Andre Nordlohne: „Dokumenten-Management kann richtig geil sein!“

Als studierter Wirtschaftsingenieur war Andre Nordlohne eigentlich in den Bereichen Produktion und Logistik tätig, bis er eines Tages die Gelegenheit wahrnahm ein Digitalisierungsprojekt für seinen alten Arbeitgeber zu leiten. Heute begleiten Andre Nordlohne und sein Team kleine und mittelständische Unternehmen bei der Umstellung auf ein effizientes & digitales Dokumentenmanagement. Ihre Kunden reduzieren auf diese Weise Kosten und haben mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft. Wie genau das funktioniert, zeigt uns der Gründer und Geschäftsführer der Nordlohne Digital GmbH im Interview.

Über Andre Nordlohne:

• Er hilft seit zwei Jahren Unternehmen dabei, ihre Dokumente richtig zu managen
• Andre Nordlohne setzt auf einen ganz neuen Ansatz für höchste Effizienz
• Seine Kunden haben mehr Zeit für die Familie – und mehr Spaß bei der Arbeit

Andre Nordlohne im Interview

Andre Nordlohne, willkommen im GEWINNERmagazin. Bitte erzähl doch mal, wer ist deine Zielgruppe und was machst du für sie?

Also ich helfe kleinen mittelständischen Unternehmen in der Baubranche, zum Beispiel Architektur- und Ingenieurbüros, Bauunternehmen, Handwerkern, etc., mit digitalisiertem Management sehr, sehr viel Zeit einzusparen. Ich begleite die Unternehmen so, dass sie ohne IT-Know-how mit relativ wenig Aufwand und Zeit die Digitalisierung ihres Unternehmens hinbekommen. Am Ende des Tages müssen vernünftige Ergebnisse durch diese Maßnahmen herumkommen.

Was denken denn die Leute, die wissen, dass du Unternehmen hilfst, wie du das tust?

Die meisten denken, ich würde einfach ihre Ablage nehmen oder ihre Ordnerstruktur und das Vorhandene ein bisschen optimieren. Aber das trifft es nicht wirklich. Wir switchen das Ganze um auf effiziente Dokumenten-Management-Systeme, also Software-Lösungen, mit denen man alles viel effizienter abbilden kann und viel Zeit einspart. Ich führe meinen Kunden durch diese Projekte und achte darauf, dass sie wirklich die Software-Lösung wählen, die für ihr Unternehmen am meisten Sinn ergibt. Wir stellen auch sicher, dass alles glattläuft, also dass es weder im Sande verläuft oder es Probleme mit der IT gibt. Wir sind für alles die Ansprechpartner und stellen sicher, dass der Kunde einen großen Mehrwert aus unserer Zusammenarbeit zieht.

So arbeitet Andre Nordlohne mit seinen Kunden

Auf was für ein Umfeld – oder vielleicht sogar besser Schlachtfeld – stößt du denn in den Unternehmen, wenn du das erste Mal dorthin kommst?

Je nach Firma kann es auch ein Schlachtfeld sein, aber das Wort trifft nicht immer zu. Es gibt eigentlich zwei Arten von Unternehmen. Einerseits die, die sehr strukturiert arbeiten, die eine sehr gute digitale Ordnerstruktur führen, mit ganz vielen Ordnern und penibler Struktur. Die anderen arbeiten vielleicht nicht so strukturiert, legen nicht alles in Ordnern ab, dort geht es einfach etwas chaotischer zu. Doch beide Unternehmen, egal, wie sie arbeiten, verbrennen letztlich zu viel Zeit. Der Strukturierte verbrennt die Zeit bei der aufwändigen Ablage seiner Dokumente. Der hat viele Ordner und Unterordner, benennt jedes Dokument, damit er es wiederfindet. Das braucht alles viel Zeit. Und der nicht so Ordentliche verbringt eben lange damit, die Dokumente zu suchen.

