Wie WORSY die Mitarbeiterproduktivität im Mittelstand in 60 Tagen steigert

Wenn wieder eine wichtige Deadline gerissen wurde, weil niemand im Unternehmen auf dem aktuellen Informationsstand ist, aber trotzdem alle in E-Mails und Excel-Listen ertrinken, führt das zu Frustrationen, einem ungesunden Arbeitsklima und schlimmstenfalls zu fallenden Umsätzen. „Die beschriebenen Symptome sind ein Zeichen dafür, dass die Abläufe im Unternehmen schlecht organisiert sind“, sagt Sebastian, Prozess- sowie Digitalisierungsexperte und Gründer von WORSY. „Entweder fehlt es generell an Prozessen oder sie sind zu wenig durchdacht und nicht stringent etabliert, sodass sich schlicht keiner an sie hält. Wir haben es zudem mit einem hohen manuellen Arbeitsaufwand zu tun, der fehleranfällig ist, unnötig Kapazitäten bindet und zu langen Durchlaufzeiten führt. Das Problem dabei ist, dass nicht nur das jeweilige Projekt gefährdet wird, sondern Ressourcen gebunden werden, die der Zukunftsfähigkeit des Unternehmens zur Verfügung stehen sollten.“ 

„Die aktuellen technischen Lösungen bieten aber konkrete Möglichkeiten, eine nachhaltige Änderung der Prozesse in kurzer Zeit umzusetzen“, fährt der Unternehmer fort. „Davon profitiert das Unternehmen und jeder einzelne Mitarbeiter.“ Sebastian hat seine Expertise für Transformationsprozesse in mehr als 15 Jahren Beratungstätigkeit für mittelständische Unternehmen erworben. Für ihn steht nicht das Konzept im Aktenordner, sondern die Umsetzung im Mittelpunkt. Der Wirtschaftsinformatiker versammelte für WORSY ein Team um sich, das Kompetenzen in Prozess- und Changemanagement vereint und durch Automatisierungen für anhaltende Produktivitätssteigerungen sorgt. WORSY setzt dabei auf die Arbeits- und Projektmanagement-Plattform monday.com.

Sebastian von WORSY bei uns im Interview! 

Herzlich willkommen im GewinnerMagazin, Sebastian! WORSY hilft bei der Vereinfachung der täglichen Arbeit. Wie können wir uns die Ausgangslage bei Deinen Kunden vorstellen?

Gerade im Bereich Projektmanagement arbeiten wir mit Ingenieurbüros, Architekten und Baufirmen, aber auch mit der IT-Branche und Agenturen zusammen – also mit Unternehmen, die viel Projektarbeit machen. Sie brauchen in erster Linie einen guten Überblick: Wo steht das Projekt? Wer ist verantwortlich? Lassen sich die Termine einhalten? Sind wir noch im Budget? Mit diesem Überblick sieht es meist schlecht aus, weil die Informationen an diversen Stellen verteilt oder gar nicht verfügbar sind.

Sebastian ist Prozess- sowie Digitalisierungsexperte und verbindet mit WORSY Prozesskompetenz und Transformationserfahrung, um Mittelständlern zu mehr Effizienz zu verhelfen.

Darüber hinaus betreuen wir mit WORSY im Allgemeinen mittelständische Unternehmen mit mehr als 50 bis 500 Mitarbeitenden und gewachsenen Prozessen. Damit ist gemeint, dass sich über die Jahre Abläufe in allen Bereichen dieser Firmen etabliert haben, die häufig kaum oder gar nicht digitalisiert und automatisiert sind. So fehlt es dabei oftmals an Stabilität und Verantwortlichkeit – beispielsweise bei einem unerwarteten Ausfall von Wissensträgern.

Dazu kommt ein hoher manueller Aufwand bei der Arbeit: Ihre Workflows sind äußerst schwerfällig und die Zeit wird einfach nicht gut genutzt. Derartige Missstände sorgen nicht nur für Beschwerden und Frust – sowohl beim eigenen Personal als auch bei Kunden. Vielmehr verbrennen betroffene Unternehmen dadurch eine Menge Ressourcen. Wir beheben mit WORSY derartige Mängel, steigern ihre Produktivität und gewährleisten, dass sie all ihre Deadlines zuverlässig einhalten können.

„Es gilt immer zuerst die Prozesse zu optimieren, bevor sie digitalisiert und automatisiert werden.“

Ist den Unternehmen bewusst, dass sie eigentlich viel mehr leisten könnten? 

Sie wissen, dass sie nicht effizient sind und sehen sich nach Unterstützung um, weil sie merken, dass sie aus sich heraus keine Verbesserung erreichen. Es sind offenbar Lösungen zur Digitalisierung gefragt – doch was bedeutet das konkret? Welche Möglichkeiten gibt es und an welcher Stelle sollten die Veränderungen am besten beginnen? Wir haben mit WORSY ein Angebot geschaffen, das innerhalb von maximal 60 Tagen spürbare Verbesserungen bringt: Plötzlich geht alles einfacher und schneller. Unsere Arbeit ist dabei unabhängig von der vorhandenen IT-Landschaft.

