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Ratgeber

Trello: Deine effektive virtuelle To-do-Liste

Wer täglich eine Vielzahl an Aufgaben zu koordinieren und erledigen hat, kann sie ab einem bestimmten Maße nicht mehr nur im Kopf speichern. Er sollte sie aufschreiben, um den Überblick zu behalten. Eine tolle Möglichkeit, sich zu organisieren, bietet die virtuelle To-do-Liste Trello.

Falls ihr Block und Stift heutzutage als veraltet empfindet, um eure Aufgaben für den Tag, die Woche, oder sogar längerfristig zu notieren, gibt es eine Alternative. Und die heißt Trello. Das Projektmanagement-Tool hat sich mittlerweile zu einem beliebten digitalen Programm entwickelt, um den Überblick über die Aufgabenverwaltung zu behalten. Wir erklären euch heute einige Funktionsweisen von Trello und warum sie so sinnvoll sind.

So funktioniert Trello

Bei Trello gibt es Boards, Listen und Karten. Das Board ist wie eine Art Aktenordner zu einem Thema. Die Liste ist dann wie ein Sachverhalt in dem Ordner und die Karte steht für eine Aufgabe. Die Karten könnt ihr zudem noch mal in kleinere Aufgaben unterteilen. Das nennt sich dann Checkliste.

Das können “Karten”

Karten sind das A und O in Trello. Du kannst zu einer Karte andere Personen hinzufügen, wenn diese allgemein für das Board freigeschaltet sind. Das ist extrem sinnvoll, wenn ihr an einer Karte beziehungsweise Aufgabe mit mehreren Personen arbeitet, die alle den Fortschritt der Aufgabe verfolgen sollen. Wer seinen Teil zur Erfüllung der Aufgabe beigetragen hat, kann einen Haken setzen und sich dann selbstständig von der Karte entfernen.

Die Karten könnt ihr außerdem mit verschiedenen Farben versehen. Wenn ihr auf „Labels“ klickt, findet ihr eine Farbauswahl. Wählt doch verschiedene Farben für den jeweiligen Status einer Aufgabe. Ob ihr nun Rot für “noch nicht erledigt”, Grün für “in den Endzügen”, Violett für “zu besprechen” nutzt, ist ganz euch überlassen. Das farbliche Hervorheben hilft ungemein, eure Aufgaben noch stärker zu strukturieren und priorisieren. Checklisten sind dazu da, Karten eine weitere Organisationsebene hinzuzufügen. Sehr motivierend ist bei Trello, dass die Punkte auf der Checkliste mit Häkchen versehen werden können, sobald ihr die Teilaufgabe erledigt habt.

Fristen setzen

Besonders interessant ist die Option “Due date”. Damit könnt ihr für Aufgaben sowie Teilaufgaben Fristen setzen. Je mehr ihr darauf achtet, alles mit Deadlines zu versehen, desto niedriger ist die Gefahr, eine Aufgabe zu vergessen oder zu schieben. Zuletzt möchten wir auf die Möglichkeit hinweisen, an Karten Dateien anzuhängen. Für jene, die keine Cloud-Speicher nutzen, kann das sinnvoll sein.

Flexibilität

Anders als bei klassischen Offlinelisten, könnt ihr eure Trello-Karten ganz beliebig in andere Boards verschieben oder kopieren. Außerdem besteht über den Button “Subscribe” die Möglichkeit, sich informieren zu lassen, sobald eine Person aus dem Team Änderungen vornimmt. So bleibt ihr immer auf dem neuesten Stand. Ist die Aufgabe erledigt, wandert sie ins Archiv.

Der optimale Workflow mit Trello

Vielleicht habt ihr mit einem Board begonnen, merkt aber, dass ihr mittlerweile zu viele unterschiedliche Karten darin angelegt habt. Trello bietet hier die Möglichkeit, einen Workflow zu erstellen, der mehrere Boards umfasst. Eine sehr gute Übersicht über die verschiedenen Karten und Fristen bietet auch der Kalender von Trello.

Fazit

Die hier aufgezählten Funktionen bilden nur eine kleine Menge der möglichen Optionen auf Trello ab. Für alle, die nach einem übersichtlichen System der Aufgabenverwaltung suchen, lohnt sich Trello definitiv. Es bietet eine gute Struktur, eine ansprechende Visualisierung und die Möglichkeit, Aufgaben flexibel innerhalb der Boards zu bearbeiten. Es braucht zwar gewiss etwas Zeit, bis ihr alle Möglichkeiten verstanden habt und Trello optimal auf euch angepasst habt. Wer aber einmal das System ordentlich eingerichtet hat, wird Trello so schnell nicht mehr missen wollen.

Anne Kläs hat einen Master of Education in Französisch und Religion, ist Expertin für hochwertigen Content und beim Gewinnermagazin für das Führen von Unternehmer-Interviews verantwortlich.

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