OSSENO Software GmbH: Anforderungsmanagement leicht gemacht 

In zahlreichen mittelständischen Unternehmen ist es noch immer üblich, beim Anforderungsmanagement auf Excel-Tabellen zu setzen, weiß Dr. Sebastian Adam. In der Folge kommt es zu Verzögerungen und Fehlern, weil auf wichtige Daten nicht von allen Beteiligten zugegriffen werden kann, die Informationen nicht auf dem neuesten Stand sind und in wiederholten Besprechungen die gleichen Themen erörtert werden. Besteht eine Möglichkeit, den Prozess einfacher und effizienter zu gestalten? „Mit dem richtigen Werkzeug kann der Aufwand für die Projekte um bis zu 30 Prozent gesenkt werden“, sagen Dr. Sebastian Adam und Lukas Schönberger von der OSSENO Software GmbH.

„Entscheidend ist aber zunächst, dass sich die Unternehmen darüber bewusst werden, wie zentral das Anforderungsmanagement für ihre Arbeit ist. Eine Maschine lässt sich unter widrigen Umständen in der Wüste betreiben. Und solange sie läuft, gibt es eigentlich nichts zu tun. Kommt aber erst einmal Sand ins Getriebe, gerät sie allmählich ins Stottern und fällt irgendwann ganz aus. Das Anforderungsmanagement hält die Maschine sauber. Es sorgt dafür, dass ein Unternehmen langfristig effizient arbeiten kann“, führen Dr. Sebastian Adam und Lukas Schönberger von der OSSENO Software GmbH weiter aus. 

Die OSSENO Software GmbH entwickelt Lösungen im Bereich Anforderungsmanagement, mit deren Hilfe sich Projekte besser strukturieren, verwalten und optimieren lassen. Dem Team um Dr. Sebastian Adam und Lukas Schönberger, das mittlerweile aus 12 Mitarbeitern besteht, geht es um eine an die spezifischen Bedingungen eines Unternehmens angepasste Software. Während Dr. Sebastian Adam als einer der führenden Experten im Fachgebiet Anforderungsmanagement für die inhaltliche Ausrichtung der OSSENO Software GmbH verantwortlich ist, sorgt Wirtschaftswissenschaftler Lukas Schönberger für den persönlichen Kontakt zu den Unternehmen. Die Kunden der OSSENO Software GmbH sind zufrieden: Sie loben die große Flexibilität, den guten Support und die unproblematische Einbindung der Software in ihre Tool-Landschaften. Geht es um die einfache Bedienung, sehen sie die OSSENO Software GmbH deutlich vor den großen Anbietern der Branche. 

Dr. Sebastian Adam von der OSSENO Software GmbH verhilft seinen Kunden zu einem professionellen Anforderungsmanagement. © Mittelstand-Digital Zentrum Kaiserslautern / A. Sell

Dr. Sebastian Adam und Lukas Schönberger von der OSSENO Software GmbH bei uns im Interview! 

Herzlich willkommen im GEWINNERmagazin, Dr. Sebastian Adam und Lukas Schönberger! Die OSSENO Software GmbH ist im Bereich Anforderungsmanagement tätig. Worum handelt es sich dabei? 

Dr. Sebastian Adam: Das Anforderungsmanagement ist ein Teil des Projektmanagements. Es umfasst sämtliche Maßnahmen zur Steuerung, Kontrolle und Verwaltung komplexer Systeme. Das können Produkte oder auch Dienstleistungen sein. Stellen wir uns vor, es soll ein Flugzeug oder ein Kraftfahrzeug entwickelt werden. Da haben wir es nicht mit zehn, sondern mit tausend Anforderungen zu tun. Ähnliches gilt für den Maschinenbau, die Elektrotechnik und die Herstellung medizinischer Geräte. Das Anforderungsmanagement sorgt für eine effiziente Entwicklung, bei der Fehler vermieden werden. Die Anforderungen werden dokumentiert, nachgewiesen und verwaltet. Dafür gibt es spezielle Werkzeuge. Nun haben wir festgestellt, dass viele Unternehmen mit der am Markt verfügbaren Software unzufrieden waren. Und das hatte auch gute Gründe. Wir bei der OSSENO Software GmbH haben deshalb eigene Lösungen entwickelt, die den Zugang deutlich erleichtern. 

Wie sieht es in den Unternehmen aus, wenn sie sich an die OSSENO Software GmbH wenden? Mit welchen Problemen haben sie zu kämpfen? 

Lukas Schönberger: Die Unternehmen, die sich an die OSSENO Software GmbH wenden, sind in der Regel Hersteller technischer Produkte. Viele haben aber auch mit komplexen Beschaffungsprozessen zu tun. Das bedeutet, dass Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und Partner zahlreiche Anforderungen haben.

