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Interviews

Kanzleibooster GmbH: Wie Steuerberater wieder durchatmen können

Michael Wohlfart, Bastian Schoder und Dominik Odermatt sind die Geschäftsführer der Kanzleibooster GmbH. Die Kanzleiberater stehen Steuerkanzleien zur Seite, die ihrem immensen Arbeitsvolumen wieder Herr werden und einen entspannten Mix aus Business und Privatleben schaffen möchten. Im Interview erklären die Experten, vor welchen Herausforderungen Steuerkanzleien konkret stehen, wie sie ihre Kunden von zu viel Arbeit befreien und warum mehr Personal in den Kanzleien dabei nicht das Allheilmittel ist.

Steuerberater haben nicht nur einen höchst anspruchsvollen Beruf gelernt, auch im späteren Arbeitsalltag werden sie immer wieder vor große Herausforderungen gestellt. Unter anderem die mit der Corona-Pandemie verbundene Bürokratie sorgt in den Kanzleien für Mehrarbeit – Stress, Frust und Überstunden sind keine Seltenheit. Ihrem eigenen Anspruch, Mandanten auch proaktiv zu beraten, können Steuerfachleute häufig nicht mehr gerecht werden. Durch die hohe Arbeitsbelastung arbeiten sie teilweise 80 Stunden pro Woche. Darunter leidet das Privatleben: Partner und Kinder werden vernachlässigt, zwei Wochen Urlaub ohne einen Gedanken an die Arbeit sind unvorstellbar geworden. „Zwischen all der Arbeit merken Steuerberater gar nicht, wie das Leben an ihnen vorbeizieht“, berichten Michael Wohlfart, Bastian Schoder und Dominik Odermatt, Kanzleiberater aus SpeyerSie sind die Geschäftsführer von Kanzleibooster und haben sich darauf spezialisiert, Steuerkanzleien zeitlich zu entlasten und Stress zu reduzieren, indem neue Prozesse und Strukturen geschaffen und die Mandantenstruktur optimiert werden.

Michael Wohlfart, Bastian Schoder und Dominik Odermatt beraten momentan rund 140 Kanzleien im gesamten Bundesgebiet. Das schafft auch Synergieeffekte untereinander. Im Interview erzählen die Experten von Kanzleibooster unter anderem, warum sie ausschließlich digital agieren und warum das ein großer Vorteil im Vergleich zu Vor-Ort-Beratungen ist. 

Michael Wohlfart, Bastian Schoder und Dominik Odermatt von  Kanzleibooster bei uns im Interview!

Herzlich willkommen im GEWINNERmagazin, Michael Wohlfart, Bastian Schoder und Dominik Odermatt! Ihr seid eine Unternehmensberatung für Steuerkanzleien, die die Strukturen in den Kanzleien optimiert und die Kanzleileitung und deren Mitarbeiter zeitlich entlastet. An welchem Punkt stehen eure Kunden von Kanzleibooster in der Regel, wenn sie euch erstmals kontaktieren?

Michael Wohlfart: Viele Steuerberater kommen zu Kanzleibooster, weil sie völlig überlastet sind und Unterstützung benötigen. Sie arbeiten teilweise 80 Stunden pro Woche, die Arbeit wird immer mehr statt weniger und sie werden niemandem mehr gerecht – weder dem Mandanten noch der Familie und am wenigsten sich selbst. Viele sagen auch, dass sie „nur“ 50 Stunden arbeiten, was sie grundsätzlich in Ordnung finden, aber sie möchten ihre Zeitqualität verbessern und sich und ihre Kanzlei voranbringen.

Michael Wohlfart von der Kanzleibooster GmbH

Michael Wohlfart von Kanzleibooster zeigt Steuerberatern, wie sie ihre Kanzlei entspannt führen und zukunftssicher aufstellen.

Ist die Dienstleistung von Kanzleibooster ein einmaliges Projekt oder strebt ihr eine dauerhafte Kooperation mit den Kanzleien an? Wie viel Zeit sollten Kanzleien pro Woche aufbringen können für eure Zusammenarbeit?

