Jürgen Johannes Schimmöller: Smarte Prozesse durch Automatisierung

Auf den deutschen Unternehmen lastet gegenwärtig ein hoher Druck: Die eigenen Kosten steigen, die Schwellenländer werden immer konkurrenzfähiger und zusätzlich trübt der Fachkräftemangel die Zukunftsaussichten. Es geht durchaus die Angst davor um, endgültig abgehängt zu werden. Mit welchen Maßnahmen lässt sich die Wettbewerbsfähigkeit langfristig erhalten? „Im Vergleich zu anderen Ländern sind wir in Deutschland im Bereich Digitalisierung und Automatisierung in einen bedrohlichen Rückstand geraten“, sagt Jürgen Johannes Schimmöller von der schlau DIGITAL GmbH. „Wir müssen unsere Chancen nun endlich wahrnehmen. Ein Unternehmen, das seine Prozesse weitgehend automatisiert, kommt mit weniger Personal aus. Es entlastet zudem die vorhandenen Mitarbeiter, die mehr Raum für wichtige Aufgaben bekommen. Das ist aber noch nicht alles: Denn durch Automatisierung lassen sich Fehler vermeiden und Kosten reduzieren. Wer automatisiert, hat am Ende einen klaren Wettbewerbsvorteil.“ 

Mit der schlau DIGITAL GmbH bringen Jürgen Johannes Schimmöller und sein Team Unternehmen auf die digitale Überholspur. Dabei automatisieren sie wiederkehrende und zeitraubende Tätigkeiten im Büromanagement, Marketing und Vertrieb. Lästige Verwaltungsaufgaben werden in diesem Zuge durch smarte Lösungen auf Autopilot gestellt. Jürgen Johannes Schimmöller ist seit mehr als 30 Jahren im Bereich IT tätig. Der Wirtschaftsinformatiker hat unzählige individuelle IT-Projekte in unterschiedlichen Branchen auf den Weg gebracht. Mit der schlau DIGITAL GmbH setzt er auf Robotic Process Automation, kurz RPA, wobei über 20 eigene Softwaremodule und Automatisierungs-Tools wie Zapier, UiPath, Microsoft Power Automate oder Make, früher: Integromat, zum Einsatz kommen. Vor allem steht aber die Entwicklung eigener Software im Vordergrund. Nicht zuletzt berät und begleitet Jürgen Johannes Schimmöller mit der schlau DIGITAL GmbH seine Kunden bei der Beantragung von Fördergeldern für Digitalisierungsmaßnahmen. 

Jürgen Johannes Schimmöller von der schlau DIGITAL GmbH bei uns im Interview! 

Herzlich willkommen im GEWINNERmagazin, Jürgen Johannes Schimmöller! Wenn wir über die schlau DIGITAL GmbH sprechen, geht es um die Automatisierung von Prozessen. Weshalb brauchen die Unternehmen dabei eure Unterstützung? 

Die Unternehmen entwickeln ihre Geschäftsprozesse grundsätzlich eigenständig. Sie wissen selbst am besten, wie sie die Abläufe sinnvoll gestalten. Bei der Automatisierung fehlt es ihnen allerdings an technischem Wissen. Zudem ist ihnen in der Regel nicht bekannt, welche Möglichkeiten sie eigentlich haben. An dieser Stelle wäre beispielsweise auf die künstliche Intelligenz hinzuweisen. Wir sind daher häufig inspirierend tätig und zeigen ihnen die Chancen, die eine Prozessautomatisierung heute bietet. Die schlau DIGITAL GmbH verfügt über umfangreiche Erfahrung in unterschiedlichen Branchen und kann für die Umsetzung solcher Projekte geeignete Empfehlungen geben. 

Jürgen Johannes Schimmöller ist IT-Experte und automatisiert mit seiner schlau DIGITAL GmbH die Geschäftsprozesse seiner Kunden.

Künstliche Intelligenz ist in den Medien gegenwärtig ein großes Thema. Wird in den Unternehmen eine Diskussion darum geführt? 

