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Prozessmanagement – Ziele, Vorteile und Methoden
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Ratgeber

Prozessmanagement – Ziele, Vorteile und Methoden

Unter Prozessmanagement wird grundsätzlich die Planung, Durchführung, die Überwachung sowie die Optimierung von untereinander verknüpften Aufgaben verstanden. Es sollte stets klar sein, wer was wann mit welchen Ressourcen macht. 

Abgesehen von der Verwirklichung der Unternehmensziele müssen beim Prozessmanagement auch die schon vorliegenden Informationen effizient genutzt werden, damit die Wertschöpfungskette effektiv ausfällt. Auf diese Weise wird Arbeit nicht nur schneller und kostengünstiger, sondern auch kundenorientierter.

Ziele im Prozessmanagement

Grundsätzliche, mithilfe des Prozessmanagements realisierbare Ziele sind:

  • Steigerung der Qualität
  • Steigerung der Effizienz
  • Optimierung der Flexibilität
  • Kostensenkung

Mögliche Leitfragen

Prozessmanagement ist in Unternehmen immer dann relevant, wenn mehrere Maschinen und Mitarbeiter mit verschiedenen Aufgaben beziehungsweise Aktivitäten ein gemeinsames Ziel erreichen wollen. Das Zusammenspiel zwischen diesen Akteuren befindet sich dabei im Mittelpunkt. Entsprechend sinnvoll ist es, sich als Unternehmen gewisse Leitfragen zur Optimierung des Prozessmanagements zu stellen und sie objektiv zu beantworten:

  • Sind alle Aufgaben berücksichtigt, um das Prozessziel zu erreichen?
  • Werden die Aufgaben in einer korrekten Reihenfolge abgearbeitet?
  • Wie effektiv ist der Informationsfluss zwischen den Akteuren?
  • Werden die jeweiligen Aufgaben effizient auf Maschinen und Mitarbeiter verteilt?

Durch die Beantwortung dieser Leitfragen können im folgenden Verlauf Maßnahmen geplant werden, um komplette oder einzelne Prozesse im Unternehmen nachhaltig zu optimieren. Daher sollten für das Prozessmanagement zuständige Fach- und Führungskräfte alle relevanten Prozesse kennen sowie an ihrer kontinuierlichen Verbesserung aktiv beteiligt sein. Wichtig ist außerdem, alle Abläufe lückenfrei zu dokumentieren und die Zuständigkeitsbereiche konsequent zuzuweisen. Zum Schluss ist das Festlegen klarer Schnittstellen zwischen den jeweiligen Prozessen notwendig. Denn hierdurch wird das Bilden von Prozessketten oder Prozessverschachtelungen möglich.

Vorteile von Prozessmanagement

Ablösen von Routine durch Prozessmanagement

Über Jahrzehnte unveränderte Prozesse sind Routinen, die schnell zu Fehlern führen, aber auch an Effizienz verlieren können. Das sind Aspekte, die bei einem stetig steigenden Wettbewerbsdruck zu langfristigen Nachteilen führen. Um solche Routineprozesse zu erkennen und anzupassen, kommt Prozessmanagement zum Einsatz.

Dokumentation

Weil gerade neue Mitarbeiter die Unternehmensprozesse nicht kennen, wird die Einarbeitung oft zur zeitaufwendigen Hürde. Dokumentation erleichtert diesen Vorgang und schafft ein einheitliches Verständnis für die ablaufenden Prozesse. Ein solches Prozessmanagement wiederum verkürzt die Einarbeitungszeit von neuen Angestellten, erleichtert die Fehlersuche und grenzt Verantwortungsbereiche klar voneinander ab.

Optimierung von Prozessen

Ein effektiver Prozess muss noch lange nicht effizient sein. Daher kommt Prozessmanagement zum Einsatz, um laufende Prozesse zu analysieren und bedarfsweise zu optimieren. Sofern das in regelmäßigen Abständen geschieht, können Geschäftsprozesse schlanker gestaltet, Kosten eingespart und eine höhere Wirtschaftlichkeit erzielt werden.

