So ordnest du deine digitalen Ordner optimal

Wer kennt das nicht: Alle Dokumente befinden sich online, aber die Suche nach einer bestimmten Datei dauert manchmal länger, als der Griff nach einem physischen Ordner. Eine Studie des Fraunhofer-Instituts hat herausgefunden, dass Menschen 13 Prozent ihrer täglichen Arbeitszeit mit der Suche nach Dokumenten verbringen. Arbeitseffizienz sieht anders aus. Um sich im Dschungel der digitalen Ordnersysteme nicht zu verlieren, braucht es daher eine gute Struktur.

Die Optimierung der Ordnerstruktur

Am besten ist es, wenn ihr gemeinsam eine neue Ordnung festlegt. Nur so könnt ihr die verschiedenen Bedürfnisse berücksichtigen und die Chance erhöhen, dass alle das System einhalten. Dabei sind drei Aspekte besonders wichtig für eine effektive Struktur: Auf einer Ebene dürfen nur so viele Ordner sein, wie ihr sie auf den ersten Blick erfassen könnt.

Mit drei Klicks muss außerdem jeder zur gewünschten Datei kommen. Und zuletzt: Die Ordner sind dann gut angelegt, wenn Fremde sich ohne Erklärungen zurechtfinden würden. Nehmt also ruhig einmal die Perspektive eines Außenstehenden ein oder lasst jemanden von außen darauf schauen.

Das Sieben-Ordner-System

Das Fachmagazin für Büroorganisation Sekretaria schlägt das sogenannte Sieben-Ordner-System vor. Das sieht wie folgt aus: Auf jeder Hierarchieebene gibt es höchstens sieben Ordner für die Dateien. Somit hat jeder Hauptordner maximal sieben Unterverzeichnisse und die wiederum sieben Unterordner.

Damit ihr schnell auf die benötigten Dokumente zugreifen könnt, sollte es nur über bis zu drei Ordnerebenen geben. Um es noch mal zusammenzufassen: Auf der ersten Ebene gibt es maximal sieben Ordner, auf der zweiten 49 (7 x 7) Unterverzeichnisse, auf der dritten 343 (49 x 7) Unterordner. Das ergibt eine Gesamtzahl von höchstens 399 Dateiordnern.

Die magische Zahl Sieben

Die Zahl Sieben ist deshalb wichtig, da unser Arbeitsgedächtnis nur maximal sieben Informationsblöcke zu einem Zeitpunkt aufnehmen kann. Sind es mehr als sieben, ist das Gehirn überlastet und braucht Zeit zur Orientierung.

Beispiel

Auf der ersten Ebene könnten folgende Ordner entstehen: 1. Grundlagen, 2. Geschäftsführung, 3. Finanzen, 4. Personalwesen, 5. Kunden, 6. Projekte 7. Marketing.

Der Ordner Marketing wäre somit auf der zweiten Ebene beispielsweise unterteilt in: 7.1 Marketingplanung, 7.2 Social Media, 7.3 Events, 7.4 Blog, 7.5 Homepage, 7.6 Pressearbeit, 7.7 Materialien.

Auf der letzten Ebene könnten die Unterordner zu 7.4 sein: 7.4.1 Texte, 7.4.2 Design, 7.4.3 Fotos, 7.4.4 Themen, 7.4.5 Kundenextras, 7.4.6 SEO, 7.4.7 Newsletter. Natürlich ist jede Ordnerstruktur vollkommen individuell. Wenn ihr auf der ersten Ebene einen oder einige Ordner mehr benötigt, ist das kein Problem. Achtet aber darauf, nicht doppelt so viele anzulegen.

Davon solltet ihr absehen

Wenn ihr gemeinsam überlegt habt, wie ihr die Ordner anlegen und die Dateien auf die Ebenen verteilen könntet, gibt es einige wichtige Regeln zu beachten:

• Einzelne Dateien: Sie sollten niemals auf dem Desktop abgelegt werden. Das führt nur zu Unübersichtlichkeit. Besser ist es, Dokumente sofort in die Ordner einzufügen.
• Dateinamen: Wählt keine nichtssagenden und allgemeinen Namen wie Sonstiges, Allgemeines, Diverses.
• Doppelte Dateien: Braucht ihr Dateien doppelt, solltet ihr dazu Verknüpfungen nutzen.
• Verschiedene Versionen einer Datei: Anstatt alte Versionen in einem Ordner mit der aktuellsten Version zu lassen, legt lieber einen Archivordner an.
• Ausnahmen: Im Personalwesen ist es sinnvoller, die Ordnerstruktur an die Zahl der Mitarbeiter anzupassen. Anstelle der Unterverzeichnisse bieten sich Dokumente nach alphabetisch aufgelisteten Dateinamen an.