Henrik Telepski: So können Schweizer Online-Unternehmen sorgenlos in der EU verkaufen

Steuerliche Themen sind gerade für Laien oftmals trocken, unliebsam und werden meist auf der To-do-Liste weit nach unten geschoben. Doch gerade schweizerische Online-Unternehmer müssen bei der Steuerthematik genauer hinschauen: Da sie häufig auch in Deutschland operieren, müssen sie sowohl im deutschen als auch im schweizerischen Steuersystem umfassend informiert sein. Nur wenigen der Händler ist das jedoch bewusst. Hinzu kommt, dass es ein hohes Maß an Verwaltungsaufwand bedeutet, immer auf dem neuesten Stand hinsichtlich der Steuern zu stehen und die Bürokratie zu bewältigen. Nicht zuletzt fehlt vielen schlichtweg das nötige Know-how auf dem komplexen Gebiet der Steuern. Vor den gleichen Herausforderungen stehen Coaches, Berater und Trainer. Sie wünschen sich einen starken Partner an ihrer Seite, der ihnen steuerliche Themen abnimmt – nur dann können sie sich mit voller Zeit und Energie auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Henrik Telepski von der Telepski Treuhand GmbH hat diese Problematik erkannt und hierfür eine Lösung gefunden. 

„Die Komplexität der Buchhaltung und der Steuern steigt exponentiell mit jedem Land, das dazukommt. Darum sind Steuerfallen Tür und Tor geöffnet. Kleine Fehler am Anfang können riesige Geldbeträge kosten. Ein weiteres Problem ist, dass man meistens nachträglich nichts mehr machen kann. Daher empfiehlt es sich, noch vor der Gründung die Hilfe eines Experten zu suchen“, erklärt Henrik Telepski. Mit seinem Team der Telepski Treuhand GmbH konnte Henrik Telepski bereits etlichen Unternehmern bei ihren Steuerproblemen helfen. Wie genau er hierbei vorgeht, hat er uns heute näher erklärt.

Henrik Telepski ist Steuerexperte und betreut mit seiner Telepski Treuhand GmbH Digitalunternehmern aus der Schweiz.

Henrik Telepski von der Telepski Treuhand GmbH bei uns im Interview!

Herzlich willkommen im GEWINNERmagazin, Henrik Telepski! Erzähl unseren Lesern doch bitte zunächst etwas über euer Angebot. Was ist euer Schwerpunkt? Wer nimmt eure Dienstleistung in Anspruch?

Die Zielgruppe der Telepski Treuhand GmbH besteht grundsätzlich aus Digitalunternehmern, die ihren Sitz in der Schweiz haben. Viele von ihnen starten zunächst im Nebenerwerb, entwickeln sich mit unserer Hilfe jedoch stark weiter, sodass sie irgendwann ihr Hauptbusiness daraus machen. Der größere Teil unserer Kunden befindet sich in der ersten Phase. Wir von der Telepski Treuhand GmbH helfen ihnen mit der Gründung, genauer geht es im ersten Schritt zunächst um die Registrierungen bei den Ämtern in der Schweiz und in Deutschland. Dabei befinden sich unsere Kunden in der Schweiz. Da sie jedoch häufig in Deutschland operieren, müssen sie sich dort auch für die Umsatzsteuer registrieren. Somit haben sie es mit zwei Steuersystemen zu tun, was ein besonderes Know-how erfordert. 

Viele Steuerberater können mit dieser Problematik nicht umgehen und die Kunden sind von der komplexen Bürokratie komplett überfordert. Zudem gibt es ein hohes Risiko, dass Fehler entstehen, die große finanzielle Auswirkungen haben. Mein Team der Telepski Treuhand GmbH und ich helfen unseren Kunden deshalb im Bereich Steuern, damit sie ohne rechtliche Probleme ihr Geschäft aufbauen können. Dazu bieten wir eine Beratung an, die den gesamten Prozess der Gründung begleitet, bis zur Registrierung in der Schweiz und in Deutschland. Zudem unterstützen wir sie nach der Gründung beim Aufbau ihres Geschäfts. Unsere Dienstleistung umfasst dabei unter anderem die Buchhaltung, den Jahresabschluss, die Steuererklärung und auch die Lohnabrechnung. Dazu kommt, dass wir Umwandlungen durchführen, wenn die Einzelfirma in eine GmbH überführt werden soll.

