbeiten

Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit benötigen Unternehmer und Selbstständige zuerst eine Übersicht darüber, welche Aufgaben sie gerne selbst erledigen und welche nicht. Wer seine Stärken und Schwächen kennt, hat es leichter, Aufgaben zu delegieren. Bei diesem ersten Schritt der Orientierung helfen Fragen wie:

  • Was kann ich wirklich gut?
  • Was kann ich nicht so gut?
  • Was tue ich am liebsten?
  • Was nervt und stresst mich am meisten?
  • Was ist notwendig, um mein Geschäft voranzubringen?
  • Was würde ich tun, wenn ich mehr Zeit zur Verfügung hätte?

Wer bei dieser Fragerunde ehrlich bleibt, findet schnell heraus, welche Aufgaben sich am besten für eine virtuelle Assistenz eignen.

Im nächsten Schritt gilt es, einen ungefähren Zeitplan für die Aufgaben zu erstellen. Auf diese Weise definieren Unternehmer oder Selbstständige den Zeitbedarf für die virtuelle Assistenz. Die Festlegung des Budgets steht ebenfalls an.

Für eine gute Zusammenarbeit ist es von großer Bedeutung, bestimmte Fehler zu vermeiden. Hierzu zählt beispielsweise die Voraussetzung von Hintergrundwissen. Eine virtuelle Assistenz braucht etwas Zeit, um sich einzuarbeiten. Hierzu benötigt diese den nötigen Background. Wer Informationen zurückhält oder die virtuelle Assistenz nur bedingt mit einbezieht, bekommt nicht das gewünschte Ergebnis. Es lohnt sich zu Beginn etwas Zeit in die Zusammenarbeit zu investieren, insbesondere im Hinblick auf die gegenseitige Kommunikation. Eine faire Bezahlung ist ebenfalls wichtig sowie der Respekt vor Pausen- und Urlaubszeiten.

Eine virtuelle Assistenz finden

Wer sich entschieden hat, eine virtuelle Assistenz zu engagieren, hat mehrere Möglichkeiten. Die Schaltung einer Stellenbeschreibung auf unterschiedlichen Kanälen, die Nutzung von diversen Plattformen, auf denen Freiberufler ihre Dienste anbieten, die Schaltung von Anzeigen in Facebook-, Xing- oder LinkedIn-Gruppen sowie die Beauftragung von Vermittlungsagenturen stehen zur Wahl. Sind passende Kandidaten vorhanden, steht noch das Bewerbungsinterview an. Ein freundlicher Dialog hilft dabei herauszufinden, ob die Chemie stimmt und ob der Kandidat über die notwendigen Fähigkeiten verfügt. Ist das der Fall, steht einer erfolgreichen Zusammenarbeit nichts mehr im Weg.

Samuel Altersberger ist Redakteur beim GewinnerMagazin. Vor seiner Arbeit beim DCF Verlag war er bereits sechs Jahre als freier Autor tätig und hat während dieser Zeit auch in der Marketing Branche gearbeitet.

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