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Qualitätsmanagementsystem – unabdingbar für Unternehmen auf Wachstumskurs
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Ratgeber

Qualitätsmanagementsystem – unabdingbar für Unternehmen auf Wachstumskurs

Ein Qualitätsmanagementsystem ist ein Managementsystem, um die Qualität von Produkten und Dienstleistungen sicherzustellen und zu optimieren. Somit sollen die qualitätsbezogenen Standards und Normen eingehalten und die Leistungen stetig verbessert werden.

Das Qualitätsmanagement umfasst die systematische Planung, Umsetzung und Dokumentation von bestimmten Tätigkeiten, die die Qualität bei der Herstellung eines Produkts oder einer Dienstleistung beeinflussen. In diesem Sinne steht der gesamte Herstellungsprozess im Fokus und nicht nur das fertiggestellte Produkt oder die fertiggestellte Dienstleistung. Mit einem Qualitätsmanagementsystem wird eine Aufbau- und Ablauforganisation etabliert.

Wichtige Grundsätze für das Qualitätsmanagement jedes Unternehmers

Die wesentlichen Grundsätze des Qualitätsmanagements sind in der DIN EN ISO 9000 festgehalten. Die Einhaltung dieser Grundsätze ist für Unternehmen und Unternehmer wichtig, um die allgemeinen, branchenspezifischen und unternehmensbezogenen Standards und Normen zu erfüllen. Die Grundsätze lauten:

  • Kundenorientierung: Das Qualitätsmanagement hat das Ziel, dass die Kundenbedürfnisse optimal befriedigt und die Kundenerwartungen sogar übertroffen werden, sodass die Kundenzufriedenheit stetig hoch ist.
  • Führungsverantwortung: Die Führungskräfte müssen aktiv handeln und sind immer Vorbilder für die Mitarbeiter.
  • Mitwirkung der zuständigen Mitarbeiter: Qualitätsmanagement ist nicht Top-down zu verordnen. Daher ist die Mitwirkung der beteiligten Mitarbeiter wichtig, damit diese ein realistisches Verständnis für die Qualität entwickeln.
  • Prozessorientierung: Damit ein Qualitätsmanagementsystem überhaupt aufgebaut werden kann, müssen die einzelnen Geschäftsprozesse analysiert, geplant und durchgeführt werden.
  • Stetige Verbesserung: Die Geschäftsprozesse müssen kontinuierlich verbessert werden, wozu Fehleranalysen sowie Audits notwendig sind.
  • Objektive Entscheidungsfindung: Die geschäftlichen Entscheidungen müssen sachbezogen und objektiv sein, um die Risiken zu minimieren.
  • Beziehungen zu Stakeholdern: Die Beteiligung von Stakeholdern dient dazu, auch externe Faktoren für die Qualität einzubeziehen.

Woraus besteht ein Qualitätsmanagementsystem?

Ein Qualitätsmanagementsystem besteht aus einer Ablauf- und Aufbauorganisation. In der Aufbauorganisation werden die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten festgelegt. So ist gewährleistet, dass eine Aufgabe von einer bestimmten Person oder Unternehmenseinheit umgesetzt wird. Ohne diese Zuteilung bestünde die Gefahr, dass Aufgaben keine Bearbeitung finden. In größeren Unternehmen gibt es häufig eine Abteilung für Qualitätsmanagement. In der Regel tragen für das Qualitätsmanagement die Führungskräfte bzw. die Geschäftsführer die Verantwortung.

Die Ablauforganisation wiederum definiert im Voraus alle Geschäftsprozesse und macht Vorgaben für die Bearbeitung und den konkreten Arbeitsablauf. So werden zuerst die relevanten Aufgaben geplant und umgesetzt. Danach findet eine Analyse statt, ob die Ziele erreicht wurden. Wenn dies nicht der Fall ist, dann müssen Verbesserungen vorgenommen werden bzw. es werden neue Ziele festgelegt. So entsteht ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess.

Im Einzelnen umfasst das Qualitätsmanagementsystem Standardarbeitsanweisungen, organisatorische Regeln und Vorgaben, Risikoanalysen, Audit-Dokumente, Schulungsunterlagen und weitere Dokumente sowie Hilfsmittel. Dementsprechend ist ein digitales Qualitätsmanagement wichtig für die Leistungsfähigkeit und Effizienz. Denn mit einer Software können die vorhandenen Dokumente gebündelt und Aktualisierungen zentral zur Verfügung gestellt werden.

Nach welchen Normen richtet sich das System?