Henrik Telepski und sein Team der Telepski Treuhand GmbH raten dazu, die steuerlichen Strukturen bereits im Voraus richtig aufzubauen, damit es nicht zu Nachzahlungen in dem Bereich kommt.

Henrik Telepski stellt Coaches, Berater und Trainer steueroptimal auf

Bei der Telepski Treuhand GmbH habt ihr nun noch eine weitere Kundengruppe, auf die ihr euch spezialisiert habt. Wie genau helft ihr diesen Menschen?

Die zweite Gruppe, der wir von der Telepski Treuhand GmbH mit unserem Know-how zur Seite stehen, sind Coaches, Berater und Trainer. Bei ihnen ist die steuerliche Situation oft ähnlich kompliziert, wenn sie im gesamten deutschsprachigen Raum arbeiten. Wie sind eigentlich die Regeln für die Umsatzsteuer in den verschiedenen Ländern? Welche MWST-Methode wähle ich? In welcher Währung muss die Rechnung ausgestellt sein? Welcher Steuersatz gilt? Wie rechne ich die Bezugsteuer ab? Korrekte Firmen-Umwandlungen sind bei dieser Zielgruppe besonders wichtig, da Coaches meistens mit einer Einzelfirma starten und oftmals ein spontanes Wachstum erleben, welches die private Einkommensteuer explodieren lässt, wenn die Strukturen nicht bereits im Voraus richtig aufgebaut werden.

Fehler, die bei einer Umwandlung laut der Telepski Treuhand GmbH geschehen können 

Henrik Telepski, bleiben wir doch einen Augenblick bei der Problematik der Umwandlung. Dabei kann es offenbar zu schwerwiegenden Fehlern kommen, wenn nicht alles richtig durchdacht ist.

Das kann man sagen. Ein Problem entsteht beispielsweise beim Gründen einer GmbH: Da wird dann neben dem Einzelunternehmen einfach die neue Form separat eingeführt. Dabei handelt es sich um eine verdeckte Sachgründung, weil die Werte bereits in der Einzelfirma geschaffen worden sind – das kann ernste Anschuldigungen und teure Steuerfolgen nach sich ziehen. Aber auch wenn man alles richtig macht, lauert die Gefahr einer Kostenfalle, weil es verschiedene Möglichkeiten gibt, eine Umwandlung durchzuführen.

„Es geht uns darum, den schnellsten, günstigsten und steueroptimiertesten Weg für unsere Kunden zu wählen.“

Wie sieht die Sache konkret aus, wenn man wegen eines Fehlers bei der Umwandlung Schwierigkeiten mit dem Finanzamt bekommt?

Das kann richtig übel werden. Das Finanzamt macht dann eine Unternehmensbewertung und das wird bei stark wachsenden Unternehmen sehr teuer, weil aus Sicht der Steuerverwaltung das Geschäft sozusagen an die neue Firma „verschenkt“ wird. Die Steuerverwaltung in der Schweiz ist ein wenig entspannter, sofern es um Unternehmen geht, die ein geringes Wachstum haben. Aus diesem Grund haben viele Steuerberater kein Bewusstsein dafür entwickelt, was geschieht, wenn Coaching- oder Beratungs-Unternehmen plötzlich ein starkes Wachstum erleben und die Situation ernst wird.

Henrik Telepski kennt die Besonderheiten der steuerlichen Einstellungen, die ein Onlinehändler beachten sollte.

Telepski Treuhand GmbH: Herausforderungen, vor denen Onlinehändler stehen

Henrik Telepski, gehen wir von den Fragen der Umwandlung noch einmal zu den Onlinehändlern zurück. Was kann bei ihnen schiefgehen? Wo liegen die Risiken?

Es beginnt damit, dass man eine Umsatzsteuernummer haben muss, bevor man etwas im Internet verkaufen kann. Viele Leute machen bei der Anmeldung zur Umsatzsteuer bereits Fehler, wodurch sich die Zeit für die Anmeldung deutlich verlängert. Wir reden über eine Zeit, in der die Händler keinen Umsatz machen können. Um es konkret zu sagen: Die meisten senden lediglich ein Formular, aber für Schweizer gibt es mehrere Zusatzformulare, von denen kaum jemand weiß. Das führt zu Rückfragen des Finanzamtes. 

