Effektives Zeitmanagement: 9 Tipps, damit du richtig durchstarten kannst

Gewiss hattest du schon mal das Gefühl, deine Zeit nicht richtig genutzt zu haben. Vielleicht hat eine Arbeitsaufgabe viel zu lange gedauert, du hast deine Prioritäten falsch gesetzt oder du hast an deinem freien Tag nicht alles erledigt, was du dir vorgenommen hast. Egal, ob beruflich oder privat, es bleibt immer ein Gefühl von Ärger und Resignation zurück. Dabei ist ein effektives Zeitmanagement eine der wertvollsten Eigenschaften, die dir Erfolg auf ganzer Linie garantiert. Was aber meint das in der konkreten Umsetzung? Wir haben dir die wichtigsten Tipps zusammengefasst, damit du deine Zeit in Zukunft optimal ausschöpfst. 

9 Ratschläge für dein effektives Zeitmanagement

1. Arbeitsalltag protokollieren
2. Zeitplan erstellen
3. Feste Rituale integrieren
4. Zeitlimits für Aufgaben setzen
5. Regelmäßige Pausen einplanen
6. Workflow analysieren
7. Meetings zeiteffizient halten
8. Positiv bleiben
9. Aufgaben delegieren

Tipp #1 für ein effektives Zeitmanagement: Protokolliere deinen Arbeitsalltag

Du hast oft das Gefühl, dir geht Zeit verloren? Dann ist das ein Zeichen dafür, dass du nicht richtig im Blick hast, was du täglich alles machst beziehungsweise machen sollst. Hier kann es helfen, für eine gewisse Zeit eine Art Protokoll über deine täglichen Aktivitäten aufzulisten. Ganz wichtig ist dabei, dass du ehrlich zu dir selbst bist. Notiere auch, wie oft du etwas tust, was nicht mit der Arbeit zu tun hat, so im Internet surfen, mit Freunden auf WhatsApp schreiben oder aus dem Fenster starren. 

Wem es zu anstrengend ist, alles per Hand zu notieren, kann auch auf gewisse Tools wie RescueTime zurückgreifen. Das Programm läuft im Hintergrund und zeichnet auf, wo du deine Zeit am PC verbringst – oder eben verbummelst. Die Resultate sind für den ein oder anderen gewiss überraschend, rütteln aber auch wach und zeigen ganz klar auf, wo Zeit verloren geht und wie du dein Zeitmanagement effektiver gestalten kannst.

„Menschen, die ihre Zeit schlecht verwenden, sind die ersten, die sich über deren Kürze beklagen“ – Jean de La Bruyère.

Tipp #2: Effektives Zeitmanagement benötigt einen Zeitplan

Manche schwören darauf, abends schon zu planen, was sie am nächsten Tag erledigen wollen; andere mögen es lieber, morgens damit zu starten. Auch was den Zeitrahmen betrifft, scheiden sich die Geister. Während manche nur für einen Tag planen, haben andere bereits am Sonntagabend akribisch den Plan für die ganze Woche erstellt. Egal, wofür du dich entscheidest, du solltest deine Ziele nicht irgendwann im Laufe des Arbeitstages halbherzig aufschreiben, sondern deine To-dos relativ früh vor Augen haben. 

Wie geht man nun bei der Erstellung eines Zeitplans vor? Empfehlenswert ist es, zunächst alle Aufgaben für den festgelegten Zeitraum zu sammeln. Danach solltest du diese in Kategorien einteilen und Prioritäten setzen. Hilfreich sind dazu Tools wie Trello, bei denen du beispielsweise Deadlines nutzen oder mit Farben arbeiten kannst. Zwar gibt es immer noch Gegner solcher To-do-Listen und einige denken, sie könnten sich alles merken. Aufgaben im Kopf zu haben, ist auch schön und gut. Besser ist jedoch das Visualisieren von Aufgaben. Selbst jene, die sich alles extrem gut merken können, profitieren von visualisierten Zielen. Zum Beispiel, indem sie Aufgaben von der Liste abhaken können und so sehen, was sie bereits erledigt haben. Das motiviert. 

Tipp #3: Integriere feste Rituale in deinen Arbeitsalltag

Rituale sind im Grunde genommen Ankerpunkte – und davon haben die meisten eine Reihe, besonders im Alltag. Der erste Gang zur Kaffeemaschine, das Checken persönlicher Nachrichten oder der Blick in die Tagesschau-App. Solche Rituale verleihen eine wichtige Struktur. Und deshalb sind sie auch für den beruflichen Arbeitsalltag und dein effektives Zeitmanagement wichtig.

