Was bringt Benchmarking und warum sollte man es nicht überbewerten?

Die Klassenbesten setzen also die Maßstäbe, die auch als „Best Practice“ bezeichnet werden. Insofern ist eine Benchmark ein Vergleichs- oder Referenzwert, der den Unterschied zwischen den Leistungen des eigenen Unternehmens zum Benchmark-Unternehmen quantifiziert. Der folgende Ratgeber erläutert die verschiedenen Formen von Benchmarking und zeigt die Funktionsweise sowie verschiedenen Phasen auf. 

Was genau bringt Benchmarking?

Was einst für die ganz großen Player gedacht war, nutzen inzwischen auch mittlere und manchmal sogar kleinere Unternehmen, um ein Gefühl für die aktuelle Bewertung ihrer Produkte oder Dienstleistungen zu bekommen. Es geht beim Benchmarking um eine qualitative und quantitative Orientierung an den besten Konkurrenten.

Beim Benchmarking wird das eigene Unternehmen anhand von bestimmten „Key Performance Indicators“ (KPI) analysiert, mit dem Ziel, Anhaltspunkte für eine Verbesserung der eigenen Performance aufzudecken, ohne dabei die Konkurrenz zu kopieren.

Formen des Benchmarkings

• kompetitiv
  In dieser Form des Benchmarking geht es um den konkurrenzbezogenen Vergleich, das heißt, es werden die Stärken, aber auch die Schwächen der besten Unternehmen des eigenen Segments analysiert, um daraus den Vergleich mit dem eigenen Unternehmen zu entwickeln.
  
• funktional
  Hier findet der Vergleich mit einem funktional ähnlichen Unternehmen statt, das aber nicht unbedingt in Konkurrenz zur eigenen Firma unterwegs sein muss. Das bedeutet, dass sich die Analyse nicht zwingend in der eigenen Branche vollzieht.
  
• intern
  In der internen Form des Benchmarking geht es beispielsweise um den Leistungsvergleich mehrerer Filialen oder gegebenenfalls Abteilungen.

Wie funktioniert Benchmarking?

Die Vergleiche und Analysen fußen im Wesentlichen auf den folgenden Fragestellungen:

• Was macht die Konkurrenz möglicherweise besser als das eigene Unternehmen?
• In welchen Feldern ist die Konkurrenz besonders stark?
• Gibt es aktuelle Trends, die einen Vorteil verschaffen könnten?
• Was ist im Hause zu ändern, um Verbesserungen zu erwirken?

Der Vergleich der Key Performance Indikatoren ist allerdings keine Eintagsfliege, sondern muss als ständiger, kontinuierlicher, kritischer Prozess aufgefasst werden. Durch eine Gegenüberstellung der Ausgaben und Kosten kann zudem die Finanzsituation des Unternehmens optimiert werden.

Die vier Phasen des Benchmark-Vergleichs

1. Planung und Formulierung von Zielen im Benchmarking
   Mit der altbewährten „SWOT-Analyse“ (Strengths – Weaknesses – Opportunities – Threats) zum Beispiel können Sie die Stärken und Schwächen Ihres Unternehmens auf den Prüfstand stellen. Die Antworten auf die folgenden drei Fragen helfen Ihnen sogleich in dieser ersten Phase:
   • Hat Ihr Unternehmen ein Problem und welches ist es?
   • Welche Kennzahlen verdienen dabei besondere Beachtung?
   • Wie sehen diese Kennzahlen aktuell aus?
2. Alle wichtigen Daten zusammentragen
   Diese Phase im Benchmarking betrifft sowohl das eigene Unternehmen als auch die Vergleichsfirmen. Die Daten Letzterer sind in aller Regel etwas schwerer zu beschaffen, aber durchaus in Geschäftsberichten, Datenbanken und anderen Tools ausfindig zu machen.
3. Die Datenanalyse
   Hierbei kristallisiert sich schnell heraus, was die hervorstechenden Vergleichsunternehmen tatsächlich besser machen. Daraus lässt sich direkt eine To-do-Liste für geeignete Maßnahmen ableiten.
4. Umsetzung der Maßnahmen im Benchmarking
   Jede einzelne Maßnahme muss natürlich auf das eigene Unternehmen zugeschnitten sein. Zudem sollten die Maßnahmen in sinnvollen regelmäßigen Zeitabständen verifiziert und gegebenenfalls nachgeschärft werden.

Benchmarking nicht überbewerten

Zum einen kann der Vergleich durch Benchmarking mit anderen Unternehmen durchaus hinken, weil es doch zu große Unterschiede zur Vergleichsfirma gibt. Zum anderen ist zu dem Zeitpunkt der Analyse im Unternehmen möglicherweise prinzipiell keine Lösung zur Verbesserung einer kritischen Situation zu finden. Gegebenenfalls sind auch die gefundenen Kennzahlen des Vergleichsunternehmens nicht zuverlässig.

Die Erstellung einer genauen Analyse ist nicht so einfach. Es fängt schon damit an, dass die KPI sehr bedacht auszuwählen sind, ansonsten ergeben sich schnell falsche Schlussfolgerungen. Zudem sollte man die wahren Kausalitäten erkennen, damit man die Korrelationen richtig interpretieren kann.

Fazit

Die Methoden und Vorgehensweisen erfolgreicher Vergleichsunternehmen durch Benchmarking sollte man nicht in jedem Fall blind kopieren. Sehr wohl ist zu prüfen, ob deren Lösungen zumindest zum Teil auf das eigene Unternehmen übertragen werden können, vorausgesetzt, eine Implementierung ist überhaupt möglich und sinnvoll.

Ohne eine systematische Analyse im Vorfeld, die alle das Unternehmen und die Mitarbeiter betreffenden Aspekte mit einbezieht, lässt sich kein gutes Ergebnis erzielen. Ganz im Gegenteil, Umstrukturierungen, die in wildem Aktionismus vorgenommen werden, erweisen sich immer wieder als kontraproduktiv.