Der Wirtschaftsinformatiker Sebastian versammelte für WORSY ein Team um sich, das Kompetenzen in Prozess- und Changemanagement vereint.

Du setzt für Deine Lösungen vor allem auf monday.com. Was müssen Deine Kunden über diese Plattform wissen? 

Bei monday.com handelt es sich um eine cloudbasierte Arbeits- und Projektmanagement-Plattform, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Projekte an einem Punkt effizient zu organisieren und ihre unternehmensweite sowie bereichsübergreifende Abläufe zu automatisieren. Wir implementieren mit WORSY monday.com im Unternehmen, richten die notwendigen Arbeitsbereiche ein und legen gemeinsam mit unseren Kunden fest, welche Prozesse wir im ersten Schritt optimieren möchten. Wir starten also mit einem Pilot-Bereich, das für eine kurze Lern- und Erfolgsphase sorgt.

In der Folge rollen wir das Ganze immer weiter aus. Es beginnt beispielsweise in der Finanzabteilung und setzt sich dann bei der Personalabteilung fort, bis schließlich sämtliche Bereiche des Unternehmens erfasst sind. Bevor wir monday.com implementieren, führen wir in der Regel eine Aufwandstreiberanalyse durch. Wir machen mit WORSY den unnützen Aufwand mit einer strukturierten Methodik sichtbar, um ihn messbar zu erfassen: So können wir die erreichte Effizienzsteigerung lückenlos nachweisen – die Investitionen rechnen sich dabei erfahrungsgemäß bereits nach sechs Monaten. Das Ganze lässt sich mit unserem Ansatz in einer konkreten Zahl von Arbeitsstunden ausdrücken.

Warum Sebastian alle im Unternehmen auf die Veränderungen vorbereitet 

Sind die Mitarbeiter offen für die Veränderungen? 

Wir legen bei WORSY großen Wert darauf, die Mitarbeiter gut auf die neuen Abläufe vorzubereiten und ihnen die Vorteile, die sie haben werden, bewusst zu machen. Ich habe mehr als 15 Jahre Erfahrung mit der Restrukturierung und Transformation von mittelständischen Organisationen, bei denen die Veränderungen in einer Krisensituation oder aufgrund einer Wachstumsphase umgesetzt werden mussten. Mit dieser Expertise im Hintergrund stellen wir bei WORSY sicher, dass wirklich alle im Unternehmen den Zug in Richtung Effizienz besteigen und mit Zuversicht auf die Reise gehen. 

Sebastian hat seine Expertise für Transformationsprozesse in mehr als 15 Jahren Beratungstätigkeit für mittelständische Unternehmen erworben.

Gibt es aufseiten der Unternehmen Bedenken, wenn es darum geht, WORSY ins Haus zu holen? 

Häufig haben Unternehmen bereits mit anderen Beratern zusammengearbeitet – sei es nun im Bereich Prozessoptimierung oder Digitalisierung. Leider hat diese Zusammenarbeit nicht die gewünschten Ergebnisse gebracht, weil entweder zu viel Papierkram entstand oder aber Prozesse, beispielsweise hinsichtlich der Digitalisierung, nicht zu Ende gedacht wurden. Die Befürchtung, dass es bei WORSY genauso läuft, können wir unseren Kunden jedoch von Beginn an nehmen. Denn wir verknüpfen diese Welten und sorgen so für beste Ergebnisse. 

Auch wegen des Zeitaufwands gibt es gelegentlich Befürchtungen, denn die Projekte und das Tagesgeschäft können selbstverständlich nicht pausieren. Das müssen sie aber auch nicht, denn wir nehmen den Unternehmen den größten Teil der Arbeit ab. Die Umstellung geschieht schrittweise. Das operative Geschäft ist nicht gefährdet. Der zeitliche Aufwand beschränkt sich im Grunde auf eine Stunde in der Woche, während der wir den Stand der Dinge darlegen, offene Fragen klären und Anpassungen besprechen. Das ist in unserem Bereich ungewöhnlich und offensichtlich ein bedeutender Vorteil für unsere Kunden bei WORSY.

Fragen kommen zudem hinsichtlich des Zeitrahmens von nur 60 Tagen. Die Antwort lautet: viel Erfahrung, eine durchdachte Methodik und ein flexibles Tool. Die Flexibilität von monday.com erfordert allerdings das entsprechende Know-how. Wir haben viele Monate damit verbracht, die Möglichkeiten der Plattform auszuloten und so die optimale Lösung für unsere Kunden zu schaffen. Darüber hinaus investieren wir auch jetzt noch jede Woche mehrere Stunden, um unser Wissen aktuell zu halten. Es gibt schließlich laufend Weiterentwicklungen.