Der Prozess dauert ohne Verzögerung schon sechs bis acht Wochen, kommen Fehler dazu, zieht sich alles über weitere Monate hin. Es entgeht den Händlern also Umsatz, zudem ist besonders Online-Welt die Schnelligkeit ein entscheidender Punkt. Hat man seine Umsatzsteuernummer, sind die weiteren steuerlichen Verpflichtungen, denen man als Onlinehändler nachkommen muss, das nächste Problem. Macht man dabei Fehler, kommt es wiederum zu massiven Zeit- und Geldverlusten, da die Steuerverluste oftmals sogar im vier- bis fünfstelligen Bereich liegen können.

Henrik Telepski ist mit den Feinheiten des Steuersystems vertraut 

Hast du einen Fall aus der eigenen Praxis, bei dem jemand zu dir kam, der in Schwierigkeiten steckte?

Die Leute verkaufen innerhalb der Europäischen Union und sie wissen in der Regel, dass sie sich in Deutschland registrieren müssen. Das genügt allerdings nicht, denn es sollte auch eine Registrierung zur Umsatzsteuer in der Schweiz erfolgen. Die fehlende Registrierung in der Schweiz führt zu finanziellen Verlusten, weil der Händler Geld vom Schweizer Staat zurückbekommen kann. Es geht um mehrere Tausend Franken im ersten Jahr! Man muss sich allerdings mit der richtigen Methode in der Schweiz anmelden, sonst kommt es dazu, dass man Geld an den Staat bezahlt.

Zu dieser Thematik habe ich eine kurze Story, die das Problem ein wenig illustriert: Es kam ein Unternehmer zu der Telepski Treuhand GmbH, der über sein Online-Business erfolgreich seine Produkte verkaufte. Sein Umsatz lag im sechsstelligen Bereich, wobei es vornehmlich um den amerikanischen Markt ging. Er hatte allerdings Angst, zu einem Steuerberater zu gehen, weil er fürchtete, es könnte ihm jemand seine Produktgeheimnisse stehlen. Er führte die Anmeldung dann in der Schweiz durch – aber leider mit der falschen Methode. Der Händler musste aus diesem Grund knapp 30.000 Schweizer Franken nachzahlen, weil das Steueramt es korrekterweise verlangte – die Anmeldung ließ sich im Nachhinein leider nicht mehr rückgängig machen. 

Henrik Telepski (dritte Person von links) und sein Team der Telepski Treuhand GmbH.

In dieser Situation ist er zur Telepski Treuhand GmbH gekommen und wir konnten zumindest Schadensminimierung betreiben. Wir konnten das Problem aber nur mindern und nicht komplett aus der Welt schaffen. Das ist ein gutes Beispiel dafür, wie wichtig es ist, von Anfang an zu uns zu kommen, um alles richtig zu machen. Die Umsatzsteuer in Deutschland wird für Schweizer Händler übrigens auch schnell zum Problem, weil die Schweizer es nicht gewohnt sind, dass die Überschreitung von Fristen so hart sanktioniert wird. In der Schweiz bekommt man zunächst eine Mahnung und alles läuft ein wenig entspannter.

„Wenn man in Deutschland seine Umsatzsteuer nicht fristgemäß abführt, kann man innerhalb kurzer Zeit bis zu zehn Prozent der Umsatzsteuer als Strafe auferlegt bekommen.“

Einen guten Anbieter wählen mithilfe von Henrik Telepski

Du hast bereits angedeutet, dass man auch mit einem Steuerberater in Schwierigkeiten geraten kann, wenn dieser sich mit dem Handel in der Europäischen Union und mit grenzüberschreitenden Dienstleistungen nicht richtig auskennt. Könnten wir diesen Punkt noch einmal vertiefen?

Da kann ich sogar ein aktuelles Beispiel anbringen: Wir haben einen Kunden bei der Telepski Treuhand GmbH, der mit seinem Unternehmen ein wirklich starkes Wachstum hingelegt hat. Er war bei einem sehr bekannten Steuerberater, einer renommierten Schweizer Steuerkanzlei. Er hat bei ihnen über 12.000 Schweizer Franken für ein Jahr mit einem Umsatz von 200.000 Euro bezahlt. Sie haben dort nicht verstanden, wie man die Dinge richtig handhabt, weshalb die Kosten explodiert sind. Als er zu uns kam, mussten wir sogar noch einige Korrekturen und Anpassungen vornehmen, da der Jahresabschluss für eine Bank erstellt werden sollte, welche eine korrekte Buchhaltung verlangt hat. Heute ist er mit seiner Situation aufgrund unserer Maßnahmen sehr glücklich und er ist ebenfalls sehr zufrieden mit dem Preis-Leistungs-Verhältnis.