Das Thema KI ist seit etwa einem halben Jahr in den Vordergrund gerückt. Das hängt auch mit dem Erscheinen des frei zugänglichen ChatGPT zusammen. Damit konnten erstmals auch Laien Erfahrungen mit KI sammeln und ihre Möglichkeiten ausloten. Die Resultate sind nicht immer fehlerfrei, doch in den meisten Fällen führt die Beschäftigung mit der künstlichen Intelligenz zu einem großen Erstaunen. Im nächsten Schritt geht es um die Frage, wie sich KI in die täglichen Abläufe einbauen lässt, um ihre Effizienz zu verbessern. An diesem Punkt befinden sich viele Unternehmen momentan. Die Beantwortung dieser Frage erfordert Expertenwissen. Da kommen wir dann mit der schlau DIGITAL GmbH ins Spiel. 

Wie ist der Stand der Dinge bei den deutschen Unternehmen im Allgemeinen, wenn es sich um Automatisierung und Digitalisierung dreht? 

Wir lesen immer wieder, dass Deutschland bei diesem Thema in Rückstand geraten ist und das kann ich aus eigener Erfahrung nur bestätigen. Ich war beispielsweise vor mehr als zehn Jahren für längere Zeit in Neuseeland. Dort befand sich die Automatisierung bereits 2011 auf einem höheren Stand, als wir ihn heute bei uns vorfinden. Von der Anmeldung eines Fahrzeugs bis zur Regelung der Müllabfuhr lief alles online ab. Niemand musste wegen solcher Angelegenheiten die Verwaltung aufsuchen. In Deutschland sind wir längst noch nicht so weit und das spiegelt auch die Situation in vielen Unternehmen wider. 

Wie die Zusammenarbeit mit der schlau DIGITAL GmbH abläuft

Lässt sich eine Automatisierung in einigen Wochen umsetzen oder dauert es doch etwas länger? Wie läuft die Zusammenarbeit mit der schlau DIGITAL GmbH ab? 

Wir sollten uns die Automatisierung von Prozessen am besten selbst als einen Prozess vorstellen. Es beginnt bei uns mit einer umfangreichen Bestandsaufnahme. Die erledigen wir übrigens nicht online, sondern vor Ort, um auch persönlich mit den Mitarbeitern zu sprechen. Wir lassen uns ihre täglichen Routinen beschreiben, um Optimierungspotenziale zu identifizieren, Fehlerquellen aufzudecken und zu schauen, wie sich wiederkehrende Arbeiten sinnvoll automatisieren lassen. Daraus entwickeln wir Konzepte mit konkreten Handlungsempfehlungen, die wir dann in einem Workshop vorstellen. Am Ende bekommt der Kunde der schlau DIGITAL GmbH eine Roadmap, in der steht, was umgesetzt werden sollte, welcher Zeitaufwand und welche Kosten dafür einzuplanen sind und welche Einsparpotenziale die Automatisierung dieser Prozesse bietet, damit die Kunden den Return-on-Investment (ROI) genau einschätzen können.

„Durch Automatisierung lassen sich Fehler vermeiden und Kosten reduzieren. Wer automatisiert, hat am Ende einen klaren Wettbewerbsvorteil“, sagt Jürgen Johannes Schimmöller von der schlau DIGITAL GmbH.

Und wie geht es nach dem Workshop weiter? 

Der Kunde sagt im Anschluss beispielsweise, dass er zunächst eine Testphase möchte. Wir starten also ein Pilotprojekt, das vielleicht über drei Monate läuft. Für dieses Projekt wählen wir zwei oder drei Prozesse aus, die wir automatisieren. Der Kunde kann dann leicht erkennen, wie sich die Effizienz in einem bestimmten Bereich verbessert, weil zahlreiche zeitraubende Arbeitsschritte ohne die Beteiligung eines Mitarbeiters ablaufen. Das geht bei Spesenabrechnungen los und endet bei der Kommunikation mit den Geschäftspartnern. Wir stellen immer wieder fest, dass in deutschen Unternehmen Papier von Schreibtisch zu Schreibtisch getragen wird. Wenn es um den Austausch mit Lieferanten geht, kommt manchmal sogar noch das gute alte Faxgerät zum Einsatz. Mit den Resultaten der ausgewählten Prozesse überzeugen wir unseren Kunden der schlau DIGITAL GmbH in der Regel davon, mit uns gemeinsam den ganzen Weg zu gehen. 

