Kanzleibooster GmbH: Wie Steuerberater wieder durchatmen können

Steuerberater haben nicht nur einen höchst anspruchsvollen Beruf gelernt, auch im späteren Arbeitsalltag werden sie immer wieder vor große Herausforderungen gestellt. Unter anderem die mit der Corona-Pandemie verbundene Bürokratie sorgt in den Kanzleien für Mehrarbeit – Stress, Frust und Überstunden sind keine Seltenheit. Ihrem eigenen Anspruch, Mandanten auch proaktiv zu beraten, können Steuerfachleute häufig nicht mehr gerecht werden. Durch die hohe Arbeitsbelastung arbeiten sie teilweise 80 Stunden pro Woche. Darunter leidet das Privatleben: Partner und Kinder werden vernachlässigt, zwei Wochen Urlaub ohne einen Gedanken an die Arbeit sind unvorstellbar geworden. „Zwischen all der Arbeit merken Steuerberater gar nicht, wie das Leben an ihnen vorbeizieht“, berichten Michael Wohlfart und Bastian Schoder, Kanzleiberater aus Speyer. Sie sind die Geschäftsführer von der Kanzleibooster GmbH und haben sich darauf spezialisiert, Steuerkanzleien zeitlich zu entlasten und Stress zu reduzieren, indem neue Prozesse und Strukturen geschaffen und die Mandantenstruktur optimiert werden.

Michael Wohlfart und Bastian Schoder beraten mit der Kanzleibooster GmbH momentan rund 140 Kanzleien im gesamten Bundesgebiet. Das schafft auch Synergieeffekte untereinander. Im Interview erzählen die Experten der Kanzleibooster GmbH unter anderem, warum sie ausschließlich digital agieren und warum das ein großer Vorteil im Vergleich zu Vor-Ort-Beratungen ist. 

Michael Wohlfart und Bastian Schoder von der Kanzleibooster GmbH bei uns im Interview!

Herzlich willkommen im GEWINNERmagazin, Michael Wohlfart und Bastian Schoder! Ihr seid eine Unternehmensberatung für Steuerkanzleien, die die Strukturen in den Kanzleien optimiert und die Kanzleileitung und deren Mitarbeiter zeitlich entlastet. An welchem Punkt stehen eure Kunden der Kanzleibooster GmbH in der Regel, wenn sie euch erstmals kontaktieren?

Michael Wohlfart: Viele Steuerberater kommen zur Kanzleibooster GmbH, weil sie völlig überlastet sind und Unterstützung benötigen. Sie arbeiten teilweise 80 Stunden pro Woche, die Arbeit wird immer mehr statt weniger und sie werden niemandem mehr gerecht – weder dem Mandanten noch der Familie und am wenigsten sich selbst. Viele sagen auch, dass sie „nur“ 50 Stunden arbeiten, was sie grundsätzlich in Ordnung finden, aber sie möchten ihre Zeitqualität verbessern und sich und ihre Kanzlei voranbringen.

Michael Wohlfart von der Kanzleibooster GmbH zeigt Steuerberatern, wie sie ihre Kanzlei entspannt führen und zukunftssicher aufstellen.

Ist die Dienstleistung der Kanzleibooster GmbH ein einmaliges Projekt oder strebt ihr eine dauerhafte Kooperation mit den Kanzleien an? Wie viel Zeit sollten Kanzleien pro Woche aufbringen können für eure Zusammenarbeit?

Bastian Schoder: Initial dauert ein Projekt der Kanzleibooster GmbH zumeist drei bis sechs Monate. Einige unserer Kunden gehen anschließend in eine Jahresbetreuung über, um sich fortgeschritteneren strategischen Themen zu widmen. Das ist sinnvoll, da die Optimierung der eigenen Kanzlei ja ein dauerhaftes Thema und nie abgeschlossen ist. Unsere Kunden sollten pro Woche durchschnittlich zwei Stündchen investieren können. Das hört sich vielleicht nach viel Zeit an, die die Kanzleien eigentlich nicht haben – das ist uns bewusst. Aber wer sich die Zeit für die Optimierung nicht nimmt, schiebt das Thema von Quartal zu Quartal und die Situation wird immer schlimmer. Von nichts kommt eben nichts. Bei dem einen Kunden ist es mehr, bei dem anderen weniger Zeitbedarf. Wir berücksichtigen natürlich auch Faktoren wie Urlaub, Krankheit oder wenn zu Stoßzeiten besonders viel auf dem Schreibtisch liegt.

