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Ratgeber

Bye Bye E-Mails: Das sind die besten Messenger für dein Unternehmen

Qualitative Kommunikation im Unternehmen findet lange nicht mehr via E-Mail, sondern via Instant-Messenger statt. Wir haben einige Instant-Messenger, ihre Features und ihre Vor- und Nachteile im Überblick.

Um eine unkomplizierte Kommunikation innerhalb des Unternehmens zu gewährleisten, greifen viele Unternehmer auf Instant-Messenger zurück. Diese basieren auf Softwares, die eine Kommunikation online und in Echtzeit ermöglichen. Sie sollen die internen Kommunikationsflüsse vereinfachen und im Vergleich zur E-Mail weitere Features besitzen.

Was sind die Kern-Features?

Ein guter Instant-Messenger verfügt über ein einfaches und strukturiertes Menü, damit er schnell und effizient zur Kommunikation eingesetzt werden kann, ohne lange Einarbeitung. Die Kommunikation erfolgt über Chaträume, entweder als Einzel- oder Gruppenchat. Neben der schriftlichen Kommunikation wird sowohl die Audio- als auch die Videokommunikation angeboten. Damit auch größere Gruppen davon profitieren, können an einem Chat möglichst viele Personen teilnehmen.

Innerhalb des Chats können problemlos Dateien hochgeladen werden, Bildschirme mit allen geteilt werden und der Instant-Messenger lässt sich mit weiteren Applikationen, beispielsweise Google Drive, Twitch, Zoom und anderen, verknüpfen. Damit Gespräche und Informationen nicht verloren gehen, bieten die Messenger genügend Speicherplatz und damit verbunden eine optimierte Suchfunktion für Nachrichten. Um erste Schritte zu erleichtern, gibt es automatisierte Chatassistenten. Natürlich spielen auch der Preis und die Sicherheit als Features eine Rolle.

Messenger im Check

Die Auswahl an Instant-Messengern ist mittlerweile groß. Drei Dienste sollen im Folgenden vorgestellt werden.

  • Microsoft Teams
  • Slack
  • Discord

Das kann Microsoft Teams

Microsoft Teams bietet eine große Auswahl an Features: Telefonate, Online Vorlesungen, Sofortbesprechungen, Telefon- und Videokonferenzen. Dabei ist Microsoft der einzige Anbieter, bei dem bei Online- und Videokonferenzen bis zu 250 Personen anwesend sein können und bei Online-Events sogar bis zu 10.000. Was die Speicherkapazität betrifft, ist hervorzuheben, dass es keine Einschränkungen gibt, was das Speichern und das Suchen von Informationen über lange Zeiträume möglich macht.

Ein großer Nachteil von Microsoft Teams ist jedoch, dass es nur in Kombination mit einem Office 365 Abonnement erhältlich ist. Es besteht die Möglichkeit, als externe Person Teams beizutreten, wenn zuvor ein kostenloses Microsoft-Konto erstellt wurde. Allerdings ohne aktive Mitgestaltung der Konferenzen.

Der Marktführer_ Slack im Check

Slack ist vor allem für sein übersichtliches Menü bekannt und leicht erlernbar. In Slack können beliebig viele „Channels“ (Chatrooms) erstellt werden, in denen man in Gruppen oder direkt mit einzelnen Personen kommunizieren kann. Im Chatverlauf sorgen Threads neben dem Hauptchat für eine gute Organisation. Es besteht die Möglichkeit, Dateien hochzuladen und zu kommentieren. Zudem bietet Slack eine intelligente Suchfunktion von Nachrichten, Diskussionen oder Dateien. Hilfe erhält man bei Bedarf über den automatisierten „Slackbot“. Was die Integration von Tools in einen Messenger betrifft, steht Slack definitiv an oberster Stelle. Mit bis zu 2000 Apps kann der Messenger verknüpft werden.

Nachteilig ist, dass die kostenlose Version nur die letzten 10.000 Nachrichten speichert, ein Kontingent, das bei größeren Unternehmen schnell erreicht ist. Außerdem sind nur Einzelgespräche per Audio oder Video möglich. Dies ändert sich bei der kostenpflichtigen Version von 6,25 Euro im Monat, wobei auch hier nur bis zu 15 Mitglieder in einem Call kommunizieren können.

 

Die kleine Alternative: Das kann Discord

Discord wurde ursprünglich für Gamer entwickelt. In Discord kann man, wie in Slack und Teams, Chaträume für zwei oder mehrere Personen erstellen, Dateien hochladen, andere Tools integrieren, Bildschirme teilen und Videochats mit einer hochwertigen Audio-Qualität starten. Vor allem punktet der Messenger damit, dass die Software direkt im Browser genutzt werden kann. Das bedeutet konkret, dass Gäste via E-Mail zu Chats eingeladen werden können und auch ohne Installation beitreten können. Außerdem läuft das Programm problemlos auf Computer und Smartphone. Es ist kostenlos und finanziert sich über ein freiwilliges monatliches Abonnement von 4,99 Dollar, was Nutzern eine bessere Qualität von Screensharing, Animationen, Emojis und eine Erhöhung der Upload-Größen für Bilder liefert.

Wie Slack hat jedoch auch Discord den Nachteil, nur eine begrenzte Anzahl an Personen in Videochats aufnehmen zu können, 15 insgesamt. Während Slack und Microsoft außerdem Sicherheit und Datenschutzrichtlinien nach europäischem Recht, der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung), erfüllen, richtet sich Discord nach den Datenschutzrichtlinien der Vereinigten Staaten von Amerika. Folglich können persönliche Daten und Unternehmensdaten gespeichert und an Dritte weitergegeben werden.

Was kann WhatsApp Business?

Ein letzter Instant-Messenger sollte kurz erwähnt werden. Whatsapp Business. Als klassischer Messanger wie Teams, Slack oder Discord wird dieser zwar nicht genutzt. Nützlich ist Whatsapp-Business jedoch für Unternehmen, die darüber ihre Kundenkontakte pflegen. Features wie Begrüßungs- oder Abwesenheitsnachrichten oder Schnellantworten erleichtern die Kommunikation zwischen Kunde und Unternehmen.

Fazit

Generell lassen sich alle genannten Messenger schon kostenlos gut einsetzen. Wer doch Extra-Features, wie zum Beispiel erhöhter Speicherplatz, größere Dateien versenden, mehr Teilnehmer in Audio- und Videochats oder 24/7-Support benötigt, muss diese kostenpflichtig dazu buchen. Insgesamt sind alle drei Instant-Messenger hilfreich für die Online-Kommunikation im Unternehmen und erfüllen die wichtigsten Features.

Anne Kläs

Anne Kläs hat einen Master of Education in Französisch und Religion, ist Expertin für hochwertigen Content und beim Gewinnermagazin für das Führen von Unternehmer-Interviews verantwortlich.

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