„Mit einem dokumentenbasierten Ansatz lässt sich das alles kaum sinnvoll bearbeiten. Er ist fehleranfällig und zeitintensiv.“

Einer unserer Kunden der OSSENO Software GmbH bezeichnete die Arbeit mit Excel-Tabellen sogar als schmerzhaft. In jedem Fall kommt es im Prozess zu enormen Reibungsverlusten. Die Kommunikation gestaltet sich eben schwierig, weil die Informationen in verschiedenen Dateien unterschiedlicher Mitarbeiter zu finden sind. Wurde das Thema nicht schon mehrmals besprochen? Sind die Daten überhaupt aktuell? Die Unternehmen kontaktieren die OSSENO Software GmbH, weil es auf diese Weise nicht mehr weitergeht. 

Was erhoffen sich die Unternehmen durch die Zusammenarbeit mit der OSSENO Software GmbH? 

Dr. Sebastian Adam: Die Unternehmen streben mit der OSSENO Software GmbH eine Professionalisierung ihres Anforderungsmanagements an. Theoretisch lässt sich das Ganze mit Zettel und Stift erledigen, doch in der Praxis bedeutet das einen unglaublichen Aufwand an Nerven, Zeit und Geld. Den Unternehmen ist bewusst, dass sie ein effizientes Werkzeug benötigen. Im Mittelpunkt steht die Fehlervermeidung. Viele haben beispielsweise die Erfahrung gemacht, dass Anforderungen, die sich während der Entwicklungsphase geändert haben, keine Beachtung fanden. Das führt dann natürlich zu hohen finanziellen Verlusten. Ein weiterer Aspekt ist die Zeiteinsparung, die mit der Reduzierung von internen Besprechungsrunden einhergeht. Nicht zuletzt dreht es sich für die Unternehmen um das Wissensmanagement. Das Know-how soll im System stecken und nicht allein in den Köpfen der Mitarbeiter. 

Lukas Schönberger ist Account Manager bei der OSSENO Software GmbH.

Lukas Schönberger und Dr. Sebastian Adam über die Bedenken ihrer Kunden 

Die Einführung eines neuen Systems ist ein großer Schritt. Gibt es auch manchmal Bedenken seitens eurer Kunden der OSSENO Software GmbH? 

Lukas Schönberger: Die Entscheider, mit denen wir es bei OSSENO Software GmbH zu tun haben, kommen in der Regel aus dem mittleren Management. Da ist die Begeisterung groß, weil unsere Lösungen eine enorme Erleichterung für das operative Geschäft bedeuten. Wenn alles reibungslos läuft, muss sich auch niemand die Nächte um die Ohren schlagen.

Unsere Software der OSSENO Software GmbH sollte aber nicht ohne die Befragung der Mitarbeiter eingeführt werden und die Chefetage muss ebenfalls eingebunden sein. In der Folge haben wir es tatsächlich mit Bedenken zu tun, die mit der Umstellung der Prozesse und der Schulung der Mitarbeiter zu tun haben. Könnten die Mitarbeiter von den Neuerungen überfordert sein? Einfach wegwischen lassen sich diese Bedenken nicht, denn die Einführung des Systems geht mit einem gewissen zeitlichen Aufwand einher. Wir müssen also einige Hürden nehmen und deutlich machen, dass der Gewinn für das Unternehmen und den einzelnen Mitarbeiter den anfänglichen Aufwand deutlich übersteigt, auch wenn sich dieser Aufwand bei unserer Lösung sehr im Rahmen hält

 Sind solche Bedenken bei jüngeren Mitarbeitern und Geschäftsführern möglicherweise weniger ausgeprägt? 

Dr. Sebastian Adam: Das ist sicherlich so und es spielt bei der Zusammenarbeit durchaus eine Rolle. Wir stellen des Öfteren fest, dass die Jüngeren offener mit dem Thema umgehen. Sie sind Veränderungen und neuen Arbeitsweisen gegenüber aufgeschlossener. Ältere Mitarbeiter haben häufig eine dokumentenorientierte Herangehensweise. Sie denken in Fließtext und Kapiteln, nicht aber in einzelnen Anforderungen. Der neue Ansatz stellt aber die Inhalte in den Mittelpunkt. Nun suchen wir uns unsere Kunden der OSSENO Software GmbH nicht nach dem Alter aus, sondern sehen es als unsere Aufgabe an, Hemmschwellen abzubauen. Wir zeigen, wie einfach und logisch unser System aufgebaut ist.

„Wir räumen mit der OSSENO Software GmbH Befürchtungen aus dem Weg.“

Das ist mit einer intensiveren Betreuung verbunden und diesen Service leisten wir gern. 

Schauen wir uns doch die Betreuung im Detail an. Wie läuft die Zusammenarbeit mit der OSSENO Software GmbH ab? 