Um es noch einmal deutlich zu sagen: Bei Fehlern mit der Umsatzsteueranmeldung kann es dazu kommen, dass die Umsatzsteuernummer gesperrt wird – der Fehler führt dann zum kompletten Stopp des Geschäfts. Diese Verantwortung in die Hände eines Steuerberaters zu legen, der kein Experte in dem Bereich ist, kann plötzlich zu überraschenden Steuerzahlungen führen, die sogar zum Konkurs des Unternehmens führen können.

Henrik Telepski von der Telepski Treuhand GmbH weiß, dass bereits bei der Gründung eines Unternehmens die Wahl der richtigen Unternehmensform entscheidend ist – hier ist professionelle Hilfe gefragt.

Mit Henrik Telepski den kompletten Prozess richtig angehen

Man sollte also am besten zu euch kommen, bevor man sein Geschäft gründet. Halten sich eure Kunden an diesen Ratschlag oder habt ihr es doch eher mit Leuten zu tun, die erst später merken, dass sie einen kompetenten Partner brauchen?

Es ist ganz sicher ein guter Ratschlag, uns von Anfang an ins Boot zu holen. Mein Team der Telepski Treuhand GmbH und ich nehmen allerdings wahr, dass manche unserer späteren Kunden anderer Meinung sind. Das kann – wie ich schon ausgeführt habe – ein böses Erwachen geben. Die Unternehmer brauchen uns von Beginn an, denn schon bei der Gründung muss man sich für die richtige Unternehmensform entscheiden. Sollte man die falsche Form gewählt haben, führt das zumindest zu einem enormen Zeitverlust, da man in den langwierigen Prozess von der Gründung über die Beantragung der Umsatzsteuernummer bis zur Eröffnung des eigenen Onlineshops nicht ändernd eingreifen kann. Ein Fehler in der Kette führt dazu, dass der gesamte Prozess von vorn begonnen werden muss.

Viele unserer Kunden der Telepski Treuhand GmbH kommen mittlerweile früh zu uns, weil sie merken, dass die Dinge komplex sind und sich ohne professionelle Hilfe kaum umsetzen lassen. Unter den Beratern, Coaches und Trainern gibt es dagegen eine größere Zahl von Leuten, die zunächst auf eigene Faust starten möchte. Das rächt sich, wenn es zu einem schnellen Wachstum kommt. 

So gelangte Henrik Telepski in die Steuerberatung

Wir wollen uns auch ein wenig mit deiner Geschichte beschäftigen. Wie bist du darauf gekommen, diese Nische in der Steuerberatung zu besetzen?

Ich habe vor etwa sechs Jahren als angestellter Steuerberater einen interessanten Mandanten betreut. Es handelte sich um ein Unternehmen mit drei Ingenieuren, die ihr Business ganz klassisch in der Garage aufgebaut haben. Dieses Unternehmen hat sich unglaublich schnell entwickelt und hatte nach ein paar Jahren schon 50 Mitarbeiter. Die Firma hat ihre Waren in der gesamten Europäischen Union verkauft und so musste ich mich in das Umsatzsteuerrecht der EU einarbeiten. Später wurde das Unternehmen für 70 Millionen Euro verkauft – das war der Moment, in dem ich beschlossen habe, ein eigenes Business zu gründen. Meine ersten Kunden waren zwei junge Männer, die einen Amazon-Handel aufziehen wollten, ihr Produkt war ein Rückenrasierer. 

Die Expertise von Henrik Telepski und seinem Team der Telepski Treuhand GmbH über das Umsatzsteuerrecht der EU hat sich schnell rumgesprochen.