Auf welchen Zeitraum müssen sich die Kunden der schlau DIGITAL GmbH einstellen? 

Wir haben Kunden, die bereits seit drei Jahren mit uns zusammenarbeiten. In diesen Fällen gibt es ein großes Optimierungspotenzial und die Umsetzung erfolgt Schritt für Schritt.

„Die schlau DIGITAL GmbH stellt für den Kunden ein eigenes Projektteam zusammen, das in Sprintphasen für eine schnelle Automatisierung bestimmter Prozesse sorgt.“

Es folgt eine Ruhephase, in der wir die neuen Prozesse beobachten und dem Kunden Rückmeldung geben. Dann geht es mit den nächsten Prozessen weiter, bis die Abläufe im Unternehmen weitestgehend digitalisiert und automatisiert sind. Natürlich bleibt die Entwicklung in unserem Bereich nicht stehen. Es ergeben sich immer wieder Möglichkeiten, einmal automatisierte Prozesse zu verbessern. Der Weg ist eben das Ziel, wobei der Fortschritt auf der Strecke spürbar ist. Dem Unternehmen fällt das Laufen also immer leichter. 

Jürgen Johannes Schimmöller: Die Automatisierungen dienen der Entlastung der Mitarbeiter

Die Automatisierung der Prozesse betrifft in erster Linie die Mitarbeiter eines Unternehmens. Gibt es da durchweg Zustimmung oder spürt ihr auch Gegenwind? 

An dieser Stelle ist meist Aufklärungsarbeit nötig, weil es viele Vorbehalte gibt. Unter Automatisierung und Rationalisierung verstehen Mitarbeiter häufig, dass sie selbst am Ende überflüssig sind. Das ist natürlich nicht der Fall. Unsere Arbeit führt vielmehr zu einer Entlastung. Wir befreien die Mitarbeiter mit der schlau DIGITAL GmbH von stumpfen und monotonen Aufgaben, die ja auch wenig attraktiv sind. Wer hat schon Freude daran, Spesenabrechnungen am Fließband zu produzieren? Mithilfe von Robotic Process Automation übernehmen Bots die langweiligen Arbeiten und der Mitarbeiter kann sich kreativeren Aufgaben widmen, die zuvor ganz einfach niemand übernehmen konnte. Der Mitarbeiter hat letztlich eine interessantere Tätigkeit und gleichzeitig kommt das Unternehmen voran. 

Mit der schlau DIGITAL GmbH setzt Jürgen Johannes Schimmöller auf Robotic Process Automation (robotergestützte Prozessautomatisierung).

Was versteht man unter den Begriffen Robotic Process Automation und Bot?

Robotic Process Automation bedeutet im Deutschen robotergestützte Prozessautomatisierung. Bot ist eine Abkürzung für Roboter. Die Bots übernehmen repetitive, manuelle und zeitintensive Tätigkeiten, die obendrein oft fehleranfällig sind. Sie erledigen im Hintergrund Dinge, für die sonst ein Mitarbeiter abgestellt werden müsste. Wir können uns vorstellen, dass der Mitarbeiter plötzlich viele kleine Helfer hat, von deren Anwesenheit er kaum etwas mitbekommt. 

Am Thema Datenschutz kommen wir bei der Automatisierung nicht vorbei, weil die Daten immer häufiger mit der Cloud verbunden sind. Wie geht ihr bei der schlau DIGITAL GmbH damit um? 

Die Automatisierung von Workflows setzt heute tatsächlich verstärkt auf Anwendungen aus der Cloud. Das hat viele Vorteile: Beispielsweise lassen sich die Bots auf diese Weise besser warten. Klar ist aber auch, dass einige Unternehmen Magenschmerzen bekommen, wenn sie hören, dass ihre Daten außerhalb des Unternehmens gespeichert werden. Dafür haben wir bei der schlau DIGITAL GmbH natürlich Verständnis. Wir können einerseits die Bots von der Cloud entkoppeln, andererseits setzen wir auf sichere Rechenzentren in Deutschland, sodass die Daten nicht in falsche Hände gelangen können. 

Die schlau DIGITAL GmbH ist selbst als Softwareentwickler tätig 

Automatisierungsprozesse sind sicherlich eine individuelle Sache. Programmiert ihr eure Lösungen eigentlich selbst?