Bastian Schoder: Initial dauert ein Projekt von Kanzleibooster zumeist drei bis sechs Monate. Einige unserer Kunden gehen anschließend in eine Jahresbetreuung über, um sich fortgeschritteneren strategischen Themen zu widmen. Das ist sinnvoll, da die Optimierung der eigenen Kanzlei ja ein dauerhaftes Thema und nie abgeschlossen ist. Unsere Kunden sollten pro Woche durchschnittlich zwei Stündchen investieren können. Das hört sich vielleicht nach viel Zeit an, die die Kanzleien eigentlich nicht haben – das ist uns bewusst. Aber wer sich die Zeit für die Optimierung nicht nimmt, schiebt das Thema von Quartal zu Quartal und die Situation wird immer schlimmer. Von nichts kommt eben nichts. Bei dem einen Kunden ist es mehr, bei dem anderen weniger Zeitbedarf. Wir berücksichtigen natürlich auch Faktoren wie Urlaub, Krankheit oder wenn zu Stoßzeiten besonders viel auf dem Schreibtisch liegt.

Kanzleibooster: An diesen Stellschrauben wird gedreht

Wie genau können sich Interessierte eine Zusammenarbeit mit Kanzleibooster vorstellen?

Dominik Odermatt: Unsere Zusammenarbeit mit den Kanzleien ist in der Regel auf sechs Monate ausgelegt und berücksichtigt schon ausreichend Pufferzeit. An erster Stelle steht dabei ein umfassendes Analysegespräch mit dem Kunden. Unser Team von Kanzleibooster stellt fest, ob es bereits schnell umzusetzende Maßnahmen gibt, die kein großes Projekt voraussetzen, aber schon wesentlich mehr Zeit schaffen. Dann legt der Kunde mit unserer Unterstützung fest, mit welcher Art von Mandant er künftig zusammenarbeiten möchte. Wir analysieren anhand der sogenannten ABC-Analyse ganz ausführlich den Mandantenstamm: Wer sind die guten, die durchschnittlichen und welche die schlechten Mandanten? Wir schauen uns auch die Honorare der Steuerberater an, bei denen es häufig noch Luft nach oben gibt. Viele sind zu niedrigpreisig unterwegs.

Im weiteren Prozess setzen wir dann Maßnahmen um, damit die Kanzleileitung unabhängiger agieren und mehr an die Mitarbeiter delegiert werden kann. Aus den Digitalisierungsthemen halten wir uns übrigens weitgehend raus. Es gibt viele Experten, die sich auf die Optimierung der Finanzbuchhaltung et cetera konzentrieren – wir sind mit  Kanzleibooster dagegen eher auf einer strategischen Ebene unterwegs.

Dominik Odermatt ist Mitgeschäftsführer der Kanzleibooster GmbH

Dominik Odermatt ist Mitgeschäftsführer von Kanzleibooster und hat mit seinem Team bereits über 140 Kanzleien dabei geholfen, den Stress in der Kanzlei zu reduzieren.

Was können wir uns unter den erwähnten „schlechten“ Mandanten vorstellen?

Michael Wohlfart: Etwa 20 Prozent sorgen für 80 Prozent des Ärgers in der Kanzlei. Bei denen zahlen die Steuerberater noch drauf, damit sie sie betreuen dürfen – sie haben also negative Deckungsbeiträge. Darüber haben sich die meisten Kanzleien noch nie Gedanken gemacht.

„Viele Kanzleien haben Mandanten, die in keiner Weise wirtschaftlich sind. Es sind immer wieder die gleichen Personen, die ständig anrufen, Zeit rauben und die Mitarbeiter in den Wahnsinn treiben.“

Wir helfen mit Kanzleibooster dann auch dabei, sich von diesen schlechten Mandanten zu trennen und begleiten unsere Kunden auch bei den Kündigungen, weil ihnen das häufig schwerfällt. Viele haben da eine Art Helfersyndrom. Gleichzeitig beugen wir vor, dass sie neue falsche Mandanten in die Kanzlei holen und versuchen stattdessen , höherpreisige Mandanten zu gewinnen. Manchmal ist da auch eine weitere Spezialisierung sinnvoll.

Mit diesen Ergebnissen können die Kunden rechnen

Welche Ergebnisse können eure Kunden durch diesen Rundumschlag erwarten?