Kanzleibooster GmbH: An diesen Stellschrauben wird gedreht

Wie genau können sich Interessierte eine Zusammenarbeit mit der Kanzleibooster GmbH vorstellen?

Michael Wohlfart: Unsere Zusammenarbeit mit den Kanzleien ist in der Regel auf sechs Monate ausgelegt und berücksichtigt schon ausreichend Pufferzeit. An erster Stelle steht dabei ein umfassendes Analysegespräch mit dem Kunden. Unser Team der Kanzleibooster GmbH stellt fest, ob es bereits schnell umzusetzende Maßnahmen gibt, die kein großes Projekt voraussetzen, aber schon wesentlich mehr Zeit schaffen. Dann legt der Kunde mit unserer Unterstützung fest, mit welcher Art von Mandant er künftig zusammenarbeiten möchte. Wir analysieren anhand der sogenannten ABC-Analyse ganz ausführlich den Mandantenstamm: Wer sind die guten, die durchschnittlichen und welche die schlechten Mandanten? Wir schauen uns auch die Honorare der Steuerberater an, bei denen es häufig noch Luft nach oben gibt. Viele sind zu niedrigpreisig unterwegs.

Im weiteren Prozess setzen wir dann Maßnahmen um, damit die Kanzleileitung unabhängiger agieren und mehr an die Mitarbeiter delegiert werden kann. Aus den Digitalisierungsthemen halten wir uns übrigens weitgehend raus. Es gibt viele Experten, die sich auf die Optimierung der Finanzbuchhaltung et cetera konzentrieren – wir sind mit der Kanzleibooster GmbH dagegen eher auf einer strategischen Ebene unterwegs.

Die Kanzleibooster GmbH hat bereits über 140 Kanzleien dabei geholfen, den Stress in der Kanzlei zu reduzieren.

Was können wir uns unter den erwähnten „schlechten“ Mandanten vorstellen?

Michael Wohlfart: Etwa 20 Prozent sorgen für 80 Prozent des Ärgers in der Kanzlei. Bei denen zahlen die Steuerberater noch drauf, damit sie sie betreuen dürfen – sie haben also negative Deckungsbeiträge. Darüber haben sich die meisten Kanzleien noch nie Gedanken gemacht.

„Viele Kanzleien haben Mandanten, die in keiner Weise wirtschaftlich sind. Es sind immer wieder die gleichen Personen, die ständig anrufen, Zeit rauben und die Mitarbeiter in den Wahnsinn treiben.“

Wir helfen mit der Kanzleibooster GmbH dann auch dabei, sich von diesen schlechten Mandanten zu trennen und begleiten unsere Kunden auch bei den Kündigungen, weil ihnen das häufig schwerfällt. Viele haben da eine Art Helfersyndrom. Gleichzeitig beugen wir vor, dass sie neue falsche Mandanten in die Kanzlei holen und versuchen stattdessen , höherpreisige Mandanten zu gewinnen. Manchmal ist da auch eine weitere Spezialisierung sinnvoll.

Mit diesen Ergebnissen können die Kunden rechnen

Welche Ergebnisse können eure Kunden der Kanzleibooster GmbH durch diesen Rundumschlag erwarten?