„Viele arbeiten aber auch schon relativ digital – aber digital ist nicht gleich effizient.“

Wenn man nicht genau weiß, wie heißen die Dokumente oder in welchem Unterordner befinden sie sich, frisst das auch viel Zeit. Jeder Mitarbeiter denkt ja auch ein bisschen anders und legt die Dokumente vielleicht anders ab, als du es dir jetzt denken würdest. Neben den digitalen Ordnern, egal, ob auf dem Server oder in der Cloud, gibt es dann ja auch noch die Papierablage, sprich die Akten, wo einiges reinkommt. Es wird zwar schon viel weniger ausgedruckt, aber gerade auch bei Baustellen vor Ort ist fast alles immer noch in Papierform in einer Akte vorhanden. Für Besprechungen oder, um seinen Plan auch wirklich am Ort ausbreiten zu können, geht es da noch sehr papierlastig zu. Viele arbeiten aber auch schon relativ digital – aber digital ist nicht gleich effizient.

Wie kann ich mir denn die Endresultate vorstellen? Es gibt ja immer noch Dateien, wie arbeite ich dann mit ihnen?

Das Thema Schlagworte ist ganz wichtig. Vorher gab es hauptsächlich ordnerbasierte Strukturen, jetzt gibt es eher datenbasierte. Das eingegangene Angebot XYZ speichere ich dann in ein System indem das Dokument mit den wichtigsten Information angereichert wird. Ich finde es bspw. wieder unter Angebote, aber auch unter dem entsprechenden Projekt. Das kann man sich so vorstellen wie bei einer Musikplaylist. Da gibt es ja auch immer die Informationen zu den Songs, wer ist der Interpret, von welchem Album, welche Musikrichtung ist das. Und aufgrund dieser Informationen kann ich meine Musik ja filtern, wie ich lustig bin. Zum Beispiel nach allen Rocksongs, oder allen Rocksongs der Toten Hosen, sogar nur noch von Album XYZ.

„Das kann man sich so vorstellen wie bei einer Musikplaylist.“

So ähnlich ist das auch mit Dokumenten, zu denen es neben den Schlagworten auch immer eine Volltextsuche gibt. Egal, welche Datei es ist, ob Text oder Bild, es ist durch Informationen auffindbar. Das ist auch nicht für jeden neu. Viele kennen das schon, wissen aber nicht, welche von den unzähligen Softwarelösungen auf dem Markt nun die richtige ist. Wir beraten dann und helfen dabei herauszufinden, wo die Firmen stehen und wo sie hinwollen. Nicht jedes System ist für jedes Unternehmen geeignet und eine Software allein löst die Probleme nie. Es ist viel wichtiger zu verstehen welche Möglichkeiten ich habe ein Problem zu lösen und klar zu sein wo ich Digital stehen will. Erst dann wähle ich dafür das richtige Werkzeug aus dem Werkzeugkasten der Digitalisierung aus. Und damit kann man ja auch nicht einfach draufloshauen, sondern muss wissen, was man tut.

So läuft die Zusammenarbeit ab

Jetzt in der Corona-Situation, wo viele Leute im Homeoffice arbeiten, Dateien auch zentral abgelegt werden müssen, damit es überhaupt funktioniert – wie könnt ihr da helfen?

Jetzt im Moment wird halt vieles wichtig, was bisher nicht so eine Rolle gespielt hat. Bisher kamen die Mitarbeiter ins Unternehmen und alles funktionierte. Doch auf einmal müssen diese auch von zu Hause aus arbeiten und schnellen Zugriff auf alle Informationen haben. Irgendwie Zugriff auf die Daten zu bekommen, ist nicht das Problem, aber schnell und effektiv, dass auch alles funktioniert – das ist das Thema. Es werden plötzlich Schwachstellen wahrgenommen. Die Kunden, die schon ein Stück des Weges mit uns gegangen sind, sind natürlich sehr glücklich darüber. Die können sehr gut von zu Hause aus arbeiten und sind auch schon lange auf Videokonferenzen umgestellt. Sie sind einfach entsprechend auf die neue Situation vorbereitet worden und können schon alles.