Bastian Schoder: Da ist zunächst einmal die spürbare zeitliche Entlastung. Dazu gehört aber auch die Zeitqualität. Es geht nicht nur darum, wie viel man arbeitet, sondern auch, an welchen Aufgaben man sitzt. Erwarten können unsere Kunden eine schnelle Umsetzung. Das ist in den Kanzleien häufig ein Problem. Wir nehmen sie dahingehend mit Kanzleibooster an die Hand. Wir haben zum Beispiel eine Vielzahl an Vorlagen und müssen das Rad nicht jedes Mal neu erfinden, was unsere Arbeit sehr effizient macht. Ein angenehmer Nebeneffekt für die Kanzleien ist, dass durch die Optimierung meistens auch mehr Geld verdient wird. Was zudem nicht außen vor gelassen werden darf, ist der immense persönliche Sprung, den unsere Kunden machen.

Bastian Schoder von der Kanzleibooster GmbH

„Wir vereinen die Bereiche Unternehmensführung, Marketing und IT, was unser unternehmerisches Prozesswissen unschlagbar macht“, sagt Bastian Schoder von Kanzleibooster.

Ich finde es beeindruckend, wenn unsere Kunden stolz berichten, dass sie jetzt auch mal Mandanten-Anfragen ablehnen und verstanden haben, was ihre eigene Leistung wert ist. Die meisten verkaufen sich zu billig. Dieses Mindset-Thema ist immens: Sie haben mehr Zeit für ihre Familie, für ihre Kinder. Unserer Beobachtung nach haben wir bei Steuerberatern eine sehr hohe Trennungs- und Scheidungsquote, weil familiär viel schiefläuft. Sie sind permanent im Büro und wenn sie nach Hause kommen, sind sie zu kaputt, um sich noch mit der Familie zu beschäftigen. Das sind alles Dinge, die sich durch die Zusammenarbeit mit  Kanzleibooster  ins Positive verändern. 

Skepsis überwinden und auf die Expertise vertrauen

Das hört sich plausibel an. Gibt es dennoch Bedenken von potenziellen Kunden, die euch begegnen?

Dominik Odermatt: Einige Kanzleien haben schon negative Erfahrungen mit unseren Marktbegleitern gesammelt, die viel versprochen, aber wenig gehalten haben. Darunter haben wir hin und wieder zu leiden. Mitunter kommt es auch vor, dass sich alteingesessene Kanzleiinhaber fragen, wie ihnen die jungen Burschen von außerhalb etwas beibringen wollen. Gegebenenfalls könnte es noch ein Einwand sein, dass niemand von uns aus der Steuerberatungsbranche kommt. Einige Kunden denken außerdem am Anfang, dass eine rein digitale Kanzleiberatung nicht funktionieren kann. 

Wie kann eure Arbeit funktionieren, wenn ihr nur einen Einblick von außen habt und nicht vor Ort beratet?

Michael Wohlfart: Wenn du als Kanzleiberater vor Ort bist, sind meistens alle Mitarbeiter und Führungskräfte euphorisch. Verlässt du die Kanzlei, funktionieren die neuen Maßnahmen nicht. Wir arbeiten engmaschig an der Umsetzung. Wenn wir einen Zoom-Call mit unserem Kunden haben, arbeiten wir fokussiert am Thema – wir verschwenden bei Kanzleibooster keine Zeit auf der Autobahn oder mit Kaffeetrinken. Unsere Kunden bekommen eine Hausaufgabe mit und nach 14 Tagen treffen wir uns wieder über Zoom. Es ist gar nicht notwendig, vor Ort zu sein. Durch diese Verfahrensweise haben wir eine viel höhere Schlagzahl und in viel mehr Kanzleien Einblick, was künftigen Kunden zugutekommt.

Michael Wohlfart von der Kanzleibooster GmbH

„Viele Steuerberater kommen zu uns, weil sie völlig überlastet sind und Unterstützung benötigen“, erklärt Michael Wohlfart von der Kanzleibooster.

Bastian Schoder über den Werdegang der Geschäftsführer von Kanzleibooster

Ihr habt eben noch erwähnt, dass ihr selbst gar nicht aus der Steuerberatungsbranche kommt. Wie sieht euer Werdegang aus? Wie konntet ihr dennoch schon so viele Kunden unterstützen, obwohl ihr branchenfremd seid?