Bastian Schoder: Da ist zunächst einmal die spürbare zeitliche Entlastung. Dazu gehört aber auch die Zeitqualität. Es geht nicht nur darum, wie viel man arbeitet, sondern auch, an welchen Aufgaben man sitzt. Erwarten können unsere Kunden eine schnelle Umsetzung. Das ist in den Kanzleien häufig ein Problem. Wir nehmen sie dahingehend mit der Kanzleibooster GmbH an die Hand. Wir haben zum Beispiel eine Vielzahl an Vorlagen und müssen das Rad nicht jedes Mal neu erfinden, was unsere Arbeit sehr effizient macht. Ein angenehmer Nebeneffekt für die Kanzleien ist, dass durch die Optimierung meistens auch mehr Geld verdient wird. Was zudem nicht außen vor gelassen werden darf, ist der immense persönliche Sprung, den unsere Kunden machen.

„Wir vereinen die Bereiche Unternehmensführung, Marketing und IT, was unser unternehmerisches Prozesswissen unschlagbar macht“, sagt Bastian Schoder von der Kanzleibooster GmbH.

Ich finde es beeindruckend, wenn unsere Kunden stolz berichten, dass sie jetzt auch mal Mandanten-Anfragen ablehnen und verstanden haben, was ihre eigene Leistung wert ist. Die meisten verkaufen sich zu billig. Dieses Mindset-Thema ist immens: Sie haben mehr Zeit für ihre Familie, für ihre Kinder. Unserer Beobachtung nach haben wir bei Steuerberatern eine sehr hohe Trennungs- und Scheidungsquote, weil familiär viel schiefläuft. Sie sind permanent im Büro und wenn sie nach Hause kommen, sind sie zu kaputt, um sich noch mit der Familie zu beschäftigen. Das sind alles Dinge, die sich durch die Zusammenarbeit mit der Kanzleibooster GmbH ins Positive verändern. 

Skepsis überwinden und auf die Expertise vertrauen

Das hört sich plausibel an. Gibt es dennoch Bedenken von potenziellen Kunden, die euch begegnen?

Michael Wohlfart: Einige Kanzleien haben schon negative Erfahrungen mit unseren Marktbegleitern gesammelt, die viel versprochen, aber wenig gehalten haben. Darunter haben wir hin und wieder zu leiden. Mitunter kommt es auch vor, dass sich alteingesessene Kanzleiinhaber fragen, wie ihnen die jungen Burschen von außerhalb etwas beibringen wollen. Gegebenenfalls könnte es noch ein Einwand sein, dass niemand von uns aus der Steuerberatungsbranche kommt. Einige Kunden denken außerdem am Anfang, dass eine rein digitale Kanzleiberatung nicht funktionieren kann. 

Wie kann eure Arbeit funktionieren, wenn ihr nur einen Einblick von außen habt und nicht vor Ort beratet?

Wenn du als Kanzleiberater vor Ort bist, sind meistens alle Mitarbeiter und Führungskräfte euphorisch. Verlässt du die Kanzlei, funktionieren die neuen Maßnahmen nicht. Wir arbeiten engmaschig an der Umsetzung. Wenn wir einen Zoom-Call mit unserem Kunden haben, arbeiten wir fokussiert am Thema – wir verschwenden bei der Kanzleibooster GmbHkeine Zeit auf der Autobahn oder mit Kaffeetrinken. Unsere Kunden bekommen eine Hausaufgabe mit und nach 14 Tagen treffen wir uns wieder über Zoom. Es ist gar nicht notwendig, vor Ort zu sein. Durch diese Verfahrensweise haben wir eine viel höhere Schlagzahl und in viel mehr Kanzleien Einblick, was künftigen Kunden zugutekommt.

„Viele Steuerberater kommen zu uns, weil sie völlig überlastet sind und Unterstützung benötigen“, erklärt Michael Wohlfart von der Kanzleibooster GmbH.

Bastian Schoder über den Werdegang der Geschäftsführer der Kanzleibooster GmbH

Ihr habt eben noch erwähnt, dass ihr selbst gar nicht aus der Steuerberatungsbranche kommt. Wie sieht euer Werdegang aus? Wie konntet ihr dennoch schon so viele Kunden unterstützen, obwohl ihr branchenfremd seid?