„Wir haben in der Corona-Zeit einige neue Anfragen erhalten, weil eben den Leuten das Problem bewusst wurde.“

Vieles in der Buchhaltung passiert übrigens auch immer noch auf dem Papier, auch wenn viele denke, Sie hätten bereits eine „digitale Buchhaltung“. Eingangsrechnungen werden meistens aber immer noch auf Papier geprüft und freigegeben. Das ist nun gerade zu Corona-Zeiten sehr unpraktisch. Der Buchhalter ist vielleicht gar nicht da, es können keine Rechnungen verteilt und geprüft werden. Hier hakt es im Moment, weil die meisten Prozesse eben noch klassisch und nicht digital ablaufen.

Andre Nordlohne, lass uns doch mal darüber sprechen, wie lange es dauert, wenn jemand 30 Jahre lang Datenberge angesammelt hat – wie schnell könnt ihr denn mit eurer Arbeit loslegen?

Das kann mit uns recht zügig gehen. Auch wenn jemand überall und an verschiedenen Orten Daten angesammelt hat, müssen wir erst einmal fragen: „Welche dieser Daten brauche ich wirklich? Welche brauche ich bei meinem täglichen Doing?“ Wenn ich mich darauf erst einmal fokussiere, brauche ich ja nicht alle Daten, sondern nur die wichtigen in ein neues System zu überführen. Das sind meist eher wenige. Die können schnell in neue Systeme überspielt werden und dann geht es vor allem um die Schulung, wie ich mit dieser neuen Lösung arbeiten kann.

Das dauert nicht lange, muss nur gut vorbereitet werden und da kommen wir ins Spiel. Denn das würde für den Kunden allein entweder chaotisch ablaufen oder extrem lange dauern. Gerade in so einer Krise darf man auch nicht kopflos an die Sache herangehen und will plötzlich alles neu machen. Und wenn man solche Prozesse noch nie gemacht hat, holt man sich eben einen Experten wie mich dazu.

So kam Andre Nordlohne zu seinem Beruf

Kommen wir mal ein bisschen zu dir … Wie bist du denn in diesem, für manche vielleicht langweiligen Zweig gelandet und kommst du überhaupt aus der Baubranche?

Klar, das Thema ist übel langweilig, wenn man es so macht, wie die meisten es machen. Dann hat da auch kein Mensch Spaß dran. Aber wenn man es richtig macht, so wie wir das angehen, dann macht es auch echt Spaß. Weißt du, wie glücklich es macht, wenn du innerhalb weniger Sekunden die Information parat hast, die du brauchst? Das ist ein richtig geiles Gefühl. Viele Mitarbeiter feiern das, wenn das alles richtig funktioniert. Die sind absolut begeistert und dann hat es auch nichts Langweiliges mehr. Die alte Arbeitsweise ist einfach überholt und die Digitalisierung ist so weit vorangeschritten, dass es Tausend bessere Lösungen gibt.

„Das Thema ist übel langweilig, wenn man es so macht, wie die meisten es machen!“

Zu dem Thema bin ich übrigens per Zufall gekommen. Ich habe Wirtschaftsingenieurwesen studiert, ein duales Studium gemacht und mein Schwerpunkt war immer Produktion und Logistik. Ich bin ein sehr prozessorientierter Mensch und interessiere mich für Optimierung und Standardisierung. Zum Thema Digitalisierung bin ich dann nach meinem Master gekommen, als ich in einem Unternehmen gearbeitet habe, das diesen Bereich angegangen ist. Da war gerade das Thema Dokumentenmanagement aktuell und das hat mich total interessiert. Zumal ich auch privat schon gut aufgestellt war, aber die meisten Unternehmen waren einfach diesbezüglich noch rückschrittlich. Vor allem hier in Deutschland hängen wir schwer hinterher.

Ich fand es super und hab angeboten, das Projekt zu übernehmen und mein Chef stimmte zu, weil man als Geschäftsführer nicht die Zeit hat, sich damit den ganzen Tag zu beschäftigen. Ich habe mich da schnell eingearbeitet und festgestellt, dass das, was ich privat mache, nicht funktioniert. Im Business gibt es ein Team und andere rechtliche Bestimmungen. Also war ich an dem Punkt, an dem meine Kunden heute meist sind: Ich wollte was machen, wusste aber nicht wie. Dann habe ich mich informiert und erkundigt und vor allem sehr viele Software-Lösungen angeschaut. Deshalb weiß ich auch, die Software ist nicht die Lösung des Problems, sondern nur Mittel zum Zweck. Man muss unbedingt wissen, was genau man umsetzen will.