Bastian Schoder: Ich bin Wirtschaftsinformatiker und beschäftige mich seit Jahren mit der Optimierung von Prozessen, Michael Wohlfart ist Betriebswirt und unser Mann für die Strategie und Dominik Odermatt ist Experte für die Bereiche Marketing und Vertrieb. Wir sind klassische Quereinsteiger. Aber wir erklären unseren Kunden ja nicht, wie ihr Job funktioniert. Steuerberatung können sie selbst. Bei uns geht es um die Kanzleiführung. Da haben wir mit Kanzleibooster eine Expertise geschaffen, die immer weiter wächst, mit je mehr Kanzleien wir zusammenarbeiten. Mit jedem neuen Kunden kommt Erfahrung hinzu. Wir vereinen die Bereiche Unternehmensführung, Marketing und IT, was unser unternehmerisches Prozesswissen unschlagbar macht. Darin ist jeder von uns schon ewig tätig. Oft sind es allgemeine Themen, die die Kanzleien umtreiben. Wir haben allgemeine Grundsätze auf die Steuerberatung übertragen und an die dortigen Bedürfnisse angepasst.

Kanzleibooster: Das macht einen guten Kanzleiberater aus

Stellen wir uns vor, wir führen eine Steuerkanzlei und möchten uns eine Kanzleiberatung ins Haus holen, die unsere Prozesse optimiert. Worauf muss ich dann achten? Um welche Art von Anbietern sollte ich einen großen Bogen machen?

Dominik Odermatt: Man sollte darauf achten, dass der Anbieter seinen Kunden nicht nur sagt, was zu tun ist, sondern sie auch bei der Umsetzung begleitet.

„Man muss wissen, dass Steuerberater häufig von sich selbst sagen, dass sie keine guten Unternehmer sind. Wenn sie offensiv etwas ändern sollen, brauchen sie jemanden, der sie an die Hand nimmt. Sonst funktioniert es nicht.“

Wir haben schon von Anbietern gehört, bei denen die Kanzleien dann selbst ihre neuen Texte für ihre Karriereseite schreiben sollten. Da heißt es dann: „So und so schreibt man einen Marketingtext, jetzt fange mal an!“ Das ist nicht zielführend. Es ist sogar Abzocke, wenn man als Kanzlei viel Geld investiert und dann alles selbst machen muss, um zum Ergebnis zu kommen.

Sehr schnell erkennt man falsche Versprechungen auch daran, wenn der Anbieter einem vorgaukelt, dass man nur mehr Personal braucht, damit alles gut wird. Das ist in der Branche leider weitverbreitet und führt zeitversetzt wieder zum gleichen Problem. 

Michael Wohlfart und das Team

Michael Wohlfart und das Team von Kanzleibooster helfen Kanzleien ihre Produktivität zu steigern und die Mandantenstruktur zu verbessern.

Das Recruiting sollte auch bei einer Überlastung in den Kanzleien also keine so große Rolle spielen?

Michael Wohlfart: Nein, man sollte sich primär erst einmal auf die Dinge fokussieren, die man selbst in der Hand hat. Es ist Zeitverschwendung, Stoßgebete Richtung Himmel zu schicken, damit doch noch eine Bewerbung im Postfach landet. Konkret arbeiten kann man hingegen an seinen Mandanten. Statt „höher, schneller, weiter“ läuft es bei uns häufig auf ein Gesundschrumpfen des Mandantenstamms hinaus. Bei unseren fortgeschrittenen Kunden in unserem Jahresprogramm spielt aber natürlich auch das Thema Arbeitgeber-Attraktivität eine Rolle. Wir lassen das Thema Recruiting nicht völlig außen vor. Aber wir verstehen uns bei Kanzleibooster nicht als Recruiting-Agentur.

Was ist eure Mission? Wo wollt ihr mit der Kanzleibooster noch hin? Was sind eure Pläne für die Zukunft? 

Bastian Schoder: Wir wollen auf unserem Gebiet Marktführer werden. Der Name Kanzleibooster soll jedem ein Begriff werden und es soll zum Qualitätsmerkmal einer Kanzlei gehören, von uns betreut zu werden. Daran arbeiten wir bereits stark.

Du bist Steuerberater und möchtest den Stress in deiner Kanzlei deutlich reduzieren, um Beruf und Familie besser vereinbaren zu können?
Dann melde dich jetzt bei Michael Wohlfart, Bastian Schoder und Dominik Odermatt und vereinbare ein kostenfreies Analysegespräch!

Hier geht es zur Website von Kanzleibooster

Samuel Altersberger ist Redakteur beim GewinnerMagazin. Vor seiner Arbeit beim DCF Verlag war er bereits sechs Jahre als freier Autor tätig und hat während dieser Zeit auch in der Marketing Branche gearbeitet.

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