Lukas Schönberger: Wir haben eine sehr umfangreiche Betreuung, die unseren Kunden der OSSENO Software GmbH die Einführung unserer Software denkbar einfach macht. Es beginnt mit einem Onboarding-Prozess, bei dem wir die Ist-Situation des Unternehmens analysieren und seine Ziele herausarbeiten. Dann stellt sich die Frage, wie wir den Weg zum Ziel am besten gehen können. Die Herausforderungen unterscheiden sich natürlich von Unternehmen zu Unternehmen. Wer eine Ausschreibung für eine spezifische Produktionsanlage plant, arbeitet anders als ein Hersteller von Küchengeräten. Wir betrachten also die konkrete Situation und erarbeiten gemeinsam mit unserem Kunden ein Konzept zur Umsetzung in seinem Unternehmen. In der Regel haben wir fünf Termine, bei denen alle Punkte ausführlich besprochen werden. Im Anschluss übernimmt die OSSENO Software GmbH, wobei das auch die Schulung der Mitarbeiter einschließt. 

Das Team von der OSSENO Software GmbH bietet ihren Kunden einen umfassende Betreuung mit persönlichem Kontakt. © Mittelstand-Digital Zentrum Kaiserslautern / A. Sell

Was die OSSENO Software GmbH von anderen Anbietern unterscheidet 

Dr. Sebastian Adam, wodurch unterscheidet sich die OSSENO Software GmbH von anderen Anbietern? 

Dr. Sebastian Adam: Die umfassende Betreuung ist durchaus eines unserer Alleinstellungsmerkmale der OSSENO Software GmbH. Wir übergeben unseren Kunden nicht einfach das Tool und sagen: „Nun müsst ihr es nur noch benutzen.“ Bei den großen Softwareunternehmen läuft es aber meist in dieser Weise. Wir haben viele Kunden, die negative Erfahrungen bei der Einführung neuer Software gemacht haben. Sie fühlten sich ganz einfach mit ihren Problemen alleingelassen. Dazu kommt, dass viele mittelständische Unternehmen nicht gern mit Großkonzernen zusammenarbeiten. Bei uns gibt es aber einen engen und ganz persönlichen Kontakt. Unsere Kunden der OSSENO Software GmbH stellen immer wieder fest, dass wir im Vergleich zu anderen sehr engagiert sind. Abgesehen von all dem haben wir ein exzellentes Produkt. Unsere Software bringt Effizienz ins Unternehmen und lässt sich intuitiv bedienen. 

Könnt ihr die Umsetzung eurer Lösung bei einem konkreten Unternehmen vielleicht an einem Kundenbeispiel der OSSENO Software GmbH verdeutlichen?

Lukas Schönberger: Die überwiegende Zahl unserer Kunden kommt aus dem Mittelstand. Ich nehme trotzdem einen Konzern als Beispiel, weil sich unsere Arbeit an diesem Projekt sehr gut zeigen lässt. Die Deutsche Bahn hat im letzten Jahr ein neues Entertainment-System für ihre ICEs eingeführt. Beschafft haben sie es mit unserer Hilfe. Es war ein wirklich umfangreiches Projekt mit über 50 Stakeholdern, die ihre Anforderungen eingebracht haben. Es gab mehr als 15 Anbieter, die zur Auswahl standen. Anforderungsmanagement, Ausschreibung und Anbieterauswahl wurden komplett mit unserer Software abgewickelt. 

Die federführende Abteilung der Deutschen Bahn hatte solche Aufgaben zuvor tatsächlich mit Excel-Listen erledigt. Das bedeutet eine manuelle Auswertung aller Entscheidungskriterien. Was hat Anbieter A zu Anforderung 25 gesagt? Mit welcher Technik erfüllt Anbieter B Anforderung 110? Sie wollten das nicht noch einmal auf diese Weise machen, weil es zeitintensiv und fehleranfällig ist. Aus diesem Grund haben sie sich für die OSSENO Software GmbH entschieden. Nach eigener Aussage konnten sie ein Drittel ihres Aufwands einsparen. Das ist ein ordentliches Ergebnis und die Lösung steht nun für weitere Beschaffungsprozesse zur Verfügung. 

Lukas Schönberger erklärt uns, dass sie den Kunden der OSSENO Software GmbH dabei unterstützen wollen, ihre Betriebsblindheit zu verlieren.

Wie sich die Arbeit der OSSENO Software GmbH bei Konzernen und mittelständischen Unternehmen gestaltet 

Hängt die Herangehensweise der OSSENO Software GmbH von der Größe des Unternehmens ab? 

