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Die besten Workflow Tools im Vergleich
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Ratgeber

Die besten Workflow Tools im Vergleich

Ein Projekt möglichst reibungslos durchzuführen – darum geht es im Projektmanagement. Doch wie können Projektmanager Komplikationen im Projektverlauf vermeiden? Das Geheimnis einer erfolgreichen Projektplanung besteht darin, den gesamten Prozess möglichst transparent zu halten und den Überblick über alle Aufgaben zu behalten.

Mit dem geeigneten Workflow Tool ist das ganz einfach. Im Folgenden stellen wir daher ausgezeichnete Workflow Tools vor, die sich nahtlos in Projekte aller Art integrieren lassen.

Definition: Was sind Workflow Tools?

Workflow Management Tools, kurz Workflow Tools, unterteilt ein Projekt in eine Reihe von Prozessen, die in einer sinnvollen Reihenfolge bearbeitet werden müssen, um das gewünschte Projektergebnis zu erreichen. Dabei kann es sich um Kommunikations-, Produktions- oder Dokumentationsprozesse handeln. In Workflow Tools werden die Prozesse in einem übergreifenden System organisiert, welches dem Anwender jederzeit einen Überblick über den Projektfortschritt liefert. Moderne Workflow Tools zeichnen sich durch eine hohe Flexibilität aus und passen sich daher optimal an die Anforderungen des jeweiligen Projekts an.

Die Vorteile von Workflow Tools

Workflow Tools bieten Hilfestellung, wenn es darum geht, eine festgelegte Folge von Arbeitsschritten zu durchlaufen, um bestimmte Ergebnisse zu erreichen. Bei richtiger Verwendung sparen Workflow-Management-Systeme dem Anwender viel Zeit und Geld und erhöhen die Effizienz des Teams.

Doch was müssen gute Workflow Tools können? Dies sind die wichtigen Vorteile, die die Verwendung eines entsprechenden Tools mit sich bringt:

  • Sicherstellen der Arbeitsabläufe (Qualität), zum Beispiel durch Verwendung von Vorlagen
  • Optimierung der Arbeitsabläufe (Effizienz), zum Beispiel durch Vorgaben und das Festlegen von Arbeitsschritten
  • Erhöhung der Transparenz, zum Beispiel durch klare Abläufe
  • Verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit durch einfacheren Zugang zu Informationen
  • Aktuelle Statusinformationen und bessere Entscheidungen durch kontinuierliches Monitoring
Filestage

Die Workflow-Management-Plattform Filestage ermöglicht Nutzern, gemeinsam an digitalen Inhalten zu arbeiten und Feedback zu geben. Um Filestage zu nutzen, ist weder eine Installation noch eine Registrierung nötig. Inhalte können online freigegeben, kommentiert oder mit visuellem Feedback versehen werden. Das Workflow Tool erstellt automatisch Protokolle aller Versionen und lässt sich von sämtlichen Endgeräten aus nutzen.

Accelo

Accelo ermöglicht Arbeitsteams, ihre Projekte zentral zu verwalten und nachzuverfolgen. Die Teammitglieder haben sogar die Möglichkeit, viele andere Plattformen wie Microsoft Office, Quickbooks oder PayPal zu integrieren. Mit dem cloudbasierten Tool kann man darüber hinaus E-Mails und Kalender synchronisieren, Arbeitsstunden erfassen und Angebote in Projekte verwandeln.

Asana

Bei der Plattform Asana handelt es sich um ein Arbeitsmanagement- und Workflow-System. Mit Asana können Teams Projekte, Ziele und Aufgabenpakete digital sichtbar machen und verfolgen. Das Tool zeigt an, mit welchen Arbeiten die einzelnen Teammitglieder gerade beschäftigt sind, wann die jeweiligen Arbeitspakete abgeliefert werden müssen und was Teilziele und übergeordnete Projektziele sind. Mit der praktischen Timeline-Funktion hat das gesamte Team Zugriff auf eine Übersicht, die den Projektstatus und den definierten Weg zum Projektziel aufzeigt. Asana liefert Projektmanagern hervorragende Optionen, um Projekte nach ihren eigenen Vorstellungen zu organisieren und Aufgaben zu priorisieren.

Avaza

Die Projektmanagement-Lösung Avaza dient der gemeinsamen Arbeit an Projekten und Aufgaben. Aufgabenpakete lassen sich unkompliziert abbilden und detailliert beschreiben und zuordnen. In der Aufgabenbeschreibung können zum Beispiel das Fälligkeitsdatum, der aktuelle Status und der Bearbeiter genannt werden.

Avaza zeichnet sich vor allem durch eine Reihe verschiedener Ansichten aus. So können in dem Tool beispielsweise Kanban-Boards und Gantt-Diagramme aufgerufen werden. Benutzer können außerdem Listen erstellen, die den Projektfortschritt über Prozentangaben sichtbar machen. Zudem lassen sich problemlos Dateien aus Google-Drive und Dropbox integrieren.

Workfront

Das nächste Workflow Tool ist Workfront. Es bietet die Möglichkeit, die Geschäftsfunktionen einer Vielzahl von Branchen abzubilden. Dazu zählen Marketing, IT, Produktentwicklung, Beratungsunternehmen und Professional Services.

Mit Workfront können Nutzer abteilungs- und teamübergreifend an Projekten arbeiten. Im Tool können sie die eingespeisten Inhalte zentral verwalten und bei Bedarf aktualisieren und verfeinern. Auch die Aufgabenpriorisierung und das Generieren von Echtzeitberichten ist mit Workfront kein Problem.

Bpm’online

Eine weitere sehr dynamische Plattform ist Bpm’online. Die Workflow-Lösung erlaubt es dem Anwender, nicht nur Projekte, sondern sämtliche Arbeiten – etwa Vertrieb und Buchhaltung – zu verwalten. Eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit in Echtzeit ist dabei problemlos möglich, sodass alle Teammitglieder schnell auf Änderungen reagieren können.

inMotionNow

Die Workflow-Management-Software inMotionNow ermöglicht das unkomplizierte und nahtlose Abbilden von Prozessen. Neben einem durchdachten Aufgaben- und Zeitmanagement profitieren die Nutzer dieses Workflow Tools von Funktionen wie Berichten und Analysen sowie Abstimmungs- und Feedbacktools. InMotionNow lässt sich problemlos in bestehende Anwendungen wie Google Drive, Dropbox, ShareFile integrieren.

Fazit

Häufig stellen sich Unternehmer und Projektmanager die Frage, wie Workflows am besten unterstützt werden können. In der Praxis fällt auf, dass manuelle Dokumentationen meist nicht ausreichen und mindestens Beschreibungen von Arbeitsabläufen und der geregelte Zugang zu Informationen nötig ist. In vielen Fällen ist die Verwendung eines Workflow-Management-Systems sinnvoll. Geeignete Workflow Tools steigern nicht nur die Qualität und Effizienz der Teamarbeit, sondern steigern außerdem die Transparenz, verbessern die Kommunikation und reduzieren die Fehlerhäufigkeit. Außerdem sorgen gute Management-Systeme dafür, dass die vorab definierten Arbeitsabläufe eingehalten werden.

Ana Karen Jimenez ist Redakteurin beim Deutschen Coaching Fachverlag und hat ihren Bachelor in Literaturwissenschaften und Spanisch an der Eberhard Karls Universität Tübingen abgeschlossen. Sie ist in den Magazinen für lesenswerte Ratgeber und vielfältige Kundentexte verantwortlich.

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