Das funktionierte hervorragend und ich muss eingestehen, dass ich davon überrascht war. Sie machten mit diesen Rückenrasierern einen Umsatz von etwa 40.000 Euro im Monat. Da habe ich gemerkt, was für ein unglaubliches Potenzial in diesem Handel steckt. Die beiden jungen Männer waren im Übrigen bei einigen anderen Steuerberatern gewesen, bevor sie mein Team der Telepski Treuhand GmbH und mich entdeckt haben. Sie sagten, die anderen hätten einfach nicht genug steuerliches Wissen über die Gegebenheiten in der Europäischen Union gehabt. Unsere Expertise auf diesem Gebiet hat sich schon bald herumgesprochen. Schließlich kam der Gründer der Plattform fba-schweiz.ch zu uns, einer großen Community, die unsere Dienste in Anspruch genommen hat. Nach dieser erfolgreichen Zusammenarbeit habe ich mich dazu entschlossen, mich auf den Onlinehandel zu fokussieren.

Das ändert sich steuerlich für Onlinehändler laut Henrik Telepski

Dem Onlinehandel sind offenbar keine Wachstumsgrenzen gesetzt. Aber wie sieht es steuerlich aus? Wird es zu Vereinfachungen kommen oder müssen die Händler mit weiteren bürokratischen Hürden rechnen?

Das ist eine wirklich gute Frage. Es gab gerade eine weitgehende Änderung der Umsatzsteuergesetzgebung in der Europäischen Union, die zum ersten Juli 2021 in Kraft getreten ist. Die Umgestaltung hat einige Faktoren vereinfacht, sie hat allerdings auch viele Dinge komplizierter gemacht. Zahlreiche Händler sind verunsichert, weil es statt einem nun mehrere Abrechnungssysteme gibt. Zuvor gab es nur Elster, heute gibt es neben Elster noch den One-Stop-Shop in verschiedenen Varianten. Ein Normalsterblicher ist mit diesen Neuerungen ganz einfach überfordert.

Es wird also immer schwieriger?

Ja, es wird immer schwieriger. Auf der anderen Seite gibt es eine einfache Lösung, wenn die Händler auf unsere Unterstützung zurückgreifen. Sie können sich dann endlich entspannen, weil sie mit der komplexen Angelegenheit nicht mehr allein sind. Es gibt einen Dienstleister, der ihnen die gesamte steuerliche Arbeit abnimmt.

Henrik Telepski und seine Telepski Treuhand GmbH möchten zu einer der bekanntesten Steuerberater der Schweiz werden, sogar ein YouTube-Kanal befindet sich bereits im Aufbau.

Die Zukunftspläne mit der Telepski Treuhand GmbH

Was habt ihr in naher Zukunft vor? Gibt es ein Ziel, das ihr unbedingt erreichen möchtet? Und wie schätzt ihr die Entwicklung der Steuerberaterbranche in der Schweiz ein?

Die Steuerberater in der Schweiz haben gegenwärtig keine Schwierigkeiten, Mandanten zu finden – ich denke, dass die Situation in Deutschland ähnlich ist. In jedem Fall führt es dazu, dass sich die Steuerberater kaum Mühe geben: Man wartet als Kunde zum Beispiel sehr lange auf eine Antwort. Zudem wird die Digitalisierung nicht als Notwendigkeit empfunden, in einem Satz: Die Prozesse sind ineffizient.

Wir bei der Telepski Treuhand GmbH haben vor, einer der bekanntesten Steuerberater der Schweiz zu werden. Mit den Onlinehändlern haben wir begonnen und uns dann den Beratern, Coaches und Trainern als zusätzlicher Zielgruppe zugewandt. Wir wollen weiterhin wachsen: Im Augenblick beschäftigen wir zwölf Mitarbeiter und es werden mit Sicherheit mehr werden. Ein YouTube-Kanal ist übrigens auch im Aufbau.

Wenn du nach unserer Mission fragst, würde ich antworten, dass Automatisierung gegenwärtig ein Schlagwort in der Branche ist, wenn es um die Buchhaltung geht. Mit Telepski Treuhand wollen wir jedoch die gesamte Steuerberatung digitalisieren, denn es reicht nicht, nur Belege einzuscannen und sich dann „digital“ zu nennen. Bei uns verwenden wir effiziente Kommunikationsmittel wie zum Beispiel WhatsApp. Unsere Kunden der Telepski Treuhand GmbH bekommen auch Zugriff auf einen Mitgliederbereich, in dem unter anderem auch ein einfach verständliches Steuercoaching zu finden ist. Dadurch können unsere Kunden viel Geld sparen.

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