Dr. Sebastian Adam: Konzerne übernehmen unsere Software in der Regel nicht flächendeckend. Wie bei der Deutschen Bahn sind es einzelne Abteilungen, die sich für unser Angebot entscheiden. Das gilt beispielsweise auch für einen namhaften Hersteller von Aufzügen. Mittelständische Unternehmen, die unsere Lösungen suchen, haben meist eine bestimmte Schwelle beim Wachstum überschritten. Sie können nicht mehr so weitermachen, wie sie es bisher getan haben. Es handelt sich um Start-ups, die vor kurzer Zeit noch 10 Mitarbeiter beschäftigten, während es aktuell 150 sind. Oder um Mittelständler, die im internationalen Geschäft angekommen sind und ihr Anforderungsmanagement auf eine solide Grundlage stellen möchten. An dieser Stelle dreht es sich um ein Gesamtkonzept für das Unternehmen. 

Wir möchten über eure Geschichte sprechen. Wie kam es zur Gründung der OSSENO Software GmbH? 

Dr. Sebastian Adam: Ich habe Informatik in Kaiserslautern studiert und bin im Anschluss zum Fraunhofer-Institut gegangen. Im Rahmen meiner Tätigkeit habe ich promoviert und war über zehn Jahre im Bereich Anforderungsmanagement tätig. Es ging um Forschung zum Thema und auch um zahlreiche Beratungsprojekte. Bei diesen Beratungen musste ich immer wieder feststellen, dass es hinsichtlich des Anforderungsmanagements diverse Missverständnisse gab. Es wurden die falschen Tools genutzt und es waren kaum Konzepte vorhanden, die eine klare Linie in die Sache brachten. Ich konnte das durchaus nachvollziehen, denn das Fachgebiet ist nun einmal äußerst komplex. Dazu kam, dass die Software, die zur Verfügung stand, viele Schwächen hatte und nicht leicht zu benutzen war. Aus dieser Beobachtung heraus entstand der Gedanke, ein Tool zu entwickeln, das alle Ansprüche erfüllt und niemanden überfordert. Die Software sollte sich an das Unternehmen anpassen und nicht umgedreht.

„Der Startschuss für die OSSENO Software GmbH fiel 2015.“ 

Lukas Schönberger: Ich habe an der TU Kaiserslautern Betriebswirtschaft mit technischer Qualifikation Maschinenbau studiert. 2019 bin ich dann zur OSSENO Software GmbH gestoßen und hier als Account-Manager mit dem Vertrieb beschäftigt. Ich schaue mir an, welcher Bedarf bei unseren Kunden besteht und stelle ihnen unsere Produkte vor. Wir bringen frischen Wind in die Unternehmen und sorgen für Durchsicht, wo es zuvor Betriebsblindheit gab. 

„Unsere Lösungen helfen den Unternehmen, typische Fehler zu vermeiden und mit reibungslosen Prozessen schneller ans Ziel zu gelangen“, erklärt Dr. Sebastian Adam von der OSSENO Software GmbH.

Dr. Sebastian Adam zu ihrer Mission

Was ist bei der OSSENO Software GmbH für die Zukunft geplant? Worin besteht eure Mission? 

Dr. Sebastian Adam: Es ist gegenwärtig viel die Rede davon, dass Deutschland den Anschluss verliert. Die Unternehmen anderer Länder wären innovativer und schneller in der Umsetzung. Oft heißt es sogar: Der Wirtschaftsstandort Deutschland sei in Gefahr. Aus meiner Sicht sind das keine Floskeln, denn ich sehe immer wieder, dass in den Firmen noch heute so gearbeitet wird wie vor zwanzig Jahren. Da ist es kein Wunder, dass sie international allmählich abgehängt werden. Es lässt sich aber nicht bestreiten, dass die mittelständischen Unternehmen eine Qualität bieten, die es woanders kaum gibt. Sie sind das Rückgrat der deutschen Wirtschaft. Die Mission der OSSENO Software GmbH besteht darin, dieses Rückgrat zu stärken. 

Wir tun das, indem wir ein exzellentes und zeitgemäßes Anforderungsmanagement installieren. Unsere Lösungen helfen den Unternehmen, typische Fehler zu vermeiden und mit reibungslosen Prozessen schneller ans Ziel zu gelangen. Dabei legen wir mit der OSSENO Software GmbH großen Wert darauf, immer auf dem neuesten Stand zu sein. Aktuell geht es bei uns um den Einsatz von künstlicher Intelligenz und ChatGPT. Die neuen Technologien ermöglichen es uns, unsere Werkzeuge noch einfacher und nutzerfreundlicher zu gestalten. Wir arbeiten dabei sehr eng mit unseren Kunden zusammen. Ihre Wünsche fließen direkt in unsere Entwicklungsarbeit ein. Die nahe Zukunft wird so aussehen, dass der Benutzer von Beginn an von der Software unterstützt wird und sich nicht fragen muss, wie er sie bedient.