Es gibt nicht für alle Prozesse, die in Unternehmen automatisiert werden sollen, passende Lösungen. Aus diesem Grund haben wir eigene Entwickler, die individuelle Software erstellen. Wir machen das beispielsweise auch für den mobilen Bereich. Unsere Kunden der schlau DIGITAL GmbH haben häufig Servicetechniker, die im Außendienst Maschinen warten. Diese Techniker sind zum Teil heute noch mit dem Klemmbrett und einem Stift unterwegs. In vielen Fällen haben wir digitale Lösungen entwickelt, sodass die Daten direkt zum Unternehmen fließen. Daraus ergeben sich wiederum neue Geschäftsmodelle. Wenn permanent Daten zur Verfügung stehen und diese Daten dafür genutzt werden, um Informationen daraus zu gewinnen, ergeben sich häufig neue Erkenntnisse, Chancen oder manchmal auch digitale Geschäftsmodelle, die ohne unsere Arbeit unentdeckt geblieben wären.

„Im Vergleich zu anderen Ländern sind wir in Deutschland im Bereich Digitalisierung und Automatisierung in einen bedrohlichen Rückstand geraten“, sagt Jürgen Johannes Schimmöller von der schlau DIGITAL GmbH.

Was schätzen eure Kunden an eurem Service besonders? Wodurch unterscheidet sich die schlau DIGITAL GmbH von anderen Anbietern? 

Ganz oben auf der Liste steht sicherlich unsere Erfahrung. Die schlau DIGITAL GmbH gibt es zwar erst seit etwas mehr als drei Jahren, doch das liegt daran, dass wir die Automatisierung aus organisatorischen Gründen in ein eigenes Unternehmen überführt haben. Ich selbst habe Wirtschaftsinformatik studiert und bin seit Anfang der 90er-Jahre in der IT tätig. Da kommt im Laufe der Jahre sehr viel an Know-how aus verschiedenen Branchen zusammen. Wobei sich meine Mitarbeiter ganz sicher nicht hinter mir verstecken müssen. Unsere Kunden merken schnell, dass wir genau wissen, wovon wir reden. Sie haben zu Recht das Gefühl, dass ihre Automatisierung mit der schlau DIGITAL GmbH auf einer soliden Grundlage steht. Dazu kommt, dass wir auf Kundennähe setzen.

„Wir machen keine Ferndiagnose, sondern schauen uns die Abläufe vor Ort an. Das hat sich als vorteilhaft erwiesen und es wird von den Unternehmen äußerst positiv aufgenommen.“ 

Ein weiteres Alleinstellungsmerkmal ist, dass wir auch eine Beratung zu Förderprogrammen durchführen. Das macht sicherlich nicht jeder. Es ist aus unserer Sicht aber notwendig, weil die Lage bei den Förderprogrammen für Digitalisierungsmaßnahmen recht unübersichtlich ist. Es gibt Programme der EU, des Bundes und auch der Länder. Hier reden wir über nicht rückzahlbare Zuschüsse oder zinsverbilligte Darlehen. Viele Unternehmen haben das überhaupt nicht auf dem Schirm, doch es handelt sich um erhebliche Summen. Wir prüfen deshalb, ob es Geld aus den Fördertöpfen geben kann. Und in vielen Fällen ist es tatsächlich möglich. Aktuell haben wir beispielsweise einen Kunden, bei dem 40 Prozent der Projektkosten übernommen werden. 

Wie Jürgen Johannes Schimmöller auf dem neuesten Stand der Entwicklung bleibt 

In eurer Branche scheint es keinen Stillstand zu geben. Das Thema KI hatten wir ja bereits angesprochen. Wie stellst du sicher, dass ihr bei der schlau DIGITAL GmbH immer auf dem neuesten Stand bleibt? 

Wir haben uns dieses Geschäftsfeld ausgesucht, weil wir einen Beitrag leisten wollen, deutsche Unternehmen wieder nach vorn zu bringen und weil wir Freude daran haben, neue technologische Entwicklungen und Trends nachzuspüren. Auf dem neuesten Stand zu bleiben, ist daher unser täglich Brot. Ich lese ganz klassisch Fachliteratur, höre aber auch Podcasts und informiere mich über ausgesuchte Websites. Mit der schlau DIGITAL GmbH besuchen wir zudem Branchenkonferenzen und Technologiemessen. Wir schauen dabei übrigens gern einmal über den eigenen Tellerrand.