Ein Qualitätsmanagementsystem richtet sich nach der DIN EN ISO 9001, die die entsprechenden Anforderungen regelt. Darüber hinaus gibt es auch spezifische Normen für einzelne Branchen, in denen Richtlinien für ein branchenbezogenes Qualitätsmanagementsystem festgelegt sind. Dabei können die Normen von Verbänden oder staatlichen Institutionen vorgegeben werden. In einigen Fällen gibt es auch die rechtliche Verpflichtung, die Normen einzuhalten. Zusätzlich können Unternehmen Standards und Normen selbst entwickeln.

Welche Vorteile bietet ein Qualitätsmanagementsystem?

Ein Qualitätsmanagementsystem bietet für Unternehmen viele Vorteile:

  • Höhere Qualität: Generell lässt ein Qualitätsmanagementsystem Fehler und Mängel schon frühzeitig entdecken, sodass man die Qualität insgesamt verbessern kann.
  • Kostenreduzierung: Indem das Unternehmen frühzeitig Mängel und Fehler entdeckt und systematisch behebt, sinkt der Ausschuss. Dadurch ist der Ressourceneinsatz geringer, der Aufwand für Garantien und Gewährleistungen reduziert sich und Nacharbeiten fallen weniger an. Das senkt insgesamt die Kosten.
  • Transparente Geschäftsprozesse: Im Qualitätsmanagementsystem sind alle Geschäftsprozesse transparent dokumentiert. So fällt es leichter, einzelne Geschäftsprozesse zu optimieren.
  • Marketingmaßnahme: Unternehmen können mit einer DIN EN ISO 9001 Zertifizierung auch Marketing betreiben. Denn so eine Zertifizierung dokumentiert die besondere Qualitätsorientierung.
  • Qualitätsdenken bei der Mitarbeiterschaft: Mit einem Qualitätsmanagementsystem ist die Mitarbeiterschaft in die Qualitätssicherung tagtäglich involviert.
  • Fortbestand der Qualitätsverbesserungen: Die optimierten Geschäftsprozesse sind im Qualitätsmanagementsystem zentral verankert und gelten dann als neuer Standard. So finden die erzielten Qualitätsverbesserungen auch eine nachhaltige Sicherung.
  • Positive Fehlerkultur: Fehler gehören zum Arbeitsalltag dazu. Aber die Fehler und Mängel muss man erkennen. Wenn man die Fehler und Mängel dagegen aus Angst vor Konsequenzen oder aufgrund von Betriebsblindheit nicht entdeckt, dann schadet dies dem Unternehmen.
  • Wissenstransfer: Wenn es dokumentierte Arbeitsanweisungen und Arbeitsabläufe gibt, kann das betriebliche Wissen leichter weitergegeben werden. Das hilft zum Beispiel bei der Einarbeitung von neuen Mitarbeitern. Außerdem sichert man so das vorhandene Organisationswissen auch langfristig. Beim Ausscheiden von Mitarbeitern geht dieses Wissen dann nicht verloren.
  • Besserer Marktzugang: Wenn das Qualitätsmanagementsystem zertifiziert ist, dann ist das gerade im globalen Wettbewerb die Voraussetzung für Aufträge. Denn dadurch zeigt das Unternehmen, dass Qualitätsstandards eingehalten werden.

Qualitätsmanagementsystem als Erfolgsfaktor für professionelles Unternehmen auf Wachstumskurs

Ein Qualitätsmanagementsystem ist ein wichtiges Element zur Steuerung eines Unternehmens. Es eignet sich für alle Unternehmen, die einen hohen Qualitätsanspruch haben und ihr Unternehmen weiterentwickeln wollen. Für eine überdurchschnittliche Entwicklung ist eine zentrale Dokumentation aller qualitätsorientierten Daten, Informationen und Unterlagen enorm wichtig. Mit einem Qualitätsmanagementsystem kann die Geschäftsführung gewährleisten, dass jeder Mitarbeiter mit den aktuellsten Standardarbeitsanweisungen arbeitet. So ist die Einhaltung der Richtlinien besser nachvollziehbar. Zudem ist erkennbar, ob Mängel und Fehler behoben wurden und ob die Nachweise darüber vorliegen. Bei einem digitalen Qualitätsmanagementsystem verringert sich der Arbeitsaufwand, denn die Abläufe und Verantwortlichkeit sind einheitlich und transparent definiert.

Ana Karen Jimenez ist Redakteurin beim Deutschen Coaching Fachverlag und hat ihren Bachelor in Literaturwissenschaften und Spanisch an der Eberhard Karls Universität Tübingen abgeschlossen. Sie ist in den Magazinen für lesenswerte Ratgeber und vielfältige Kundentexte verantwortlich.

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