Sinnvoll ist es beispielsweise, jeden Morgen eine gewisse Zeit für das Lesen der Kundennachrichten (via E-Mail, WhatsApp und Co.) einzuplanen. Wenn du täglich mit deinen Mitarbeitern besprichst, was ansteht, ist auch ein Kurzmeeting zu einem festen Zeitpunkt täglich denkbar. Und natürlich hilft auch eine geregelte Pausenzeit, den Arbeitstag zu strukturieren. 

Tipp #4: Setz dir Zeitlimits bei Aufgaben

Aufgaben nehmen in der Regel den Zeitraum ein, den du ihnen gewährst. Ein interessantes Phänomen, was sich zunächst einmal falsch anhört. Wer es aber schon mal getestet hat, hat bestimmt gemerkt, dass da etwas dran ist.

Es ist erstaunlich, dass man gewisse Dinge tatsächlich sogar in 20 Minuten statt 50 erledigen kann, allein, weil man sich dieses Zeitlimit gesetzt hat. Versuche doch einfach mal, dir für eine Aufgabe eine Zeit zu setzen und beim nächsten Mal für diese Aufgabe oder eine ähnliche Aufgabe etwas weniger Zeit einzuplanen. 

Die Pomodoro-Technik stammt vom italienischen Unternehmer Francesco Cirillo. Mit einer Uhr in Form einer Tomate arbeitete er nach dem Prinzip: 25 Minuten fokussiert arbeiten, fünf Minuten Pause machen.

Tipp #5: Plane regelmäßige Pausen ein

Effektives Zeitmanagement ist ebenso mit regelmäßigen Pausen verbunden. Aber auch diese sollten einem Schema folgen. Anstatt mal hier und da ein Päusschen einzulegen, bietet es sich an, ein System zu erstellen. Eine Möglichkeit ist zum Beispiel die Pomodoro-Technik. Wer nach dieser Technik arbeitet, powert 25 Minuten lang durch und macht dann fünf Minuten Pause. Du kannst dir aber auch eine größere Zeitspanne auswählen, zum Beispiel eine Stunde arbeiten und dann fünf Minuten entspannen. 

Tipp #6: Finde heraus, was deinen Workflow stört

Jeder kennt es: Manche Dinge rauben uns Zeit und sorgen dafür, dass wir unseren Fokus verlieren. E-Mails und Nachrichten sind ein gutes Beispiel dafür. Wer ständig seine E-Mails oder Nachrichten checkt und sie beim Eingang liest, kommt aus dem Workflow heraus.

Wie schon erwähnt, könntest du dir feste Zeiten für deine Nachrichten einplanen, zum Beispiel morgens eine Stunde für E-Mails. Was die Nachrichten betrifft (so über Slack, Teams und Co.) kannst du dir Zeitblöcke festlegen, in denen du keine Nachrichten liest oder beantwortest. Dabei muss es sich nicht um eine lange Zeit handeln. Schließlich sind viele der Nachrichten wichtig und müssen beantwortet werden. Aber wie wäre es mit einem 15-Minuten-Takt? 

Jeden Tag verschwenden Unternehmen eine Vielzahl an Arbeitsstunden für Meetings – während das Ergebnis der Besprechungen meist recht dünn ist.

Tipp #7: Halte Meetings zeiteffizient

Oft dauern Meetings viel zu lange. Das stört den Arbeitsfluss nachhaltig – besonders dann, wenn das Meeting mehr als 30 Minuten dauert und die Quintessenz in einem Satz zusammengefasst werden kann. Wann immer es möglich ist, teste kürzere Meetings, zum Beispiel von 15 Minuten. Du wirst erstaunt sein, wie viele Themen tatsächlich in so kurzer Zeit besprochen werden können, für die du früher mindestens eine halbe Stunde gebraucht hast. 

Tipp #8: Bleib positiv

Effektives Zeitmanagement bedeutet natürlich auch, das richtige, positive Mindset zu haben. Wir haben schon mal darüber berichtet, welche Sätze erfolgreiche Menschen nie sagen. Ganz weit oben steht dabei die Aussage: „Das kann ich nicht“. Ein erfolgreicher Unternehmer aber würde so etwas nie sagen. Auch lassen sich erfolgreiche Menschen nie von Misserfolgen herunterziehen. Sie sehen sie als Chance und denken sich „Das nächste Mal zeige ich so richtig, was ich drauf habe“. Nur wer mit optimistischen Gedanken an eine Aufgabe herangeht, kann leistungsfähig arbeiten.

Tipp #9: Delegiere Aufgaben

Um die eigenen Ressourcen optimal zu nutzen und sich auf die wichtigen Dinge fokussieren zu können, solltest du Aufgaben abgeben. Überlege dir im ersten Schritt am jeweiligen Tag, was du abgeben kannst. Du solltest hier aber auch langfristig denken. Was kann ich auf lange Zeit gesehen wie an meine Kollegen delegieren, damit ich mich auf die Kernaufgaben konzentrieren kann?