Jürgen Johannes Schimmöller von der schlau DIGITAL GmbH unterstützt Unternehmen bei der Frage, wie sich KI in die täglichen Abläufe einbauen lässt.

Wir würden gern über die Resultate der schlau DIGITAL GmbH sprechen. Hast du vielleicht ein Beispiel für uns, das zeigt, wie sich eure Arbeit konkret auswirkt? 

Die mobilen Formulare habe ich ja bereits angesprochen. Das ist für uns ein Schwerpunkt, für den wir komplett eigenständige Lösungen entwickeln. Die Außendienstmitarbeiter können ihre Klemmbretter zu Hause lassen. Wir kommen endlich weg vom Papier und hin zu einer sinnvollen Erfassung und Auswertung von Daten. Ein anderes Beispiel ist unsere Zusammenarbeit mit einem Kunden der schlau DIGITAL GmbH aus der Healthcare-Branche, in der wir die Komplexität und Bearbeitungszeiten eines Prozesses um mehr als 50 Prozent senken konnten. Das Unternehmen ist im Bereich der medizinischen Dienstleistungen tätig. Wir müssen uns klarmachen, dass der Genehmigungsprozess von Gesundheitsleistungen eine komplexe Angelegenheit ist. Es gibt in Deutschland zahlreiche gesetzliche und private Krankenkassen. Der Prozess der Genehmigung ist bei jeder Kasse anders und es wird zudem ein unterschiedlicher Anteil der Leistung übernommen. Wir haben es also mit mehr als 300 verschiedenen Formularen zu tun. 

Entscheidet sich nun ein Patient in der Arztpraxis für eine Leistung, müssen die Mitarbeiter eine Anfrage bei der entsprechenden Krankenkasse auslösen. Die Mitarbeiter müssen sich also mit den vielen Formularen genau auskennen. Es lässt sich leicht vorstellen, was das bedeutet, wenn ein neuer Mitarbeiter eingearbeitet wird. Wir haben für das Problem eine Lösung entwickelt, die den Ablauf deutlich erleichtert. Vollautomatisch ging es nicht, weil der Patient im Prozess bestimmte Fragen beantworten muss. Trotzdem ließ sich das Ganze enorm beschleunigen, was einen großen Vorteil für Mitarbeiter und Patienten hat. Die Mitarbeiter sind entlastet und die Patienten müssen nicht mehr ewig auf die Genehmigung ihrer beantragten Leistungen warten.

Wie es mit der schlau DIGITAL GmbH weitergehen soll

Jürgen Johannes Schimmöller, wie soll es mit der schlau DIGITAL GmbH weitergehen? Welche Aufgaben stehen an? 

Das Thema Künstliche Intelligenz und deren Anwendung in Unternehmensprozessen bleibt für uns zentral. Die Entwicklung auf diesem Gebiet wird schnell voranschreiten, was uns neue Möglichkeiten eröffnet.

„Wir werden bald Lösungen für die Automatisierung anbieten können, die heute noch nach Science-Fiction klingen.“

Ein weiteres Thema, das uns stark beschäftigt, ist die Kommunikation zwischen den Unternehmen. Sie erfolgt gegenwärtig meist per E-Mail, Tools wie Microsoft Teams oder gar noch per Fax. Das ist nicht sehr effizient, da Prozesse wie beispielsweise Bestellungen meistens noch manuell von Mitarbeiter zu Mitarbeiter stattfinden. Mit der Folge, dass es häufig zu Verzögerungen in der Bearbeitung kommt. Würden diese Prozesse durch automatisierte Schnittstellen zwischen den Unternehmen ersetzt, könnte die Bearbeitung sofort und ohne Wartezeiten erfolgen und potenzielle Missverständnisse und Fehler vermieden werden. Letztlich richten sich alle unsere Bemühungen darauf, die Unternehmen bei zeitintensiven und monotonen Tätigkeiten zu entlasten und ihnen dadurch den kreativen Freiraum zu geben, den sie für die Gestaltung ihrer Zukunft benötigen.