Was sind Recruiting KPIs und warum ist es so wichtig sie zu kennen?

Recruiting KPIs spielen vor allem für den Bereich Personalbeschaffung eine wesentliche Rolle. Dank der Recruiting-KPIs können einzelne Maßnahmen in diesem Bereich bewertet und verbessert werden. Eine Optimierung der betrieblichen Prozesse ist in allen Unternehmensabteilungen wichtig, im Personalbereich aber besonders. Immerhin ist der Fachkräftemangel in aller Munde und man muss bestrebt sein, seine offenen Stellen bestmöglich neu zu besetzen. Da die meisten Bewerbungsprozesse mittlerweile digitalisiert ablaufen, kann man entsprechende Daten und Kennzahlen problemlos erheben.

Mitarbeiter stehen dem Controlling häufig skeptisch gegenüber und haben Angst, dass ihre Fehler entlarvt werden. Die Praxis sieht jedoch anders aus: Ein erfolgreiches Controlling ermöglicht es, Schwachstellen im gesamten Prozess rechtzeitig zu erkennen und eine Verbesserung anzustreben. Die betrieblichen Mittel können dank des Controlling zielgerichtet und effizient eingesetzt werden, um innerbetriebliche Prozesse zu verbessern. Für die Geschäftsführung sind diese Kennzahlen von entscheidender Bedeutung.

Das ist bei der Auswahl der Kennzahlen zu beachten

Vor dem Start ins Controlling gilt es, die für das eigene Unternehmen wichtigen Kennzahlen herauszufinden. Bei der Vielzahl an Kennzahlen ist das kein leichtes Unterfangen. Die KPIs, die für ein Unternehmen wichtig und relevant sind, sollten folgende Voraussetzungen erfüllen:

• Relevanz: Sagt die Kennzahl etwas über den Erfolg eines Unternehmens aus?
• Erfassbarkeit: Ist es für das Unternehmen möglich, die Kennzahl dauerhaft und bestenfalls automatisiert zu erfassen?
• benchmark-fähig: Kann man die erhobenen Werte mit den Zahlen anderer Unternehmen vergleichen?

In der Praxis kann es durchaus sein, dass man für verschiedene Bereiche eines Unternehmens andere Kennzahlen benötigt.

Was sind quantitative und qualitative Kennzahlen?

Im Bereich der Personalbeschaffung wird zwischen quantitativen und qualitativen Kennzahlen unterschieden. Sinn macht es, beide möglichst zu gleichen Teilen miteinander zu kombinieren. Die quantitativen Zahlen beziehen sich auf alle Mengenangaben, also zum Beispiel die Anzahl der eingegangenen Bewerbungen oder die Kosten für eine Neueinstellung. Ein bekanntes Beispiel für solch eine Kennzahl nennt sich Time-to-fill. Diese Kennzahl beschreibt die Zeitdauer zwischen der Ausschreibung sowie der tatsächlichen Neubesetzung einer Stelle. Die qualitativen Kennzahlen sind etwas schwieriger zu ermitteln. Sie drücken zum Beispiel aus, wie zufrieden man mit einem neuen Mitarbeiter ist. Wie genau man solche Messwerte ermittelt, muss jedes Unternehmen individuell für sich entscheiden. In der Praxis tendieren viele Unternehmen dazu, sich nur auf die quantitativen Zahlen zu konzentrieren, da diese leichter messbar sind.

Die wichtigsten Recruiting KPIs in der Übersicht

Nachfolgende Übersicht zeigt die zehn der bekanntesten Recruiting KPIs und deren Sinn und Zweck für das Unternehmen.

• Time-to-fill: beschreibt die Zeitdauer von der Ausschreibung einer neu zu besetzenden Stelle bis zu deren Besetzung durch einen geeigneten Bewerber
• Cost per hire: erfasst die genauen Kosten einer Neueinstellung
• Channel Effectiveness: ermittelt den Erfolg eines Recruiting Kanals
• Quality of hire: gibt an, wie gut die Bewerber sich in das Unternehmen eingefügt haben
• Candidate Satisfaction: Wie zufrieden sind die Kandidaten?
• Frühfluktuation: Wie hoch ist der Anteil der Mitarbeiter, die das Unternehmen binnen sechs Monaten nach Einstellung wieder verlässt?
• Cost of vacancy: Was verursacht eine unbesetzte Stelle für Kosten?
• Offer Acceptance Rate: Wie viele Bewerber entscheiden sich für ein Unternehmen?
• Time of Vacancy: gibt die Zeit an, wie lange eine offene Stelle unbesetzt bleibt
• Candidate Conversion Rate: Wie hoch ist der Anteil der Seitenbesucher, die eine Bewerbung abgeben?

So werden die Recruiting KPIs erhoben

Um möglichst viele der vorgenannten Recruiting KPIs einfach zu erheben, bietet sich eine Recruiting- oder Personalmanagement-Software an. Mit Hilfe von Recruiting KPIs kann man nicht nur offene Stellen veröffentlichen und Bewerbungen verwalten, sondern auch neue Mitarbeiter anlegen. Wichtige Daten werden im Hintergrund automatisch erfasst und dienen als Grundlage für die Kennzahlenauswertung. Einige der quantitativen Zahlen erhält man so ganz automatisch. Für die Erfassung der qualitativen Kennzahlen können hingegen Fragebögen hilfreich sein.

Gelieferte Recruiting KPIs richtig auswerten

Für eine effektive Auswertung sollten alle Recruiting KPIs als Ganzes betrachtet werden. Sind zum Beispiel die Kosten für Neuanstellungen deutlich gestiegen, ist das sicher darauf zurückzuführen, dass man mehr Bewerber eingestellt hat. Aufgabe eines Recruiters ist es dann, anhand der Recruiting KPIs die effektivsten Methoden herauszufinden. Je nachdem, wie sich die Kennzahlen entwickelt haben, muss man seine betrieblichen Maßnahmen entsprechend anpassen.