„Bei unseren Projekten sind nachweislich zeitliche Einsparungen zwischen 7 bis 29 Prozent erreichbar“, sagt der Gründer von WORSY.

Sind die Unternehmen nach den 60 Tagen ganz auf sich gestellt? 

Die angestrebte Veränderung ist dann komplett umgesetzt. Sollten noch Fragen aufkommen, sind wir bei WORSY selbstverständlich jederzeit ansprechbar. Meist ist es allerdings so, dass die Unternehmen die Chancen einer dauerhaften Zusammenarbeit erkennen. Sie wollen den einmal eingeschlagenen Weg fortsetzen, um noch effizienter zu werden. Es kommt daher häufig vor, dass wir unsere Kunden über sechs bis zwölf Monate begleiten. Zudem führen wir bei Bedarf Schulungen durch und bilden Key User aus.

Kundenergebnisse von WORSY, die in Erinnerung bleiben

Mit welchen Resultaten können Deine Kunden rechnen? Hast Du vielleicht ein konkretes Beispiel von WORSY für uns? 

Bei unseren Projekten sind nachweislich zeitliche Einsparungen zwischen 7 bis 29 Prozent erreichbar. Im oberen Bereich lag es bei einer mittelständischen Unternehmensgruppe der Medienbranche mit mehr als 300 Millionen Euro Jahresumsatz. Die extreme Steigerung der Effizienz war möglich, weil die Veränderung nach und nach alle Unternehmensbereiche erfasste: Begonnen haben wir mit der Finanzabteilung und im Anschluss wurde das Personalwesen auf den neuesten Stand gebracht. Einige waren überrascht, als wir vorschlugen, die Prozesse der Rechtsabteilung zu verbessern. Da es dort hervorragend funktionierte, ging es mit dem Facility-Management weiter, bis wir schließlich beim Management aller IT-Projekte angelangt waren, was unter anderem die SAP-Einführung beinhaltete.

Die Investition in die Zusammenarbeit mit WORSY war nach etwa sechs Monaten wieder eingespielt. Unser Erfolgsgeheimnis liegt dabei also insbesondere auch in der Vereinfachung und Optimierung jeglicher Abläufe – nicht nur im Einsatz von monday.com.

Woher stammt Deine Expertise? Wir würden gern über Deinen Werdegang sprechen. 

Ich habe Wirtschaftsinformatik studiert und gleichzeitig in einem Ingenieurbüro der Logistikbranche gearbeitet. Dabei konnte ich alles über Logistikprozesse und Supply-Chain-Management lernen, was mir bis heute großen Nutzen bringt, weil hier ganz extrem Prozesskompetenz und bereichsübergreifende Zusammenarbeit gefragt ist. Nach dem Studium war ich als freiberuflicher Berater für mehrere namhafte Beratungsgesellschaften im Rahmen von komplexen Transformationsprojekten tätig. Es hat mich frustriert, dass viel Papier entstand, die Kunden jedoch bei der Umsetzung auf sich gestellt waren. Ich habe deshalb 2015 ein Beratungsunternehmen gegründet, das die Umsetzung in den Mittelpunkt rückte. 

Das Team von WORSY sorgt durch Automatisierungen für anhaltende Produktivitätssteigerungen.

Aufgrund der Komplexität der Aufgaben konnten wir aber jährlich nur fünf bis zehn Projekte für mittelständische Unternehmen zwischen 50 – 400 m€ Umsatz abwickeln. Wir suchten deshalb nach einer Möglichkeit, unseren Qualitätsanspruch mit einer höheren Geschwindigkeit zu vereinen. Dabei sind wir irgendwann auf monday.com gestoßen. Ich kann sagen, dass wir die Plattform wirklich studiert haben, um das Beste aus ihr herauszuholen. Ein Kunde hat sie dann bei uns in der Anwendung gesehen und wollte sie auch haben. Bei den Mitarbeitern seines eher konventionellen Unternehmens stieß das Tool durchweg auf große Begeisterung. Da wurde mir klar, dass es offenbar eine gute Möglichkeit bietet, dem breiten Mittelstand Prozessoptimierung zur Produktivitätssteigerung schmackhaft zu machen. Natürlich unter der Voraussetzung, dass man weiß, was dabei möglich ist. Und wie sich all das mit der nötigen Prozesskompetenz umsetzen lässt. So kam es schließlich zur Gründung von WORSY. 

Kannst Du zum Schluss Deine Mission mit WORSY in einigen Sätzen zusammenfassen? 

Die mittelständischen Unternehmen sind das Rückgrat der deutschen Wirtschaft und sie stehen gegenwärtig unter einem enormen Druck. Wir müssen ihnen die Mittel zugänglich machen, die ihnen eine schnelle Steigerung ihrer Produktivität, aber auch Wachstum durch skalierbare Strukturen erlauben. Genau darin sehen wir bei WORSY unsere Aufgabe.