Bastian Schoder: Ich bin Wirtschaftsinformatiker und beschäftige mich seit Jahren mit der Optimierung von Prozessen, Michael Wohlfart ist Betriebswirt und unser Mann für die Strategie. Wir sind klassische Quereinsteiger. Aber wir erklären unseren Kunden ja nicht, wie ihr Job funktioniert. Steuerberatung können sie selbst. Bei uns geht es um die Kanzleiführung. Da haben wir mit der Kanzleibooster GmbH eine Expertise geschaffen, die immer weiter wächst, mit je mehr Kanzleien wir zusammenarbeiten. Mit jedem neuen Kunden kommt Erfahrung hinzu. Wir vereinen die Bereiche Unternehmensführung, Marketing und IT, was unser unternehmerisches Prozesswissen unschlagbar macht. Darin ist jeder von uns schon ewig tätig. Oft sind es allgemeine Themen, die die Kanzleien umtreiben. Wir haben allgemeine Grundsätze auf die Steuerberatung übertragen und an die dortigen Bedürfnisse angepasst.

Kanzleibooster GmbH: Das macht einen guten Kanzleiberater aus

Stellen wir uns vor, wir führen eine Steuerkanzlei und möchten uns eine Kanzleiberatung ins Haus holen, die unsere Prozesse optimiert. Worauf muss ich dann achten? Um welche Art von Anbietern sollte ich einen großen Bogen machen?

Michael Wohlfart: Man sollte darauf achten, dass der Anbieter seinen Kunden nicht nur sagt, was zu tun ist, sondern sie auch bei der Umsetzung begleitet.

„Man muss wissen, dass Steuerberater häufig von sich selbst sagen, dass sie keine guten Unternehmer sind. Wenn sie offensiv etwas ändern sollen, brauchen sie jemanden, der sie an die Hand nimmt. Sonst funktioniert es nicht.“

Wir haben schon von Anbietern gehört, bei denen die Kanzleien dann selbst ihre neuen Texte für ihre Karriereseite schreiben sollten. Da heißt es dann: „So und so schreibt man einen Marketingtext, jetzt fange mal an!“ Das ist nicht zielführend. Es ist sogar Abzocke, wenn man als Kanzlei viel Geld investiert und dann alles selbst machen muss, um zum Ergebnis zu kommen.

Sehr schnell erkennt man falsche Versprechungen auch daran, wenn der Anbieter einem vorgaukelt, dass man nur mehr Personal braucht, damit alles gut wird. Das ist in der Branche leider weitverbreitet und führt zeitversetzt wieder zum gleichen Problem. 

Michael Wohlfart und das Team der Kanzleibooster GmbH helfen Kanzleien ihre Produktivität zu steigern und die Mandantenstruktur zu verbessern.

Das Recruiting sollte auch bei einer Überlastung in den Kanzleien also keine so große Rolle spielen?

Michael Wohlfart: Nein, man sollte sich primär erst einmal auf die Dinge fokussieren, die man selbst in der Hand hat. Es ist Zeitverschwendung, Stoßgebete Richtung Himmel zu schicken, damit doch noch eine Bewerbung im Postfach landet. Konkret arbeiten kann man hingegen an seinen Mandanten. Statt „höher, schneller, weiter“ läuft es bei uns häufig auf ein Gesundschrumpfen des Mandantenstamms hinaus. Bei unseren fortgeschrittenen Kunden in unserem Jahresprogramm spielt aber natürlich auch das Thema Arbeitgeber-Attraktivität eine Rolle. Wir lassen das Thema Recruiting nicht völlig außen vor. Aber wir verstehen uns bei der Kanzleibooster GmbH nicht als Recruiting-Agentur.

Was ist eure Mission? Wo wollt ihr mit der Kanzleibooster GmbH noch hin? Was sind eure Pläne für die Zukunft? 

Bastian Schoder: Wir wollen auf unserem Gebiet Marktführer werden. Der Name Kanzleibooster soll jedem ein Begriff werden und es soll zum Qualitätsmerkmal einer Kanzlei gehören, von uns betreut zu werden. Daran arbeiten wir bereits stark.