Das Ansehen der ganzen Software-Lösungen hat mich mehr verwirrt als alles andere, weil man ja nicht weiß, was genau davon hilft. Dann habe ich erst einmal einen Schritt zurück gemacht, habe meinen logischen Menschenverstand benutzt und einen Plan erstellt, wie ich das Thema angehen will. Zusammen mit meinem Chef haben wir diesen Plan dann umgesetzt und schnell festgestellt, dass Mitarbeiter bis zu einer Stunde Zeit am Tag sparen. Sie haben sich nicht unnötig durch E-Mails und Ablagetätigkeiten bzw. Sucherei ablenken lassen. Wir haben richtig coole Ergebnisse erzielt, aber auf dem Weg dorthin habe ich fast alles falsch gemacht, was man falsch machen konnte. Und seitdem weiß ich genau, welche Schritte gehe ich bis zum effizienten Dokumenten-Management und welche besser nicht. Ich habe praktisch für meine Kunden alle Stolpersteine aus dem Weg geräumt und sie laufen nun über den roten Teppich zum Ziel.

Wie kam es zur Entscheidung, dass du das weiter beruflich machen willst? Du hättest ja auch einfach dieses Projekt abschließen können und fertig…

Ich fand das Projekt einfach richtig spannend und habe super viel dabei gelernt. Und ich habe gemerkt, welch riesiges Potenzial darin steckt. Ich habe gesagt, dass sich alle Unternehmen, die sich bis dahin noch nicht mit der Digitalisierung beschäftigt haben, jetzt damit beschäftigen müssen. Außerdem habe ich den Drang zur Selbständigkeit in mir gespürt, wusste nur bis dahin nicht genau, womit ich mich selbständig machen sollte. Aber ab da hatte ich ein gutes Gefühl. Ich war halt auch einfach sehr gut darin und wusste, dieses Thema liegt mir perfekt. Das mache ich nun ungefähr seit drei Jahren, seit zwei bin ich selbstständig.

Das sind die Pläne für die Zukunft

Wo willst du denn mit deinem Unternehmen noch hin, Andre Nordlohne? Kannst du uns einen kleinen Ausblick geben?

Also auf jeden Fall wachsen wir und suchen neue Mitarbeiter. Uns motiviert immer wieder zu sehen, was sich durch unsere Arbeit beim Kunden geändert hat. Das unterscheidet uns auch von anderen Unternehmensberatungen. Wir erstellen nicht großartige Konzepte und halten PowerPoint-Präsentationen, sondern wir bringen den Kunden zum Handeln. Und wir gehen den Weg mit und setzen alles zusammen mit dem Kunden um, denn dabei kann ja auch wieder viel schiefgehen. Ich will dem Kunden nichts aufschreiben, was er dann am Ende nicht macht. Ich will es mit ihm zusammen umsetzten und das Ergebnis motiviert mich. Wenn Unternehmer, die bisher auch viel abends und am Wochenende gearbeitet haben, plötzlich wieder mehr Zeit für ihre Familien haben, mit den Kindern Eis essen oder mit der Ehefrau ins Kino gehen, dann sehen wir konkret Erfolge.

Auch über das Business hinausgehend, bis ins Private. Übrigens arbeiten wir auch nur mit Kunden zusammen, die optimal zu uns passen, wo wir genau wissen, den können wir perfekt helfen und die wollen mit uns arbeiten. Inzwischen haben wir da richtig viele von und müssen leider auch manchmal sagen, es geht nicht. Wir müssen wachsen und wollen, groß gedacht, der Ansprechpartner Nummer eins im Bereich Digitalisierung für kleine mittelständische Unternehmen werden. Wir wollen für schnelle, einfache und praktische Umsetzung stehen und unsere Kunden ans Ziel bringen. Dafür stehe ich auch mit meinem Namen.