Stetige Weiterentwicklung mithilfe von Prozessmanagement

Weil sich die Technologie in rasanten Schritten weiterentwickelt, müssen auch damit zusammenhängende Prozesse immer wieder geprüft werden. Denn in vielen Fällen lassen sie sich vereinfachen und verlagern. Dieses Vorhaben kann man durch Prozessmanagement realisieren.

Methoden zur Prozessanalyse

Interviews

Interviews kommen gerade zu Beginn eines Projekts gern zum Einsatz. So können beispielsweise Führungskräfte zu vorhandenen Prozessen in ihrer Abteilung befragt werden. Das birgt allerdings den Nachteil, sehr zeitaufwendig und nicht ausreichend präzise zu sein, weil viele Führungskräfte noch nicht im Prozessdenken geschult sind. Eine andere Möglichkeit wäre, Mitarbeiter am Arbeitsplatz zu befragen. Dies wiederum eignet sich bestens, um Abläufe anhand von konkreten Beispielen nachzuvollziehen.

Workshops

Workshops sind eine universelle Methode für die effektive Gestaltung des Prozessmanagements. Doch zur Identifikation von Prozessen sind sie nur geeignet, wenn es sich um abteilungsbezogene, kleinere Vorhaben handelt. Große Projekte sind besser mit schnelleren Methoden zu realisieren. Ihre größte Stärke entfalten Workshops dann, wenn der Austausch über Prozesse im Vordergrund steht. Denn sie bieten einen geschützten Raum und zeitlichen Rahmen zum Erzielen guter Ergebnisse. Die Gefahr bei Workshops ist, dass sie ohne gute Planung zum Desaster werden. Sie benötigen eine langfristige Vorbereitung, was bei vollen Terminkalendern der Beteiligten nicht immer einfach ist. Teilweise dauert es Wochen und Monate bis zur Durchführung. Auf diese Weise büßt ein Projekt an Elan ein. Auch während der Durchführung braucht ein Workshop eine straffe Moderation sowie klare Zielvorgaben. Andernfalls mutieren sie zu Zeitfressern mit nicht erwünschten Ergebnissen.

Fragebögen

Auch der Einsatz von Fragebögen kommt in der Prozessanalyse für das Prozessmanagement oft zum Einsatz. Sie bringen im Hinblick auf die quantitative Analyse von Vorgängen hervorragende Ergebnisse, so zum Beispiel bei der kennzahlbasierten Optimierung von Prozessen. Jedoch ist von Analyse der Prozessschritte sowie von der Identifikation der Prozesse per Fragebogen abzuraten. Zum einen nimmt die Auswertung viel Zeit in Anspruch. Zum anderen sind die Antwortmöglichkeiten und Fragen begrenzt, was ein realistisches Bild der Prozessbearbeitung kaum ermöglicht.

Arbeitsplatzanalyse von externen Beratern

Zuletzt ist die Arbeitsplatzanalyse ein von externen Beratern gern zum Einsatz kommendes Mittel, um einen Überblick über die Tätigkeiten zu gewinnen. Solche Analysen sind ein wirkungsvolles Instrument zum Erfassen einer personenbezogenen Vielfalt und von zeitweisen sowie regelmäßigen Aufgaben. Jedoch sind auch sie aufwendig und nicht für alle Schritte in der Prozessanalyse für das Prozessmanagement geeignet.

Ana Karen Jimenez ist Redakteurin beim Deutschen Coaching Fachverlag und hat ihren Bachelor in Literaturwissenschaften und Spanisch an der Eberhard Karls Universität Tübingen abgeschlossen. Sie ist in den Magazinen für lesenswerte Ratgeber und vielfältige Kundentexte verantwortlich.

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