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Diese Punkte gilt es beim Wareneinkauf zu beachten
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Ratgeber

Diese Punkte gilt es beim Wareneinkauf zu beachten

Die Ermittlung der benötigten Waren und die Kosten für den Einkauf zählen zu den wesentlichen Aspekten in jedem Unternehmen. Die Einkaufspreise wirken sich unmittelbar auf den Gewinn aus, entsprechend relevant ist eine Optimierung dieses Kostenfaktors. 

Der strategische und vor allem kostengünstige Warenkauf ist dabei das primäre Planungsziel. Aber wie geht man beim Wareneinkauf am besten vor? Darüber sprechen wir im folgenden Ratgeber.

Dies ist beim Wareneinkauf wichtig

Kontrolle des vorhandenen Bestands

Die Bestandskontrolle ist ein Basiskriterium für einen sinnvollen Wareneinkauf. Sie bildet die Grundlage und gilt als Ausgangsbasis, um eine Bestellung vorbereiten zu können. Voraussetzung für eine erfolgreiche Kontrolle ist grundsätzlich eine lückenlose und vor allem zeitnahe Dokumentation von vorhandenen Lagerbeständen. Dazu zählt auch die jeweils aktuelle Erhebung sämtlicher Ein- und Ausgänge von Waren sowie das Erfassen aller sonstigen Bewegungen rund um den jeweiligen Bestand.

Ermittlung des Bedarfs

Anhand des vorhandenen Ist-Stands an Waren kann man den Bedarf ermitteln und so den Wareneinkauf regulieren. Hierzu ist in der Regel ein Abgleich der vorhandenen Produkte mit den regulären Aufträgen und gleichermaßen den Bestellungen erforderlich. Um die konkreten Mengen berechnen zu können, werden Primär-, Sekundär- und Tertiärbedarf voneinander unterschieden. Der Primärbedarf bezeichnet die Produkte, die bereits fertig für den Verkauf sind, der Sekundärbedarf bezieht sich auf die erforderlichen Rohstoffe und einzelnen Teile und der Tertiärbedarf umfasst de sogenannten Hilfsstoffe, die für die Produktherstellung benötigt werden.

Wareneinkauf: Abgleich mit dem vorhandenen Budget

Bevor der eigentliche Wareneinkauf starten kann, muss das zur Verfügung stehende Budget geklärt werden. Dies ist Aufgabe der Kostenstelle, die in einem Unternehmen für die Freigabe von Geldern zuständig ist. Je nach Größe eines Betriebs kann das die Buchhaltung sein oder auch der Inhaber selbst. Grundsätzlich macht es hierbei keinen Unterschied, ob es sich um eine große Firma oder einen kleinen Onlineshop handelt, eine realistische Budgetierung ist zentraler Faktor beim Wareneinkauf.

Auswahl der passenden Lieferanten

Lieferanten, die zu einem etablierten Unternehmen oder einem aufstrebenden Start-up passen, sind für den Geschäftserfolg unverzichtbar. Welche Richtlinien hierbei relevant sind, lässt sich nicht pauschal festlegen und hängt in erster Linie von den Bedürfnissen der Firma ab. Meist wird angenommen, der günstigste Preis beim Wareneinkauf sei der ausschlaggebende Punkt bei der Auswahl der Lieferanten. Faktisch kommt es jedoch in der Gesamtheit auf das Preis-Leistungs-Verhältnis an. Ein Produkt, das im Einkauf günstig, jedoch in der Qualität mangelhaft ist, gilt als ebenso problematisch wie ein herausragendes Produkt, das nicht zuverlässig geliefert wird.

Damit ein Lieferant für ein Unternehmen geeignet ist, kommt es auf das Zusammenspiel mehrerer Kriterien an. Dabei reicht es nicht aus, wenn nur einige wenige Punkte erfüllt sind, sondern der Zusammenschluss muss gewährleistet sein.

Entscheidende Faktoren für den Wareneinkauf:

  • fairer Preis
  • gute Qualität der benötigten Produkte
  • konstante Zuverlässigkeit bei den Lieferterminen
  • geringe Reklamationsquote
  • Erreichbarkeit auch in prekären Situationen
  • Transparenz bei sämtlichen Abläufen
  • möglichst naher Standort (geringere Transportkosten)
  • Flexibilität bei Änderungswünschen
  • Referenzen durch andere Unternehmen

Hersteller versus Zwischenhändler

Bei der Entscheidung, über wen die gewünschten Produkte bezogen werden und dementsprechend der Wareneinkauf abgewickelt wird, ist ein Blick auf die damit verbundenen Kosten sinnvoll. Vielfach lassen sich hohe Beträge einsparen, wenn man die Waren direkt beim Hersteller kauft. Hier kann man individuelle Konditionen verhandeln, die in der Form bei einem Zwischenhändler beziehungsweise einem Großhändler nicht umsetzbar sind. Darüber hinaus entfallen die üblichen Gewinnaufschläge, die bei der Wahl eines Zwischenhändlers zu berücksichtigen sind.

Grundsätzlich gilt es, immer vorab die konkreten Preise zu vergleichen und entsprechende Kostenvoranschläge für den Wareneinkauf einzuholen. Es kann auch genau der umgekehrte Fall zutreffen, bei dem ein Großhändler besonders günstige Konditionen beim Hersteller verhandelt, die einem Einzelkunden nicht gewährt werden.

Drei Tipps für den Wareneinkauf

Beim Wareneinkauf sind nicht nur die Einkaufskosten für die Produkte zu berücksichtigen, sondern auf die große Bandbreite an Nebenkosten. Sie sind in jedem Fall als Teil des gesamten Budgets zu kalkulieren. Viele Einkäufer beziehen diese ergänzenden Kosten nicht in ihre Verhandlungen mit ein und zahlen am Ende mehr. Nebenkosten, beispielsweise Liefergebühren, Versicherungsbeiträge oder auch Mindermengenzuschläge, bilden einen wichtigen Teil der Verhandlungsargumentation.

Häufig sind Einkäufer der Meinung, je mehr Referenzen ein Lieferant aufweisen kann, desto besser ist er für das eigene Unternehmen. Bei dieser Sichtweise fallen neu am Markt befindliche Lieferanten aus der Planung heraus, obwohl oftmals sie es sind, die sich mit besonders guten Konditionen ein Standing erarbeiten wollen. Wenn alle relevanten Fakten vertraglich gut abgesichert sind, kann es sich durchaus lohnen, bei einem neuen und ambitionierten Lieferanten einzukaufen.

Preise sind nicht in Stein gemeißelt. Der Markt ändert sich ständig, das gilt auch für die Kosten der Waren. Es ist entscheidend, regelmäßig die jeweiligen Gegebenheiten und auch die Preise der Konkurrenz im Blick zu haben, um bei Bedarf mit den eigenen Lieferanten in Nachverhandlungen zu treten.

Ana Karen Jimenez ist Redakteurin beim Deutschen Coaching Fachverlag und hat ihren Bachelor in Literaturwissenschaften und Spanisch an der Eberhard Karls Universität Tübingen abgeschlossen. Sie ist in den Magazinen für lesenswerte Ratgeber und vielfältige Kundentexte verantwortlich.

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